Poder hacer un seguimiento de determinados elementos, como por ejemplo horas facturables y materiales utilizados no siempre es fácil cuando estás constantemente en carretera. En la mayoría de casos, datos importantes como las horas trabajadas, son meras estimaciones y otras muchas quedan olvidadas. 


Para remediar todo esto, lo ideal es utilizar una 'orden de trabajo', es decir, un papel en el que se escriben todos los detalles del trabajo. La parte negativa es que un papel sólo es temporal y se pierde fácilmente. ¿Cuál es la solución? Una orden de trabajo digital. ¿Cuál es una solución aún mejor? Una orden de trabajo digital combinada con Teamleader. 


Trabajar de forma digital tiene la ventaja de poder guardar todos los documentos y que éstos no se pierdan más, además de que toda la información queda centralizada en un mismo lugar: todas las órdenes de trabajo que rellenes serán enviadas a tu cuenta de Teamleader cada vez que te conectes a internet.


Para poder crear órdenes de trabajo necesitas activar esta funcionalidad para cada uno de los usuarios que la quieran utilizar yendo a Parametrización > RRHH > Usuarios. Haz clic en el lapicero al lado de cada uno de ellos, y activa la pestaña 'Órdenes de trabajo'.



Diferentes formas de crear una orden de trabajo:


Hay diferentes formas de crear una orden de trabajo en Teamleader, pero ante todo hay una cosa que debes saber: las órdenes de trabajo no se pueden finalizar desde la versión web de Teamleader, se deben finalizar desde la app. La idea de esto es que desde la versión web puedas ir preparando la orden para que posteriormente el usuario encargado de hacerlas, la termine desde la app.


Hay por tanto dos formas de crear órdenes de trabajo:


        1. Partiendo de cero desde la app

        2. Preparando primero la orden desde una reunión programada en Teamleader:

                    - Partiendo de cero

                    - Basándote en un presupuesto


1. Crear una orden de trabajo partiendo de cero desde la app:


Crear una orden de trabajo utilizando la app de Teamleader es un juego de niños. Nuestra app te mostrará todos los pasos que tienes que seguir para rellenar cada una de las órdenes y te va a permitir también que tu propio cliente firme el documento de forma digital.


Paso 1: Elige el cliente:


Gracias a la sincronización entre la app del móvil y la base de datos de Teamleader, puedes buscar de forma muy sencilla el cliente que quieras, y rellenar toda la información de su orden de trabajo. 


Algunos apartados ya vendrán automáticamente rellenados, como por ejemplo la dirección postal de la empresa, aunque si lo prefieres, puedes introducir tú mismo una ubicación diferente, por ejemplo donde se esté ejecutando la obra.







Paso 2: Añade elementos:


¿Has terminado de trabajar? Haz clic en 'Añadir elemento' y después en 'Horas de trabajo' para introducir la hora en que has empezado a trabajar y la hora en que has terminado. ¿Vas a hacer un descanso para comer? No hay problema, haz clic en 'Horas de trabajo' de nuevo e introduce un nuevo periodo de tiempo para excluir el tiempo en que hayas estado descansando. Así sabrás el número de horas reales que has trabajado. Puedes añadir una descripción sobre estas horas trabajadas si lo deseas.


Trabajar sólo puede llegar a ser pesado, por eso, si algún compañero te va a acompañar en la tarea, puedes añadirlo sin problema a la orden de trabajo del cliente. El conjunto de horas trabajadas por los dos será sumado y añadido al montante total de la factura.






Paso 3: Añade los artículos utilizados:


Igual que has añadido horas de trabajo a la orden de trabajo, también puedes añadir los productos que hayas utilizado durante la visita. Si no los tienes creados en tu módulo de Productos, puedes crearlos también sobre la marcha.  Añade tantos artículos como necesites, junto con la cuantía que hayas consumido.




Paso 4: Añade una descripción, distancia y fotos:


También puedes añadir elementos adicionales a la orden de trabajo como una descripción, la distancia en kilómetros (para facturar el kilometraje) y fotos. De esta manera, tus compañeros y tú sabréis si hay algún detalle que no puede ser olvidado.







Paso 5: Finaliza la orden de trabajo:


¿Has terminado del todo? Haz clic en 'Finalizar' para reunir toda esta información en un documento PDF que el cliente podrá firmar en ese mismo momento. Guarda la orden de trabajo y ¡envíasela directamente al cliente! Esta orden estará también disponible en el apartado Archivos de la ficha del cliente, entrando a través del ordenador.





2. Crear una orden de trabajo preparando primero la orden desde una reunión programada en Teamleader:


Esta posibilidad es muy útil para las empresas que realizan labores de reparación o consultoría y se desplazan hasta la localización del cliente para realizarlas. En este caso puede suceder que una persona de la empresa se encargue de crear las reuniones en Teamleader para que los técnicos sepan dónde tienen que ir a hacer las reparaciones o consultas.


Si eres esta persona que tiene que preparar estas visitas, una vez hayas creado cada reunión en Teamleader, encontrarás en la propia ficha de la reunión un icono con el dibujo de una tablet. Desde aquí podrías ir preparando la orden de trabajo para tu compañero/a.


Aquí tienes dos opciones:

  • Puedes elegir introducir los datos de forma manual: en este caso puedes introducir una descripción sobre las labores que el técnico debe realizar y los productos que va a necesitar.
  • Puedes rellenar la orden de trabajo con el contenido de un presupuesto: en este caso se tomarán los datos de la oportunidad del cliente que indiques.




Convertir una orden de trabajo en factura:


Una vez hayas guardado la orden, podrás localizarla en la versión web de Teamleader de forma inmediata, dentro de la página del cliente seleccionado. También puedes localizar este PDF en la pestaña de archivos que se localiza en la esquina inferior derecha de la página.


Las horas dedicadas a este trabajo, las puedes localizar en la sección 'Tiempo dedicado sin facturar', y en este mismo apartado, encontrarás la pestaña 'Acciones' que te ofrece varias opciones para llevar a cabo sobre esta orden de trabajo:


  • Crear factura
  • No facturar
  • Editar
  • Exportar a Excel





Si eliges crear una factura, el contenido de la misma aparecerá en una pantalla nueva. Edita lo que necesites y guárdala. ¡Eso es todo! ¡Ya has convertido una orden de trabajo en una factura completa!




Facturar una orden de trabajo desde un proyecto


Es posible facturar una orden de trabajo desde un proyecto. Puedes leer más al respecto en este artículo.


¿Quieres probar esta funcionalidad tú mismo/a? Descárgate la app gratis en Apple App Store o en Google Play Store.