Poder hacer un seguimiento de determinados elementos, como por ejemplo horas facturables y materiales utilizados no siempre es fácil cuando estás constantemente en carretera. En la mayoría de casos, datos importantes como las horas trabajadas, son meras estimaciones y otras muchas quedan olvidadas. Para remediar todo esto, lo ideal es utilizar una 'orden de trabajo', es decir, un papel en el que se escriben todos los detalles del trabajo realizado. La parte negativa es que un papel es temporal y se pierde fácilmente. ¿Cuál es la solución? Una orden de trabajo digital. ¿Cuál es una solución aún mejor? Una orden de trabajo digital combinada con Teamleader. 


Trabajar de forma digital tiene la ventaja de poder guardar todos los documentos y que estos no se pierdan, y además toda la información queda centralizada en un mismo lugar: todas las órdenes de trabajo que rellenes serán enviadas a tu cuenta de Teamleader cada vez que te conectes a internet.


Para poder crear órdenes de trabajo necesitas activar esta funcionalidad para cada uno de los usuarios que la quieran utilizar yendo a Parametrización > RRHH > Usuarios. Haz clic en el lapicero al lado de cada uno de ellos, y activa la pestaña 'Órdenes de trabajo'.


Diferentes formas de crear una orden de trabajo


Hay diferentes formas de crear una orden de trabajo en Teamleader, pero ante todo hay una cosa que debes saber: las órdenes de trabajo no se pueden finalizar desde la versión web de Teamleader, se deben finalizar desde la app de Android o iOs.


Lo que puedes hacer a través de la versión web es preparar la orden de trabajo para su uso posterior.

  1. Crea una orden de trabajo partiendo de cero desde la app
  2. Preparando primero la orden desde una reunión programada en Teamleader
    • Partiendo de cero
    • Basándote en un presupuesto


1. Crear una orden de trabajo desde cero

Crear una orden de trabajo utilizando la app de Teamleader es un juego de niños. Nuestra app te mostrará todos los pasos que tienes que seguir para rellenar cada una de las órdenes y va a permitir también que tu cliente firme el documento de forma digital.

Paso 1: Elige el cliente

Gracias a la sincronización entre la app y la base de datos de Teamleader, puedes buscar de forma muy sencilla el cliente que quieras, y rellenar toda la información de su orden de trabajo. Algunos apartados ya vendrán automáticamente rellenados, como por ejemplo la dirección postal de la empresa, aunque si lo prefieres, puedes introducir tú mismo una ubicación diferente, por ejemplo donde se esté ejecutando la obra. También puedes añadir un proyecto. 



Paso 2: Añade elementos o campos personalizados

Haz clic en 'Añadir elemento' para añadir diferentes opciones a tu orden de trabajo

Si tienes campos personalizados en el nivel de orden de trabajo, los encontrarás listados aquí para poder rellenarlos. 


Haz clic en 'Horas de trabajo' para introducir la hora en que has empezado a trabajar y la hora en que has terminado. ¿Vas a hacer un descanso para comer? No hay problema, haz clic en 'Horas de trabajo' de nuevo e introduce un nuevo periodo de tiempo. Puedes añadir una descripción a estas horas trabajadas si lo deseas.


Trabajar solo no es divertido, por eso si algún compañero te va a acompañar en la tarea, puedes añadirlo sin problema a la orden de trabajo del cliente. El conjunto de horas trabajadas por los dos será sumado y añadido al importe total de la factura.




Paso 3: Añade los productos utilizados

Igual que has añadido horas de trabajo a la orden de trabajo, también puedes añadir los productos que hayas utilizado durante la visita. Si no los tienes creados en tu módulo de Productos, puedes crearlos también sobre la marcha. Añade tantos artículos como necesites, junto con la cantidad que hayas consumido.




Paso 4: Añade una descripción, distancia y fotos

También puedes añadir algunos elementos adicionales a la orden de trabajo como una descripción, la distancia en kilómetros (para facturar el kilometraje) y fotos. De esta manera, tus compañeros y tú sabréis si hay algún detalle que no puede ser olvidado.


Paso 5: Finaliza la orden de trabajo

¿Has terminado? Haz clic en 'Finalizar' para reunir toda esta información en un documento PDF que el cliente podrá firmar en ese mismo momento. Guarda la orden de trabajo y ¡envíasela directamente! Al crear una orden de trabajo, también es posible guardarla como borrador y editarla y finalizarla más tarde. La orden de trabajo tiene asignada una etiqueta de "borrador".



2. Crear una orden de trabajo preparando primero la orden desde una reunión programada en Teamleader


Esta posibilidad es muy útil para las empresas que realizan labores de reparación o consultoría y se desplazan hasta la ubicación del cliente para ejecutarlas. En este caso puede suceder que una persona de la empresa se encargue de crear las reuniones en Teamleader para que los técnicos sepan dónde tienen que ir a hacer las reparaciones o consultas.


La versión web

En la versión web, puedes preparar la orden de trabajo haciendo clic en Añadir orden de trabajo en la esquina superior derecha. Tienes dos opciones: o bien rellenas parcialmente la orden de trabajo basándote en un presupuesto existente, o bien puedes elegir añadir manualmente algunos datos. Puedes añadir una descripción de las tareas a realizar o los materiales necesarios. De esta manera, tu técnico sabrá qué esperar.



También podrás editar este borrador de orden de trabajo más tarde volviendo a la reunión y haciendo clic en Editar orden de trabajo. También encontrarás este borrador de la orden de trabajo (aunque no en pdf) en la vista general de las órdenes de trabajo (consulta"Vista de órdenes de trabajo" más adelante en este artículo).

La aplicación móvil

A través de la aplicación móvil, navegas a tu reunión y luego haces clic en el botón Añade una orden de trabajo. Ahora puedes empezar a añadir elementos y/o finalizar la orden de trabajo.


Vista de órdenes de trabajo

Tanto en la versión web como en la aplicación móvil encontrarás una visión general de tus órdenes de trabajo del pasado y del presente.


Versión web

En la versión web de Teamleader, puedes ver una visión general de tus órdenes de trabajo navegando a Órdenes de trabajo en el menú de la izquierda.


Puedes ver qué empleados trabajaron en qué orden de trabajo y para qué cliente, cuál es la fecha de la orden de trabajo, cuál es el estado (borrador, final, enviado) y si hay un proyecto vinculado a él. Es posible ordenar la visión general según una determinada columna (ascendente o descendente) haciendo clic en el título de esa columna. También puedes elegir qué columnas quieres visualizar en la vista general haciendo clic en la rueda dentada de la esquina inferior derecha. 


Además, puedes utilizar la barra de búsqueda en la esquina superior izquierda si está buscando una determinada orden de trabajo. 


Al hacer clic en una orden de trabajo se abre la página de detalles de esa orden de trabajo.


Encontrarás:

  • El estado de la orden de trabajo en el encabezado, junto al título: borrador, final o enviado
  • La ubicación de la orden de trabajo y la distancia que se añadió
  • Cuando se creó la orden de trabajo 
  • La reunión vinculada y/o el proyecto vinculado
  • Qué campos personalizados se rellenaron
  • La descripción de la orden de trabajo, si la has añadido.
  • Cuántas horas de trabajo se registraron por cada compañero y el tiempo total registrado
  • Una visión general de los productos añadidos a la orden de trabajo
    • Puedes encontrar el ID y el nombre de los productos
    • Puedes encontrar el precio individual de los productos y el precio total de todos los productos
  • Las fotos añadidas a la orden de trabajo
  • Para las órdenes de trabajo que están finalizadas, puede acceder al archivo pdf de la orden de trabajo haciendo clic en Ver pdf en la esquina superior derecha de la vista general de la orden de trabajo
    • Ten en cuenta que también puedes encontrar la orden de trabajo finalizada en los "Archivos" en la página de la empresa/contacto del cliente vinculado

Aplicación para móvil

Cuando navegas a Órdenes de trabajo en la aplicación móvil, puedes encontrar una visión general de tus órdenes de trabajo futuras y pasadas. Si haces clic en el símbolo de filtro en la esquina superior derecha, puedes ordenar tus órdenes de trabajo en los estados borrador, final y enviado. La barra de búsqueda te permite buscar dentro de tus órdenes de trabajo.


Convertir una orden de trabajo en factura

Si ahora quieres facturar tu orden de trabajo, sigue estos pasos:

  1. En la versión web de Teamleader, navega hasta el cliente vinculado a tu orden de trabajo
  2. Encontrarás la orden de trabajo que creaste en los 'Archivos' de ese cliente
  3. Navega hasta "Tiempo dedicado sin facturar". Encontrarás un par de acciones que puedes realizar allí:
    • Crear factura
    • No facturar
    • Editar
    • Exportar a Excel



Si eliges crear una factura, el contenido de la misma aparecerá en una pantalla nueva. Edita lo que necesites y guárdala. ¡Eso es todo! ¡Ya has convertido una orden de trabajo en una factura completa!


Facturar una orden de trabajo desde un proyecto

También es posible facturar una orden de trabajo desde un proyecto. Puedes leer más al respecto en este artículo.


¿Quieres probar esta funcionalidad tú mismo/a? Descárgate la app gratis en Apple App Store o en Google Play Store y pruébalo gratuitamente en https://go.teamleader.eu/trial/try-now!