¿Por qué utilizar plantillas?

Las plantillas de email son mensajes previamente formulados que pueden enviarse haciendo muy pocos clics. Esto te permite ahorrar tiempo y evitar tener que escribir una y otra vez el mismo mensaje. Se pueden hacer plantillas para reuniones, enviar presupuestos y facturas, recordatorios automáticos de facturas y notas de agradecimiento. Ya existen varias plantillas preestablecidas en Teamleader, pero siempre se pueden adaptar para crear una comunicación aún más personal.


Variables disponibles en los mensajes

Para cada plantilla en Teamleader, hay disponibles diferentes variables que puedes utilizar para personalizar tu mensaje. Por ejemplo, la variable #FORENAME (nombre), se reemplazará siempre por el nombre del contacto al que le estés enviando el email, siempre y cuando hayas introducido esta información en el CRM. Si envías un correo electrónico a Jeroen De Wit, la variable #FORENAME será reemplazada por "Jeroen". 




Las variables disponibles dependen del tipo de mensaje que estés creando, puedes encontrar la lista en la parte inferior de la ventana cuando estés creando la plantilla. 


A continuación, te mostramos los diferentes tipos de plantillas de email que Teamleader ofrece:


  1. Formato de plantillas para presupuesto
  2. Plantillas de email para presupuestos
  3. Un mensaje predeterminado para el envío de facturas
  4. Plantillas para mensajes de email habituales
  5. Un mensaje predeterminado por las reuniones
  6. Recordatorios automáticos


1. Formato de plantillas para presupuesto

Sirven para tener mensajes predeterminados para enviar presupuestos. Para crearlas tienes que dirigirte a Parametrización > Oportunidades > Formato de plantillas para presupuesto > Signo +.


En la nueva ventana que se abre puedes definir tu mensaje, utilizando las diferentes variables que se muestran. Con la variable #NAME, por ejemplo, conseguimos que el sistema extraiga en cada caso, el nombre del cliente que se haya introducido previamente en Teamleader. Puedes además crear diferentes plantillas según la naturaleza de los diferentes presupuestos que tengas. Estas plantillas son las que aparecerán en la primera página del presupuesto que se envía en PDF, o donde esté insertado el código abreviado $QUOTATION_TEXT$.


2. Plantillas de email para presupuestos

Junto con el texto insertado en el PDF del presupuesto, puedes crear también plantillas para el email que lo acompaña cuando envíes el presupuesto a un cliente.


Lo más importante aquí es la variable #LINK. Si incluyes esta variable en tu plantilla de email, el cliente cuando lo reciba, verá un enlace a la plataforma Cloudsign, donde puede entrar para ver el presupuesto, y firmarlo. El cliente no verá la palabra #LINK, sino que, en su lugar, esta se reemplazará por la frase: ‘Vea su presupuesto en línea’.


Si el cliente acepta el presupuesto a través de Cloudsign, recibirás una notificación en tu cuenta de Teamleader, y la fase de dicha oportunidad cambiará automáticamente a ‘Aceptado’.


3. Un mensaje predeterminado para el envío de facturas

Puedes personalizar las plantillas de facturas, para ello tienes que dirigirte a "Parametrización" > "Facturas". En la parte inferior encuentras la opción "Plantillas para cartas de facturas". Puedes editar una plantilla existente o crear una nueva haciendo clic en el símbolo "+". 


Puede utilizar las plantillas de facturas para enviar las facturas por primera vez, o como recordatorios para cuando una factura esté vencida.


4. Plantillas para mensajes de email habituales

En Teamleader puedes hacer clic sobre cualquier dirección de correo electrónico de un contacto o empresa para enviarles un email. Para evitar tener que escribir el mismo mensaje una y otra vez, puedes además, crear mensajes predefinidos. Esto puede ser útil sobre todo para los comerciales, que habitualmente tienen que enviar emails muy similares a sus clientes potenciales.


Para crear estas plantillas, dirígete a "Parametrización" > "Formato de email" > "Plantillas para mensajes de email habituales" > Signo +. Insertando las diferentes variables que se muestran, Teamleader podrá reemplazarlas con la información disponible en el CRM en Teamleader, si es que se ha introducido alguna.


Una vez hayas terminado, las encontrarás a tu disposición cada vez que vayas a enviar un email haciendo clic sobre una dirección de correo electrónico en el CRM.


Nota: Al redactar los correos electrónicos, es posible que desees empezar un nuevo párrafo. Para iniciar una nueva línea, presiona enter. Para iniciar un nuevo párrafo, presiona shift + enter.


5. Plantilla de invitación a reunión

(Esta funcionalidad está disponible en el paquete Move o superior)


Se pueden crear en Parametrización > Agenda > Plantilla de invitación a reunión. Para crear una nueva, haz clic en el signo + al lado del título.


¿Deseas enviar la invitación a una reunión? Crea una reunión en Teamleader y añade el contacto a la reunión. En este punto tendrás la opción de enviar el email y podrás seleccionar la plantilla de invitación que quieras utilizar.


6. Recordatorios automáticos

(Esta funcionalidad está disponible en el paquete Move o superior)


Si quieres, puedes configurar que se envíe automáticamente alguno de los mensajes creados anteriormente, por ejemplo, si una factura continúa pendiente de pago. Puedes definir esto en Parametrización > Facturas > Recordatorios automáticos. Aquí verás que puedes seleccionar estos mensajes e indicar cómo y cuándo quieres que se envíen. La ventaja es que puedes definir tantos recordatorios automáticos como quieras, utilizando diferentes mensajes.