Indem Sie auf ein Projekt in Ihrer Projektübersicht klicken wird die Detailseite Ihres Projekts geöffnet. Ein der ersten Widgets, das Sie sehen, ist der Projektstrukturplan von Teamleader. Es ermöglicht Ihnen, klare Schätzungen der erforderlichen Arbeit pro Projektphase vorzunehmen und Ihre Projekte perfekt unter Kontrolle zu halten. Lesen Sie hier alles, was Sie über die Arbeitsaufgliederung bei Projekten wissen müssen!


Ein Projekt in überschaubaren Teilen zu planen und die Arbeit gleichmäßig auf die Kollegen aufzuteilen, kann eine Herausforderung sein. Insbesondere wenn ein Projekt in mehrere Phasen hineinwächst, fehlt schnell ein Gesamtbild. Mit der Projektstruktur bieten wir eine Lösung für dieses Problem an. 


Erste Schritte

Nachdem Sie Ihr Projekt erstellt und die erste Phase definiert haben, werden Sie zur Detailseite des Projekts weitergeleitet. Sie können dem Projekt eine Beschreibung hinzufügen, indem Sie auf den Stift neben 'Beschreibung' klicken. 


Planen Sie zuerst alle wichtigen Phasen Ihres Projekts. Klicken Sie dazu auf Details neben dem Projektstrukturplan. Es öffnet sich eine neue Seite und dann klicken Sie auf Phase hinzufügen in der oberen rechten Ecke. Es öffnet sich eine Seitenwand in der Sie die wichtigsten Schritte ausfüllen können, um das Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen.


Indem Sie auf + Abhängigkeit klicken, können Sie Abhängigkeit zwischen Phasen schaffen. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber. 


Wenn Sie alle Informationen über die Phase ausgefüllt haben, drücken Sie einfach auf Enter auf der Tastatur oder auf Phase hinzufügen, um sie hinzuzufügen.


Wenn Sie nicht so viel Zeit haben und dem Projekt schnell Phasen hinzufügen möchten, dann können Sie auch auf + Phase hinzufügen klicken unten auf der Seite. Sie brauchen nur den Phasetitel auszufüllen und auf Enter zu drücken. Sie können der Phase später noch Details hinzufügen, indem Sie darauf klicken.



Hinzufügen von Aufgaben und Besprechungen

Nachdem Sie Ihre Phasen hinzugefügt haben, ist es Zeit, bestimmte Aufgaben und Besprechungen pro Projektphase hinzuzufügen.


Klicken Sie oben rechts auf Aufgabe hinzufügen, um Aufgaben hinzuzufügen. Wenn Sie lieber eine Besprechung hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Pfeil und wählen Sie Besprechung hinzufügen:



Mit der Schaltfläche "Aufgabe hinzufügen" / "Besprechung hinzufügen" können Sie diese Elemente zu jeder gewünschten Phase hinzufügen, indem Sie unter "Details" die richtige Phase auswählen:


Wenn Sie einer bestimmten Phase sofort eine Aufgabe/Besprechung hinzufügen möchten, anstatt eine auszuwählen, müssen Sie nur mit der Maus über diese Phase bewegen, um die Schaltfläche "Aufgabe hinzufügen" / "Besprechung hinzufügen" anzuzeigen:


Sie können auch auf + Aufgabe hinzufügen sofort unten der Phase klicken, um schnell Aufgaben hinzuzufügen, indem Sie den Aufgabetitel ausfüllen und auf Enter drücken. Sie können später noch der Aufgabe Details hinzufügen, indem Sie darauf klicken.


Beim Hinzufügen von Aufgaben muss nicht sofort ein Aufgabenverantwortlicher definiert werden. Sie können diesen später jederzeit hinzufügen. Dies hat den Vorteil, dass Sie sich zunächst ansehen können, wer für die Ausführung der Aufgabe zur Verfügung steht, und somit alle zufrieden stellen.

  • Wichtiger Hinweis: Wenn Sie einem bestimmten Verantwortlichen eine Aufgabe zuweisen, wird dieser Benutzer automatisch zum Projektteilnehmer.


Phasen/Aufgaben/Besprechungen bearbeiten

Wenn Sie Aufgaben oder Besprechungen später bearbeiten* möchten, müssen Sie nur auf das Element klicken, und rechts wird ein Seitenbereich mit weiteren Details geöffnet. Auf diese Weise können Sie etwas hinzufügen / bearbeiten und gleichzeitig den Überblick über das gesamte Projekt auf der linken Seite behalten. Klicken Sie im Seitenbereich auf Bearbeiten.


* Hinweis: Beachten Sie, dass Sie Aufgaben, die als "Beendet" gekennzeichnet sind, nicht bearbeiten (oder löschen) können. Sie müssen die Aufgabe erneut öffnen, um sie bearbeiten zu können.


Für Phasen und Aufgaben: Im Seitenbereich klicken Sie einfach auf das Feld, das Sie bearbeiten möchten, und drücken Sie auf Enter um zu speichern. Sie können auch auf die Taste Bearbeiten in blau klicken.


Für Besprechungen: Im Seitenbereich klicken Sie auf Bearbeiten in blau, um die Besprechungsdetails zu ändern. 


Wenn Sie fertig sind, an einer bestimmten Aufgabe zu arbeiten, können Sie:

  • Auf die Aufgabe im Projektstrukturplan klicken; der Seitenbereich öffnet sich
  • Klicken Sie auf Als fertig markieren, um dies zu tun
  • Möchten Sie Zeit erfassen? Dann klicken Sie auf den Pfeil neben Als fertig markieren > Zeit erfassen. So müssen Sie nicht unbedingt zur Aufgabe navigieren.


Hinweis: Wenn Sie nicht so viel Zeit haben und schnell Aufgaben abschließen möchten, dann schweben Sie einfach über die Aufgabe im Projektstrukturplan und klicken Sie auf das grüne Häckhen neben dem Aufgabetitel, um die Aufgabe als fertig zu markieren.



Einzelheiten zum Projektstrukturplan

In diesem Teil des Artikels möchten wir Sie auch auf einige Einzelheiten zur Aufgliederung der Arbeit hinweisen.


Erfasste Zeit vs geschätzte Zeit vs erledigt

In der Kopfzeile der Seite mit den Aufgliederungsdetails finden Sie eine Übersicht über:

  • Erfasste Zeit: Insgesamt die in allen Projektphasen erfasste Zeit
    • Zeiterfassung für Anrufen
    • Zeiterfassung für Aufgaben
    • Zeiterfassung für Besprechungen
    • Separate Zeiterfassungen
  • Geschätzte Zeit: Geschätzte Gesamtzeit für alle Aufgaben/Besprechungen aller Projektphasen
    • Anmerkung für Besprechungen: Die für eine Besprechung geschätzte Gesamtzeit ergibt sich aus der Multiplikation der Dauer der Besprechung mit der Anzahl der Teilnehmer: Es wird erwartet, dass Sie und Ihre Kollegen die gesamte Zeit für diese Besprechung aufwenden.
      Beispiel: Wenn die Dauer eines Meetings eine Stunde beträgt, aber 6 Teilnehmer anwesend sind, beträgt die geschätzte Zeit 6 Stunden. Stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer das Meeting dann auch einzeln als erledigt markiert.
  • Erledigt: Zählt, wie viele der verknüpften Elemente (Aufgaben und Besprechungen) im Vergleich zur Gesamtanzahl der Elemente bereits als erledigt markiert wurden


Sie finden dieselbe Übersicht über die erfasste Zeit im Vergleich zur geschätzten Zeit im Detail pro Phase sowie im Seitenbereich, wenn Sie eine bestimmte Aufgabe/Besprechung anzeigen. Vergleichen Sie die geschätzte Zeit von Elementen mit der erfassten Zeit, um aus Ihrer Planung zu lernen.


Fälligkeitstermine und Status

In Ihrer Phasenübersicht finden Sie auch die Spalte "Fälligkeitsdatum". Das Fälligkeitsdatum der Phase wird angezeigt, aber auch die Fälligkeitstermine der verknüpften Aufgaben und Besprechungen. Ein Fälligkeitsdatum kann vier verschiedene Status haben:

  • Roter Status: Das Fälligkeitsdatum des Elements ist abgelaufen
  • Blauer Status: Das Fälligkeitsdatum des Elements ist heute
  • Graustatus: Das Fälligkeitsdatum des Elements liegt irgendwo in der Zukunft
  • Grüner Status: Die verknüpfte Aufgabe/Besprechung wurde als erledigt markiert


Anmerkungen:

  • Ein rotes Ausrufezeichen neben dem Fälligkeitsdatum Ihrer Phase zeigt lediglich an, dass das Fälligkeitsdatum Ihrer Phase abgelaufen ist und die Phase noch nicht geschlossen wurde.
  • Beim Schließen einer Phase wird dem Fälligkeitsdatum der Phase auch der Status „Fertig“ zugewiesen.


Zeiterfassungen, die nicht mit Aufgaben/Besprechungen verknüpft sind

Zeiterfassungen, die nicht mit Aufgaben/Besprechungen verknüpft sind, werden pro Projektphase separat angezeigt. Sie können auf diese Benachrichtigung klicken, um einen Überblick über diese Zeiterfassungen zu erhalten. Hier werden Zeiterfassungen für mit dem Projekt verknüpfte Anrufe sowie separate Zeiterfassungen angezeigt.


Phasen/Projekte abschließen

Wenn Sie alle mit einer bestimmten Phase verknüpfe Aufgaben, Besprechungen und Anrufe erledigt haben, dann empfehlen wir Ihnen, die Phase abzuschließen. Das tun Sie, indem Sie über die Phase schweben und auf Phase schließen klicken:



Wenn jede Phase in einem Projekt 'Fertig' ist, dann wird auch das Projekt als 'Fertig' betrachtet.


Smartfilter zur Verwaltung des Projekts

Jedes Projekt hat auch einige Filter, um die offenen Phasen zu filtern, als auch die überfälligen Phasen, die zu erledigende Arbeit, die überfällige Arbeit und die Arbeit, die heute fällig ist. Sie können einige Filter wählen, indem Sie einfach auf sie klicken:



Das war's für den Projektstrukturplan! Unterhalb des Widgets auf Ihrer Projektseite finden Sie Ihre Projektfinanzdaten wie "ausgegebenes Budget" und "Gewinn". Durch die Kombination dieses Strukturplans und Finanzinformationen behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Projekte.