Durch Klicken auf ein Projekt in Ihrer Projektübersicht wird die Detailseite Ihres Projekts geöffnet. Eines der ersten Widgets, das Sie sehen, ist der Projektstrukturplan von Teamleader. Es ermöglicht Ihnen, klare Schätzungen der erforderlichen Arbeit pro Projektphase vorzunehmen und Ihre Projekte perfekt unter Kontrolle zu halten. Lesen Sie hier alles, was Sie über die Arbeitsaufgliederung bei Projekten wissen müssen!


Ein Projekt in überschaubaren Teilen zu planen und die Arbeit gleichmäßig auf die Kollegen aufzuteilen, kann eine Herausforderung sein. Insbesondere wenn ein Projekt in mehrere Phasen hineinwächst, fehlt schnell ein Gesamtbild. Mit der Aufschlüsselung der Projekte bieten wir eine Lösung für dieses Problem an. 


Erste Schritte

Nachdem Sie Ihr Projekt erstellt und die erste Phase definiert haben, finden Sie den Projektstrukturplan auf den ersten Blick auf Ihrer Projektseite. Klicken Sie dann oben rechts auf Details


Planen Sie auf der folgenden Seite zuerst alle wichtigen Phasen Ihres Projekts. Klicken Sie dazu oben rechts auf die Schaltfläche Phase hinzufügen. Rechts öffnet sich ein Seitenbereich, in dem Sie die wichtigsten Schritte ausfüllen können, um das Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen.


Indem Sie auf + Abhängigkeit klicken, können Sie Abhängigkeit zwischen Phasen schaffen. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber. 


Hinzufügen von Aufgaben und Besprechungen

Nachdem Sie Ihre Phasen hinzugefügt haben, ist es Zeit, bestimmte Aufgaben und Besprechungen pro Projektphase hinzuzufügen.


Klicken Sie oben rechts auf Aufgabe hinzufügen, um Aufgaben hinzuzufügen. Wenn Sie lieber eine Besprechung hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Pfeil und wählen Sie Besprechung hinzufügen:


Mit der Schaltfläche "Aufgabe hinzufügen" / "Besprechung hinzufügen" können Sie diese Elemente zu jeder gewünschten Phase hinzufügen, indem Sie unter "Details" die richtige Phase auswählen:


Wenn Sie einer bestimmten Phase sofort eine Aufgabe/Besprechung hinzufügen möchten, anstatt eine auszuwählen, müssen Sie nur mit der Maus über diese Phase bewegen, um die Schaltfläche "Aufgabe hinzufügen" / "Besprechung hinzufügen" anzuzeigen:


Beim Hinzufügen von Aufgaben muss nicht sofort ein Aufgabenverantwortlicher definiert werden. Sie können diesen später jederzeit hinzufügen. Dies hat den Vorteil, dass Sie sich zunächst ansehen können, wer für die Ausführung der Aufgabe zur Verfügung steht, und somit alle zufrieden stellen.

  • Wichtiger Hinweis: Wenn Sie einem bestimmten Verantwortlichen eine Aufgabe zuweisen, wird dieser Benutzer automatisch zum Projektteilnehmer.


Wenn Sie Aufgaben oder Besprechungen später bearbeiten* möchten, müssen Sie nur auf das Element klicken, und rechts wird ein Seitenbereich mit weiteren Details geöffnet. Auf diese Weise können Sie etwas hinzufügen / bearbeiten und gleichzeitig den Überblick über das gesamte Projekt auf der linken Seite behalten. Klicken Sie im Seitenbereich auf Bearbeiten. Jetzt können Sie die Beschreibung, das (Fälligkeits-)Datum ändern, die Phase ändern, zu der das Element gehört, oder im Falle einer Aufgabe den Titel bearbeiten, einen Verantwortlichen auswählen, den Arbeitstyp bearbeiten oder eine Zeitschätzung ausfüllen. Hier werden auch Ihre benutzerdefinierten Felder angezeigt, die Sie ausfüllen können.


* Hinweis: Beachten Sie, dass Sie Aufgaben, die als "Beendet" gekennzeichnet sind, nicht bearbeiten (oder löschen) können. Sie müssen die Aufgabe erneut öffnen, um sie bearbeiten zu können.


Einzelheiten zum Projektstrukturplan

In diesem Teil des Artikels möchten wir Sie auch auf einige Einzelheiten zur Aufgliederung der Arbeit hinweisen.


Erfasste Zeit vs geschätzte Zeit vs erledigt

In der Kopfzeile der Seite mit den Aufgliederungsdetails finden Sie eine Übersicht über:

  • Erfasste Zeit: Insgesamt die in allen Projektphasen erfasste Zeit
    • Zeiterfassung für Anrufen
    • Zeiterfassung für Aufgaben
    • Zeiterfassung für Besprechungen
    • Separate Zeiterfassungen
  • Geschätzte Zeit: Geschätzte Gesamtzeit für alle Aufgaben/Besprechungen aller Projektphasen
    • Anmerkung für Besprechungen: Die für eine Besprechung geschätzte Gesamtzeit ergibt sich aus der Multiplikation der Dauer der Besprechung mit der Anzahl der Teilnehmer: Es wird erwartet, dass Sie und Ihre Kollegen die gesamte Zeit für diese Besprechung aufwenden.
      Beispiel: Wenn die Dauer eines Meetings eine Stunde beträgt, aber 6 Teilnehmer anwesend sind, beträgt die geschätzte Zeit 6 Stunden. Stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer das Meeting dann auch einzeln als erledigt markiert.
  • Erledigt: Zählt, wie viele der verknüpften Elemente (Aufgaben und Besprechungen) im Vergleich zur Gesamtanzahl der Elemente bereits als erledigt markiert wurden


Sie finden dieselbe Übersicht über die erfasste Zeit im Vergleich zur geschätzten Zeit im Detail pro Phase sowie im Seitenbereich, wenn Sie eine bestimmte Aufgabe/Besprechung anzeigen. Vergleichen Sie die geschätzte Zeit von Elementen mit der erfassten Zeit, um aus Ihrer Planung zu lernen.


Fälligkeitstermine und Status

In Ihrer Phasenübersicht finden Sie auch die Spalte "Fälligkeitsdatum". Das Fälligkeitsdatum der Phase wird angezeigt, aber auch die Fälligkeitstermine der verknüpften Aufgaben und Besprechungen. Ein Fälligkeitsdatum kann vier verschiedene Status haben:

  • Roter Status: Das Fälligkeitsdatum des Elements ist abgelaufen
  • Blauer Status: Das Fälligkeitsdatum des Elements ist heute
  • Graustatus: Das Fälligkeitsdatum des Elements liegt irgendwo in der Zukunft
  • Grüner Status: Die verknüpfte Aufgabe/Besprechung wurde als erledigt markiert


Anmerkungen:

  • Ein rotes Ausrufezeichen neben dem Fälligkeitsdatum Ihrer Phase zeigt lediglich an, dass das Fälligkeitsdatum Ihrer Phase abgelaufen ist und die Phase noch nicht geschlossen wurde.
  • Beim Schließen einer Phase wird dem Fälligkeitsdatum der Phase auch der Status „Fertig“ zugewiesen.


Zeiterfassungen, die nicht mit Aufgaben/Besprechungen verknüpft sind

Zeiterfassungen, die nicht mit Aufgaben/Besprechungen verknüpft sind, werden pro Projektphase separat angezeigt. Sie können auf diese Benachrichtigung klicken, um einen Überblick über diese Zeiterfassungen zu erhalten. Hier werden Zeiterfassungen für mit dem Projekt verknüpfte Anrufe sowie separate Zeiterfassungen angezeigt.


Das war's für den Projektstrukturplan! Unterhalb des Widgets auf Ihrer Projektseite finden Sie Ihre Projektfinanzdaten wie "ausgegebenes Budget" und "Gewinn". Durch die Kombination dieses Strukturplans und Finanzinformationen behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Projekte.