Al trabajar en un proyecto, lo más probable es que tengas que lidiar con dos tipos de costes: internos y externos.


Para los costes internos se derivan de todo el seguimiento temporal que los demás usuarios y tú mismo hayan registrado en un proyecto específico. ¿Quieres obtener más información sobre los distintos modos de registrar tiempo en un proyecto? Haz clic aquí.


Los costes externos están vinculados con materiales externos o gastos imprevistos pero necesarios para completar un proyecto. Puede tratarse del alquiler de una oficina, materiales para una construcción o cualquier cosa del estilo. Los tipos de costes externos pueden ser tan diversos como los proyectos. Descubre  a continuación cómo añadirlos, cómo influyen en el presupuesto inicial dado y cómo facturarlos.



Añadir costes externos:


1. Ve a "Proyectos" y haz clic en el proyecto en cuestión


2. Haz clic en la flecha descendente junto al número de proyecto y selecciona "Añadir costes externos"


3. Introduce los productos o servicios que necesitas añadir al proyecto. Si tienes estos productos o servicios introducidos en el módulo de Productos, puedes utilizarlos también, sino, puedes escribirlos manualmente. Si eliges utilizar productos existentes, también puedes activar la pestaña “Utilizar precio de compra” debajo del nombre. Esto te permite especificar si quieres utilizar o no el precio de compra que pagas a tu proveedor por los productos que le vas a comprar.


4. Especifica a qué proyecto quieres vincular estos costes externos (primer menú desplegable después de 'Tipo de IVA') y el hito (segundo menú desplegable después de 'Tipo de IVA')


5. Decide si deseas o no crear también un pedido activando la pestaña "Crear pedido como PDF” en "". Para obtener más información sobre el flujo de trabajo de los pedidos, haz clic aquí.


6. Haz clic en "Guardar".


7. Los costes externos se habrán añadido al proyecto y los encontrarás en el mismo, debajo del apartado “Facturas” en la página del proyecto.



Editar/eliminar costes externos:


Dirígete al proyecto en cuestión y baja con el ratón hacia abajo, hasta que encuentres el apartado "Costes externos".


Haz clic en el lápiz o en la papelera para respectivamente editar o eliminar el coste externo.



Cómo influyen los costes externos al presupuesto del proyecto:


  • Los costes externos son, por supuesto, parte del presupuesto del proyecto, por lo cual también se tendrán que deducir del presupuesto inicial que indicaste cuando creaste el proyecto. En el apartado 'Itinerario', verás que los costes externos también se deducen y se muestran en color azul. Los costes internos se muestran en verde. Esto te da una clara idea de qué parte del presupuesto estás dedicando a los costes internos y qué parte a los costes externos.
  • La suma de los costos externos también puede controlarse en la vista general de tus proyectos. Para ello:
  1. Ve al módulo "Proyectos"
  2. Haz clic en la llave inglesa en la parte inferior derecha del listado de proyectos
  3. Añade la columna "Presupuesto externo gastado".



Cómo facturas costes externos:


  1. Asegúrate de que al crear el proyecto, cada uno de los hitos que hay dentro tengan seleccionada la opción la 'Tiempo y material', en el campo 'Facturación'. Si ya has creado los hitos, puedes revisar esta parametrización haciendo clic en el lapicero de cada hito.
  2. A continuación ve al apartado "Facturas" dentro del mismo proyecto y haz clic en el signo "+"
  3. Selecciona "Facturación basada en hito" como tipo
  4. Elige el hito que deseas facturar
  5. Haz clic en "Ir"
  6. Los costes internos y externos se facturan juntos y se muestran como artículos separados en la factura, debajo del hito correspondiente.