¿Por qué utilizar plantillas?


Las plantillas de email son mensajes previamente formulados que pueden enviarse haciendo muy pocos clics. Esto te permite ahorrar tiempo y evitar tener que escribir una y otra vez el mismo mensaje.


Puedes crearlos para convocar a tus clientes a reuniones, para enviar presupuestos, facturas, recordatorios automáticos y mensajes de agradecimiento. Teamleader ya ha creado varios de ellos en tu cuenta, pero siempre puedes adaptarlos para crear una comunicación más personalizada.


Variables disponibles en los mensajes

Para cada plantilla en Teamleader, hay disponibles diferentes variables que puedes utilizar para personalizar tu mensaje. Por ejemplo, la variable #FORENAME (nombre), se reemplazará siempre por el nombre del contacto al que le estés enviando el email, siempre y cuando hayas introducido esta información en el módulo CRM.




Estas variables pueden variar dependiendo del tipo de mensaje que estés creando, pero puedes encontrar siempre las que están disponibles, en la parte inferior de la ventana cuando estés creando la plantilla. ¡Simplemente asegúrate de estar utilizando las correctas!


A continuación, te mostramos los diferentes tipos de plantillas de email que Teamleader ofrece:


  • Plantilla de invitación a reunión
  • Formato de plantillas para presupuesto
  • Plantillas para cartas de facturas
  • Plantillas para mensajes de email habituales


Plantilla de invitación a reunión

Se pueden crear en Parametrización > Agenda > Plantilla de invitación a reunión. Para crear una nueva, haz clic en el signo + al lado del título.




Para enviar esta plantilla a un cliente:


1. Crea una reunión en Teamleader.

2. Añade el contacto o los contactos a la misma. Verás que Teamleader te muestra la opción de enviar una invitación.

3. Selecciona la plantilla de invitación a reunión que quieras utilizar.



Formato de plantillas para presupuesto

Sirven para tener mensajes predeterminado para enviar presupuestos. Para crearlas tienes que dirigirte a Parametrización > Oportunidades > Formato de plantillas para presupuesto > Signo +.


En la nueva ventana que se abre puedes definir tu mensaje, utilizando las diferentes variables que se muestran. Con la variable #NAME, por ejemplo, conseguimos que el sistema extraiga en cada caso, el nombre del cliente que se haya introducido previamente en Teamleader. Puedes además crear diferentes plantillas según la naturaleza de los diferentes presupuestos que tengas.


Estas plantillas son las que aparecerán en la primera página del presupuesto que se envía en PDF, o donde esté insertado el código abreviado $QUOTATION_TEXT$.


Plantillas de email para presupuestos

Junto con el texto insertado en el PDF del presupuesto, puedes crear también plantillas para el email que lo acompaña cuando envíes el presupuesto a un cliente.


Lo más importante aquí es la variable #LINK. Si incluyes esta variable en tu plantilla de email, el cliente cuando lo reciba, verá un enlace a la plataforma Cloudsign, donde puede entrar para ver el presupuesto, y firmarlo. El cliente no verá la palabra #LINK, sino que, en su lugar, ésta se reemplazará por la frase: ‘Vea su presupuesto en línea’.





Si el cliente acepta en presupuesto a través de Cloudsign, recibirás una notificación en tu cuenta de Teamleader, y la fase de dicha oportunidad cambiará automáticamente a ‘Aceptado’.


Plantillas para cartas de facturas

Puedes personalizar estas plantillas dirigiéndote a Parametrización > Facturas > Plantillas para cartas de facturas > Signo +. Igual que en el modelo anterior, puedes utilizar las variables disponibles para personalizar el mensaje y así añadir información útil para el cliente.


Puedes utilizar estas plantillas cuando envíes una factura por primera vez, o también cuando quieras enviar un recordatorio, si una o varias facturas están aún pendiente de pagar.


Recordatorios automáticos

Si quieres, puedes configurar que se envíe automáticamente alguno de los mensajes creados anteriormente, por ejemplo, si una factura continúa pendiente de pago.


Puedes definir esto en Parametrización > Facturas > Recordatorios automáticos. Aquí verás que puedes seleccionar estos mensajes e indicar cómo y cuándo quieres que se envíen. La ventaja es que puedes definir tantos recordatorios automáticos como quieras, utilizando diferentes mensajes.




Plantillas para mensajes de email habituales

En Teamleader puedes hacer clic sobre cualquier dirección de correo electrónico de un contacto o empresa para enviarles un email. Para evitar tener que escribir el mismo mensaje una y otra vez, puedes además, crear mensajes predefinidos. Esto puede ser útil sobre todo para los comerciales, que habitualmente tienen que enviar emails muy similares a sus clientes potenciales.


Para crear estas plantillas, dirígete a Parametrización > Formato de email > Plantillas para mensajes de email habituales > Signo +. Insertando las diferentes variables que se muestran, Teamleader podrá reemplazarlas con la información disponible en el módulo CRM en Teamleader, si es que se ha introducido alguna.


Una vez has terminado, las encontrarás a tu disposición cada vez que vayas a enviar un email haciendo clic sobre una dirección de correo electrónico en el módulo CRM.