In diesem Artikel werden wir Ihnen zeigen, wie Sie Teamleader in der Rolle des Managers am Besten nutzen können. Wir gehen durch einige praktische Hilfsmittel und Tipps, die Ihnen dabei helfen immer auf dem Laufenden zu bleiben.

Teamleader für Managers


In diesem Artikel werden wir Ihnen aufzeigen, wie Sie Teamleader am Besten als Manager verwenden. Wir werden durch verschiedene praktische Hilfsmittel gehen, die Ihnen dabei helfen bei den Erfolgen Ihres Teams auf dem Laufenden zu bleiben.


Die Module, die Sie am Meisten benutzen werden sind:

  • Kalender und Zeiterfassungen
  • Deals
  • Projekte
  • Rechnungen
  • Tickets
  • Statistiken

Hinweis: Wir gehen davon aus, dass Sie ein Administrator in Ihrem Teamleaderkonto sind, da dies eine Voraussetzung für einige Funktionalitäten ist, die wir behandeln werden.


Kalender und Zeiterfassungen

Kalender

Wenn Sie zu Ihrem Kalender navigieren, dann haben Sie Zugang zu allen Kalendern Ihres Teams. Wählen Sie einfach einen Namen aus der Dropdown-Liste auf der rechten Seite.



Teamansicht

Sie können sogar eine Teamansicht erhalten. Dafür klicken Sie auf "Team" im oberen Bereich des Bildschirms. Hier sehen Sie die Wochenansicht Ihres eigenen Kalenders und den Ihrer Teammitglieder. Wenn Sie auf den kleinen Mülleimer neben deren Namen klicken, dann können Sie Kollegen von dieser Ansicht entfernen und mithilfe des Pluszeichens können Sie andere Kollegen hinzufügen. So haben Sie dann die verschiedenen Kalender untereinander und Sie können sehen wer wo freie Blöcke hat oder wer zuviel eingeplant hat. 


Übrigens, diese Ansicht bleibt dieselbe für die gesamte Session, Sie müssen also nicht dieselben Kollegen wieder und wieder hinzufügen und entfernen. Wenn Sie dann jedoch ausloggen, dann erhalten Sie wieder die Standardansicht.



Zeiterfassungen

Alle Aufgaben, Besprechungen und Anrufe, die von einem Nutzer erledigt worden sind, sind im Zeiterfassungsmodul einzusehen. Sie können dort Ihre eigene Zeiterfassungsübersicht einsehen oder auch die Ihrer Kollegen, indem Sie die Namen im Dropdownmenü auf der rechten Seite anpassen.


Diese Zeiterfassungen geben Ihnen die Möglichkeit eine Übersicht davon zu erhalten, woran Sie und Ihre Mitarbeiter tagein tagaus arbeiten.



Sie können diese Informationen auch in eine Exceldatei exportieren. Wenn Sie beispielsweise herausfinden möchten, wie viel Zeit für die Arbeit an einem bestimmten Aufgabentyp aufgewendet wurde. In der Exportdatei können Sie die Zeilen einfach nach der Spalte 'Type' sortieren.


Deals

Wenn es eine Möglichkeit gibt Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistungen zu verkaufen, dann sollte ein Deal erstellt werden.


Segmente

Egal ob Ihre Deals abgelehnt, akzeptiert oder noch laufend sind, Sie sehen alle in diesem Modul. Daher können Sie mit Segmenten arbeiten, um die Informationen, die Sie in diesem Moment sehen möchten übersichtlicher zu machen. In der Standardeinstellung sehen Sie einige Smart-Segmente, die auf Ihren Dealphasen basieren, aber Sie können auch Ihre eigenen Segmente erstellen, wie beispielsweise basierend auf einem Nutzer, einem Zeitfenster oder einem anderen Feld auf Dealniveau.


Sobald ein Segment ausgewählt ist, sehen Sie am unteren Ende die Anzahl der Deals innerhalb dieses Segments und der Wert. Dies kann sehr praktisch sein, um morgens oder abends einen kurzen Überblick zu erhalten. Dadurch haben Sie so viel mehr Zeit für andere Dinge? Schon mal darüber nachgedacht mit dem Stricken zu beginnen?


Spalten

In der Dealübersicht können Sie auch auswählen, welche Spalten Sie gerne sehen möchten, so dass Sie die wichtigen Informationen immer direkt zur Hand haben. Dazu klicken Sie bei der Dealübersicht auf den Schraubenschlüssel in der rechten unteren Ecke. Sie können hier bis zu 10 Spalten auswählen.



Projekte

Projekte in Teamleader helfen Ihnen dabei eine Struktur an zu erledigenden Aufgaben und Deadlines zu erstellen innerhalb von Meilensteinen. Ähnlich wie im Dealmodul können Sie auch hier ganz einfach die Übersicht behalten und auf dem Laufenden bleiben.


Ebenso wie bei den Deals können Sie auch hier Segmente erstellen, Sie können auch hier die angezeigten Spalten auswählen. Beim Letzteren empfehlen wir Ihnen die Spalten "Internes ausgegebenes Budget" und "Externes ausgegebenes Budget" um einen Einblick zu haben, wie viel Budget ausgegeben wurde, sowohl intern als auch extern. Das interne Budget basiert auf der Zeiterfassung für Aufgaben und Besprechungen innerhalb des Projekts. Das externe Budget bezieht sich auf die externen Kosten, die dem Projekt hinzugefügt wurden.


Berichte

Sie haben auch die Möglichkeit, um einen Projektbericht herunterzuladen indem Sie auf den Pfeil im oberen Teil des Bildschirms klicken. Neben anderen Statistiken zeigt es Ihnen, wie viel Arbeit für dieses Projekt geleistet wurde, wer die Zeit verfolgt hat und wie hoch die abzurechnenden Stunden sind.

So exportieren Sie den Bericht:

  1. Klicken Sie einfach auf den Pfeil oben im Projekt.
  2. Wählen Sie "Bericht herunterladen".
  3. Sie haben die Möglichkeit auszuwählen, ob Sie nach Excel (nur Zeiterfassung) oder PDF exportieren möchten.


Projektplanung

Darüber hinaus finden Sie im Projektmodul auch die Projektplanung, die für jedes Projekt anzeigt, wie und für wen die Aufgaben eingeplant sind. Wenn Sie diesen Bereich öffnen, dann sehen Sie direkt einen roten oder grünen Punkt für jedes Projekt. Der grüne Punkt zeigt an, dass das Projekt nach Plan verläuft während der rote Punkt angibt, dass mindestens ein Meilenstein überfällig ist und besondere Aufmerksamkeit erfordert.


Rechnungen

Nun lassen Sie uns doch mal schauen, wie Sie bei Ihrem Cashflow auf dem Laufenden bleiben.


Sie haben sich wahrscheinlich bereits gedacht, dass auch in diesem Modul Segmente und anpassbare Spaltenansicht verfügbar sind. Des Weiteren, wenn Sie zu der Übersicht Ihrer Rechnungen gehen, dann sehen Sie ein Widget mit dem Begriff "Mini Stats" darauf in der rechten unteren Ecke. Dies gibt Ihnen schnell einige kurze Einsichten und wenn Sie innerhalb dieses Widgets auf das PDF Symbol klicken, dann können Sie selbst einen Rechnungsbericht herunterladen.



Wenn Sie dann zurück zur Rechnungsübersicht navigieren, dann können Sie Ihre Rechnungen auch in ein Exceldokument exportieren. Dadurch haben Sie verschiedene Möglichkeiten Einsichten zu erlangen. 


Pro-Tipp: Berechnen Sie Ihre verkauften Waren

Wenn Sie einen Überblick darüber benötigen, wie viele Produkte verkauft wurden, können Sie Ihre Rechnungen exportieren (oder nur ein Segment, wenn Sie für einen bestimmten Zeitraum kalkulieren möchten) und "Neue Vorlage erstellen" wählen. Sie haben die Möglichkeit, Spalten hinzuzufügen, die sich auf den Inhalt Ihrer Rechnungen beziehen. Die wichtigsten sind hier "Name der Position" und "Anzahl der Positionen". Sortieren Sie Ihre Zeilen in Excel nach der Spalte "Name der Position" und berechnen Sie dann die Gesamtzahl basierend auf der "Anzahl der Positionen". So erfahren Sie, wie viel von einem Produkt verkauft wurde.



Tickets

Das Ticketmodul funktioniert auf ähnliche Art und Weise wie die anderen Module. Sie können praktische Segmente erstellen, um den Status eines jeden Tickets zu sehen und um zu sehen, wie schnell Ihr Supportteam Ihren Kunden hilft. Sie können auch die Spalten "Datum erstellt" und "Letzte Nachricht" zu Ihrer Übersicht hinzufügen, um zu sehen, wann die Tickets erstellt wurden und wie lange der Kunde bereits auf eine Antwort wartet.


Eine weitere Idee ist es, dass Sie auch weitere Statusse zu den Standardeinstellungen, wie offen, geschlossen und neu, hinzufügen können, um dieses Modul Ihrem Prozess anzupassen.


Statistiken

Das Statistikmodul bietet Ihnen zahlreiche Informationen über die Ergebnisse aus den verschiedenen Modulen. Wir zeigen Ihnen hier die wichtigsten Einsichten, die für Sie interessant sein könnten.


Pipeline

Wenn Sie zu Statistiken > Pipeline gehen, dann erhalten Sie eine allgemeine Übersicht über Ihren Cashflow in den kommenden Wochen. Sie sehen den gesamten Wert Ihrer Rechnungen, deren Zahlungseingang in den nächsten Wochen erwartet wird. Dies basiert auf den akzeptierten Deals, den unbezahlten Rechnungen und den noch zu berechnenden Projekten.


Deal Statistiken

Wenn Sie dann weiter zu Statistiken > Deals gehen, dann findet sich eine Vielzahl an Informationen rund um die Deals; Vertriebsbericht, Phasenverteilung, Dauer der Phasen, etc.


Sie können auf diese Statistiken auch die Segmente Ihrer Deals anwenden, um so eine Idee davon zu erhalten, welche Nutzer was wann machen.


Rechnungsstatistiken

Unter Statistiken > Rechnungen erhalten Sie eine umfangreiche Übersicht über dieses Modul. Sie können hier pro Abteilung, die Summen der bezahlten Rechnungen, der noch offenen Rechnungen und der überfälligen Rechnungen sehen. Sie können hier auch auf Datum und Kunde filtern.


So verlieren Sie nie die Kontrolle über Ihren Zahlungsfluss und wer Sie wann vergütet und wer nicht!


Zeiterfassung Statistiken

Dieser Teil der Statistiken gibt Ihnen Informationen darüber wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter erfassen und dies entweder auf Kunden-, Projekt-, Team- oder Aufgabentypebene. Darüber hinaus können Sie hier mehr Informationen über die von Ihnen getätigten Anrufe innerhalb eines bestimmten Zeitraumes erhalten.


Sollten Sie hierüber gerne einen ausgebreiteteren Bericht erhalten, so können Sie dies immer mit einem Zeiterfassungsexport verbinden. Dies hatten wir bereits oben im Artikel erklärt.


Ticket Statistiken

Des Weiteren gibt es auch Ticketstatistiken. Finden Sie heraus wie viele Tickets in einem bestimmten Zeitrahmen geöffnet und geschlossen wurden, wie hoch die durchschnittliche Antwortdauer ist, wann die stressigste Phase ist oder welcher Ihrer Mitarbeiter am Besten auftritt. Alles hier, direkt zur Stelle;


Ziele

Bei den Statistiken gibt es auch die Möglichkeit Ziele hinzuzufügen. Diese können für verschiedenen Module (Deals, Rechnungen, Zeiterfassung, etc.) erstellt werden.


Ziele bieten die praktische Möglichkeit um klare Richtlinien für Ihre Mitarbeiter zu definieren, die dann die Grundlage für Feedbackgespräche sein können oder diese geben auch Ihren Mitarbeitern die Chance eine Übersicht über Ihre eigene Leistung zu erhalten. Sie haben hier auch die Wahl, ob die eigenen Ziele für nicht-Administratoren sichtbar sein sollen oder nicht.


Zusammenfassend gesagt geben Ihnen all die Module in Teamleader sehr ausgebreitete und detaillierte Informationen rund um Ihre eigene Leistung und um die Ihrere Mitarbeiter. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter darin das Programm auf dieselbe Art und Weise zu verwenden und Sie erhalten so sehr wichtige Informationen darüber, wie es um Ihre Firma steht.


Haben Sie noch weitere Tipps rund um den Gebrauch von Teamleader? Dann teilen Sie diese doch mit unserem Supportteam.


Sie haben nicht alle Module, die in diesem Artikel behandelt werden? Dann können Sie sich immer gerne an unser Vertriebsteam wenden, um diese auszuprobieren. Schreiben Sie einfach eine Email an sales@teamleader.de.

In diesem Artikel werden wir Ihnen aufzeigen, wie Sie Teamleader am Besten als Manager verwenden. Wir werden durch verschiedene praktische Hilfsmittel ...
Di, 16 Okt, 2018 at 2:06 PM
Integrations/Marketplace

Brauchen Sie noch immer Hilfe?

Kontaktiere uns