Teamleader für ...

Teamleader für Verwaltungsmitarbeiter

Sind Sie die Person, die die Dinge am Laufen hält in Ihrer Firma? Sie machen Ihre Kollegen glücklich, indem Sie nicht nur die Urlaube, sondern auch die Kalender verwalten? Lesen Sie hier, wie Teamleader Ihnen helfen kann.

Teamleader für Verwaltungsmitarbeiter


Sind Sie die Person, die den Laden am Laufen hält? Machen Sie Ihre Kollegen glücklich, indem Sie deren Urlaube und Kalender verwalten? Stellen Sie sicher, dass Rechnungen auch bezahlt werden? Dann sind Sie hier richtig! Lesen Sie in diesem Artikel wie Teamleader Ihnen in Ihrem täglichen Arbeitsalltag helfen kann.


Anrufe

Wenn Sie für das Telefon zuständig sind, dann werden Sie sich freuen zu hören, dass wir eine Anzahl an VoIP Integrationen anbieten, um so Anrufe via Click-to dial zu tätigen und eingehende Anrufe direkt in Teamleader zu sehen. Nehmen Sie Notizen in demselben Bildschirm und speichern Sie den Anruf direkt bei der Kontakt- oder der Firmenseite, so dass jeder direkt auf dem Laufenden darüber ist, was diskutiert wurde.


Um Ihr Leben noch etwas einfacher zu machen kônnen Sie auch Standardanrufergebnisse festlegen, die auch Follow-up Aktionen beinhalten. Beispielsweise kann das Anrufergebnis "Anrufbeantworter" eingestellt werden, das dann als Follow-up Aktion "Anruf" hat. Wenn Sie dann also dieses Anrufergebnis selektieren, dann öffnet sich automatisch ein Fenster, um eine Wiedervorlage einzuplanen.


Planung

Wenn Sie für Anrufe zuständig sind, dann ist die Chance hoch, dass Sie auch dafür verantwortlich sind, die nachfolgenden Aufgaben für Ihre Kollegen zu planen. In Teamleader können diese Aktionen Anrufe, Aufgaben oder Besprechungen sein. Neben der Möglichkeit, Anrufergebnisse zu verwenden können Sie diese auch wie folgt einplanen.


Klicken Sie auf diese Links, um eine Übersicht davon zu erhalten, wie man Anrufe, Besprechungen oder Aufgaben hinzufügt. Da Sie wahrscheinlich bereits auf der Kontakt- oder Firmenseite sind, ist die einfachste Art und Weise auf das Pluszeichen in der oberen rechten Ecke zu klicken und Anruf, Besprechung oder Aufgabe zu wählen.


Anrufe

Wählen Sie einfach den Namen eines Kollegen in der Liste bei "Zuständige Person" aus und Sie haben einen Anruf für sie oder ihn hinzugefügt.


Aufgaben

Dasselbe gilt für eine Aufgabe hier haben Sie aber zusätzlich noch die Option, die Aufgabe einem ganzen Team zuzuordnen und so dem Team die Wahl zu lassen, wer die Aufgaben dann letztendlich erledigt. Wenn Sie gerne wissen möchten, wie man Teams erstellt, dann klicken Sie hier. Darüber hinaus können Sie auswählen, ob Sie die Aufgabe einfach speichern möchten und so die Aufgabe an die Aufgabenliste des Kollegen hinzuzufügen oder ob Sie die Aufgabe "Speichern und Planen" möchten. Bei letzterer Wahl kônnen Sie eine bestimmten Moment im Kalender Ihres Kollegen festlegen. Ein weiteres interessantes Feature an den Aufgaben sind die internen Berichte. Hierbei können Sie Dokumente hinzufügen oder miteinander mithilfe des @-Symbols kommunizieren.


Besprechungen

Um eine Besprechung für Ihre Kollegen zu erstellen klicken Sie einfach innerhalb einer erstellten Besprechung auf den Stift neben "Anwesende Kollegen" und klicken die entsprechenden Namen an. Teamleader bietet auch die Möglichkeit, um eine Abfahrtsadresse für Termine einzustellen, so dass Sie genau wissen, wie lange die Anreise dauert und wieviel Spielraum daher zwsichen den Besprechungen gelassen werden muss.  Sollte Ihre Firma mit Arbeitsaufträgen arbeiten, so können Sie diese auch direkt von der Besprechungsseite aus vorbereiten.


Sie können die Segmente auf Anrufs-, Besprechungs- oder Aufgabenebene verwenden, um spezifische Übersichten über die verschiedenen Aktionen zu erhalten. Beispielsweise können Sie die Regel für "Zuständige Person" dafür verwenden, um alle Aufgaben für diesen bestimmten Kollegen zu sehen oder mit der Regel "Ersteller" können Sie alle Anrufe sehen, die von Ihnen geplant wurden. Wenn Sie eine hohe Anzahl an Anrufen oder Aufgaben hinzufügen müssen, dann erstellen Sie am Besten ein Segment auf Kontakt- oder Firmenebene und klicken dann auf "Aktionen" um in in einer Bulkaktion allen Kontakten oder Firmen in dem Segment einen Anruf oder eine Aufgabe hinzuzufügen.



Sollte die nächstfolgende Aktion einen Deal betreffen, an dem ein Kollege momentan arbeitet, so stellen Sie sicher, dass Sie diesen Deal in der Aufgabenmaske ausählen, so dass die Dealaktivität auf dem neuesten Stand ist.


Kalender

Wenn Sie diese Einträge in die Kalender eintragen, dann können Sie den Kalender Ihres Kollegen von der Liste in der rechten oberen Ecke auswählen. Sollten Sie Ihre Kollegen in der Liste nicht finden, dann klicken Sie hier. Wenn Sie den Kalender gerne zeitgleich beim Erstellen der Aufgaben sehen möchten, so öffnen Sie Teamleader am Besten in einem zweiten Browserfenster, so dass Sie beide Bildschirme zeitgleich vergleichen können.


Neben der Tages-, Wochen- oder Monatsansicht können Sie auch den Kalender von mehreren Kollegen sehen, wenn Sie sich für Team entscheiden. Einfach mit der Maus auf den Namen navigieren, um einen Kollegen von der List zu entfernen oder Sie klicken auf das Pluszeichen, um jemanden an diese Liste hinzuzufügen. Diese Ansicht bleibt während dieser Teamleader Session bestehen, so dass Sie nicht dieselben Kollegen immer und immer wieder auswählen müssen. Sobald Sie aber ausloggen und sich erneut inloggen, dann sehen Sie wieder die Standardansicht.


Und zuletzt raten wir Ihnen, sicher zu stellen, dass all Kollegen deren private Kalender mit Teamleader verbinden, so dass Sie eine einfach Übersicht über deren Verfügbarkeit haben. Und zudem sehen die Kollegen die Kalendereinträge von Teamleader auch in ihren privaten Terminkalendern.


HR

Auch die Urlaubsplanung fällt in Ihren Aufgabenbereich? Wir sind für Sie da! Klicken Sie auf diese Links, um herauszufinden, wie Sie in Teamleader Urlaub einstellen, beantragen und genehmigen können.Urlaub einstellen

Wenn ein Kollege krank wird, dann können Sie dies festhalten, indem Sie einen Urlaubstypen dafür erstellen, beispielsweise "Krankheit". Dieser Urlaubstyp sollte aber natürlich nicht limitiert sein, da es doch schwierig ist, die Anzahl an Krankheitstagen festzulegen. Sollte die Firma geschlossen sein und niemand ist anwesend, dann können Sie einen solchen Tag auch als freien Tag bzw. Betriebsurlaub kennzeichnen.


Um eine Übersicht über alle freien Tag der Kollegen zu erhalten gehen Sie zu Einstellungen > HR und klicken dann auf den kleinen Pfeil neben "Freie Tage".


Sind Sie auch dafür zuständig, um Ihre Kollegen Teamleader näher zu bringen? Dann kann Ihnen unsere "Getting Started: HR" Kategorie Ihnen alle notwendigen Informationen rund um das Hinzufügen von Kollegen geben und auch darüber wie Sie ihm/ihr die nötigen Rechte geben. Um Ihnen dabei zu helfen Teamleader kennen zu lernen, empfehlen wir unsere Webinare oder dass Ihre Kollegen einfach mal bei einem unserer virtuellen Gruppentrainigs teilnehmen.


Zeiterfassung

Da Sie ein sehr breitgefächertes Aufgabengebiet zu haben scheinen kann es auch sein, dass die Zeiterfassung auch darunter fällt. In diesem Artikel finden Sie alle Möglichkeiten, wie man in Teamleader Zeit erfassen kann. Sollten Sie für Ihre Kollegen Zeit erfassen müssen, dann lesen Sie bitte diese Hinweise.


Sollten Sie tiefergehende Einsichten in die Zeiterfassung benötigen, dann bietet Ihnen dieser Artikel interessante Reportingmöglichkeiten.


Rechnungsstellung

Das letzte Modul, das wir gerne behandeln möchten ist das Rechnungsmodul. Diese Artikel helfen Ihnen durch dieses Modul und zwar Schritt für Schritt. Sollten Sie gerade keine Lust auf lesen haben, dann können Ihnen auch diese Videotutorials weiterhelfen.


Wenn Sie damit loslegen Rechnungen zu erstellen, dann ist es wichtig, dass Sie erst entscheiden ob Sie die Rechnung direkt buchen möchten oder ob es zunächst ein Entwurf werden soll. Sobald die Rechnung gebucht wurde, erhält diese eine Nummer und ein Datum und wir gehen davon aus, dass diese Rechnung definitief ist. Wenn Sie aber einen Entwurf erstellen, dann können Sie diesen noch stets überprüfen und abändern, um diese dann zu buchen. Sie können natürlich auch bereits gebuchte Rechnungen bearbeiten, aber die Möglichkeiten sind hierbei limitiert, da beispielsweise nur die letzte Rechnung gelöscht werden kann.


Wenn Sie Zeiterfassungen in Rechnung stellen müssen, dann kann Ihnen dieser Artikel sicher weiterhelfen. Verschicken Sie auch wiederkehrende Rechnungen? Achten Sie darauf, dass Sie sicher mit unseren Abonnements arbeiten und lassen Sie Teamleader so ganz einfach die Rechnungen automatisch verschicken. Jetzt noch die Verbindung mit einem Buchhaltungsprogramm und automatischen Rechnungserinnerungen und Sie haben ganz schön viel Zeit gespart.


Auch auf dem Rechnungsniveau lassen sich Segmente erstellen, die Ihnen bestimmte Übersichten ermöglichen. Beispielsweise können Sie ein Segment mit der Regel "Bezahlt ist gleich Nein" und "Datum ist letzter Monat" erstellen, um alle unbezahlten Rechnung des letzten Monats zu sehen. Wenn Sie dann auf "Export" in der rechten oberen Ecke klicken, dann können Sie die Rechnungen sogar in einer PDF oder Exceldatei exportieren.


Ein letzter Tip: Klicken Sie auf der Seite einer Firma auf den Pfeil neben "Firmeninformationen" und wählen dort "Rechnungspräferenzen", um die Rechnungseinstellungen für einzelne Firmen anzupassen. Hier können Sie beispielsweise eine bestimmte Rechnungsemailadresse eintragen, die Zahlungstermine und die Währung abändern, automatische Zahlungserinnungen ausschalten und eine Rate zur Preisberechnung festlegen.


Was ist Ihr bester Tip, um mit Teamleader zu arbeiten? Lassen Sie uns unser Supportteam wissen.


Sie haben nicht alle Module, die in diesem Artikel behandelt werden? Dann können Sie sich immer gerne an unser Vertriebsteam wenden, um diese auzuprobieren. Schreiben Sie einfach eine Email an sales@teamleader.de.

Sind Sie die Person, die den Laden am Laufen hält? Machen Sie Ihre Kollegen glücklich, indem Sie deren Urlaube und Kalender verwalten? Stellen Sie sich...
Mo, 1 Okt, 2018 at 11:49 AM
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