La conexión con la contabilidad de Exact Online es una integración avanzada. Tanto los datos de pago como los contactos se sincronizarán entre Teamleader y Exact.


La conexión con Exact Online consiste en que Teamleader exportará las facturas y abonos (facturas rectificativas) de tu cuenta y las pasará automáticamente a tu cuenta de Exact Online, para que puedas hacer la contabilidad en esta segunda herramienta.


Con ese propósito, las empresas que estén vinculadas con estas facturas se exportarán primero a Exact, para que también quede registro allí. Cuando una factura aparezca como pagada en Exact Online, se establecerá como "pagado" también en Teamleader. De esta forma podrás administrear las cuentas del libro mayor en Exact Online, y para cada sincronización que se haga, podrás obtener la información de las facturas ahí.


Dependiendo de tu situación, debes seguir uno de los 3 pasos siguientes antes de poder llevar a cabo la sincronización entre Exact Online y Teamleader como tal. 


A. Mi cuenta de Exact Online está vacía (y mi cuenta Teamleader puede estar vacía o no):


Aunque tu cuenta de Exact On-line todavía no contenga datos, debes hacer primero un par de cosas:


• Hay que crear los ejercicios fiscales (en periodos de mes / día).

• Hay que crear un diario de facturas.

• Hay que crear un diario de facturas rectificativas (diferente al de facturas).

• Debes definir las cuentas del libro mayor.


Todas estas cosas se pueden encontrar haciendo clic en el nombre de la empresa en la parte superior derecha y la selección de los "datos maestros". Puedes encontrar la configuración en la sección "Financiero". Entraremos en más detalles sobre la creación del diario más abajo.






Los diarios deben ser de tipo "Ventas"; Teamleader sólo puede guardar documentos en este tipo de diario. Cuando crees un diario, también debes introducir una cuenta contable. Y debes conectar esta cuenta con una cuenta de ingresos.



Todas las cuentas de ingresos se cargan con cada sincronización que se haga de Exact a Teamleader. Por lo tanto, la gestión de las cuentas contables se hace desde Exact Online. Si no utilizas cuentas contables, puedes crear una única cuenta predeterminada y utilizar esta cuenta para todas las líneas de factura.



B. Mi cuenta Teamleader está vacía y mi cuenta de Exact contiene mi base de datos de clientes:


Al hacer la integración con Exact Online, puedes importar de forma rápida y fácil tu base de datos de clientes de Exact Online a Teamleader. Para ello solo debes activar la pestaña 'Importar empresas de Exact Online'. En este caso puedes comenzar de inmediato con la sincronización entre Exact Online y Teamleader ya que no necesitas realizar ninguna preparación previa. 




C. Tanto mi cuenta Teamleader como mi cuenta de Exact contienen mi base de datos de clientes:


Si tienes una base de datos de clientes, tanto en Exact como en Teamleader, la importación es algo más compleja. Para evitar la creación de empresas duplicadas en Exact, todas las empresas deben primero importarse a Teamleader. Esto se hace mediante la importación a través de la pestaña "Importación de empresas de Exact Online" que verás al hacer la integración. Explicamos este proceso en el tercer paso al realizar la sincronización entre Teamleader y Exact Online.


Después de importar, es probable que muchos clientes se hayan duplicado en Teamleader. Para prevenir esto, lo mejor es que en el módulo Empresas, haciendo clic en la llave inglesa que verás en la esquina inferior derecha, añadas al listado de columnas que se pueden ver, la columna llamada "Número de cliente paquete de contabilidad". De esta manera podrás ver qué clientes tienen el ID de Exact y cuáles no. Esta columna también está disponible en el módulo Facturas:





Una vez hecho esto puedes combinar las entradas duplicadas bien de forma manual o automáticamente en Teamleader:



  • Manualmente: Introduce el nombre de una empresa en el buscador de Empresas, y si aparecen 2 resultados, puedes hacer clic en Acciones > Combinar. También puedes optar por realizar esta combinación entrando en la ficha de una empresa  haciendo clic en la flecha descendente que verás al lado de 'Información de la empresa', en la parte superior. Teamleader por tanto combinará automáticamente todos los campos, incluyendo el número de cliente. Si hay un conflicto, se te dará la opción de seleccionar uno de los dos valores.



  • Automáticamente: Si hay más de 50 registros duplicados, para que no te lleve tanto tiempo, vale la pena combinar de forma automática utilizando el siguiente sistema: Realizando una importación de las empresas ya existentes, puedes optar porque se combinen si ambas tienen ciertos campos en común (es obligatorio que al menos el nombre de la empresa coincida a la perfección), sino deberás realizar estas combinaciones manualmente. Para hacerlo de forma automática a través de una importación sigue estos pasos:


1. Crea un filtro que contenga todas las empresas que se acaban de importar al realizar la integración con Exact. A todas estas empresas que se han importado automáticamente se les ha asignado la etiqueta "Importación Exact Online” por lo que es mejor crear un filtro con la regla Etiquetas > Contienen > Importación Exact Online. Si necesitas más aclaración sobre cómo utilizar las etiquetas, haz clic aquí.


2. Exporta este filtro a Excel.


3. En Teamleader, aún con el filtro seleccionado, haz clic en Acciones > Eliminar, para eliminar de una sola vez todas las empresas que se encuentran en este filtro.


4. Elimina las columnas innecesarias en el archivo Excel que te has descargado de Teamleader para evitar que cualquier dato anterior sobrescriba los nuevos registros de Teamleader. Las columnas obligatorias que debes dejar son 'Nombre' y 'Número de cliente paquete de contabilidad'. También se aconseja dejar la columna con el número de NIF.


5. Puedes guardar el archivo Excel y hacer la importación a través de nuestra herramienta de importación. De nuevo, solo serán obligatorios los campos 'Nombre', 'Número de cliente para el paquete de contabilidad' y 'NIF', pero puedes importar también otros campos si deseas actualizar otros datos.


6. Si durante el proceso de importación Teamleader pide un criterio para la combinación, puedes hacer esta combinación en base al nombre (si el nombre de las empresas por lo general sí se repite con exactitud) o en base al número NIF (si en la mayoría de los casos sí se ha introducido este número). Puedes probar diferentes criterios y ver la cantidad de empresas que se añaden a través de la función de vista previa. La idea es que este número sea lo más bajo posible.


7. Importa los datos. (Nota: el campo 'Número de cliente para el paquete de contabilidad' no viene activado en las cuentas de Teamleader por defecto, pero puedes ponerte en contacto con el equipo de soporte para que te lo activen gratuitamente). 


8. Todas las empresas editadas habrán recibido ahora el número de cliente correcto.


9. Todas las empresas añadidas como empresas nuevas, son empresas que no han podido ser editadas porque no se ha encontrado su duplicado en Teamleader, por tanto tendrás que revisarlas y fusionarlas una a una de forma manual, como hemos descrito anteriormente.

Si todo se ha realizado correctamente, verás que la columna "Número de cliente del paquete de contabilidad" se ha rellenado con respecto a todas sus facturas. Si este no es el caso en todos los registros, compara ese cliente con el archivo de Excel que exportaste. Si el cliente no se encuentra en el Excel, se creará en Exact durante la siguiente sincronización.