Al trabajar en un proyecto, lo más probable es que tengas que lidiar con dos tipos de costes: internos y externos.


Para los costes internos se derivan de todo el seguimiento temporal que los demás usuarios y tú mismo hayan registrado en un proyecto específico. ¿Quieres obtener más información sobre los distintos modos de registrar tiempo en un proyecto? Haz clic aquí.


Los costes externos están vinculados con materiales externos o gastos imprevistos pero necesarios para completar un proyecto. Puede tratarse del alquiler de una oficina, materiales para una construcción o cualquier cosa del estilo. Los tipos de costes externos pueden ser tan diversos como los proyectos. Descubre  a continuación cómo añadirlos, cómo influyen en el presupuesto inicial dado y cómo facturarlos.



Añadir costes externos


1. Ve a "Proyectos" y haz clic en el proyecto en cuestión

2. Haz clic en la flecha descendente junto al número de proyecto y selecciona "Añadir costes externos"

3. Introduce los productos o servicios que necesitas añadir al proyecto. Si tienes estos productos o servicios introducidos en el módulo de Productos, puedes utilizarlos también, sino, puedes escribirlos manualmente. Si eliges utilizar productos existentes y si el producto o servicio que has incluido en el presupuesto ya está guardado dentro del módulo de Productos, el precio de compra se rellenará automáticamente si así lo has rellenado también en dicho módulo.

4. Especifica a qué proyecto quieres vincular estos costes externos (primer menú desplegable después de 'Tipo de IVA') y el hito (segundo menú desplegable después de 'Tipo de IVA')

5. Decide si deseas o no crear también un pedido activando la pestaña "Crear pedido como PDF” en "". Para obtener más información sobre el flujo de trabajo de los pedidos, haz clic aquí.

6. Haz clic en "Guardar".

7. Los costes externos se habrán añadido al proyecto y los encontrarás en el mismo, debajo del apartado “Facturas” en la página del proyecto.



Editar/eliminar costes externos


Dirígete al proyecto en cuestión y baja con el ratón hacia abajo, hasta que encuentres el apartado "Costes externos".


Haz clic en el lápiz o en la papelera para respectivamente editar o eliminar el coste externo.


¿Quién tiene acceso a los costes externos?


El responsable de decisiones tiene acceso a todos los detalles del proyecto, puede editar el presupuesto y las facturas.


Puedes decidir quién puede ver los costes del proyecto desde Parametrización > Proyectos > Preferencias > Solo las personas responsables de la toma de decisiones de un proyecto pueden gestionar los costes


Si quieres que tus empleados no puedan ver los costes, no basta con activar esta opción, también necesitarás retirarles el acceso al módulo de facturas. Consulta este artículo para obtener más información. 

  • Si un participante tiene acceso a los costes externos y a las facturas = podrá ver todos los costes externos
  • Si un participante tiene acceso a los costes externos, pero no tiene acceso a las facturas =  solo podrá ver sus propios costes externos


Si en tu caso prefieres no mostrar los costes a tus empleados, pon la opción de gestión de costes en 'No' desde Parametrización > Proyectos

  • Si un participante tiene acceso a los costes externos, y a las facturas = podrá ver todos los costes externos
  • Si un participante tiene acceso a los costes externos, pero no tiene acceso a las facturas =  podrá seguir viendo todos los costes externos



Cómo influyen los costes externos al presupuesto del proyecto


  • Los costes externos son, por supuesto, parte del presupuesto del proyecto, por lo cual también se tendrán que deducir del presupuesto inicial que indicaste cuando creaste el proyecto. En el apartado 'Itinerario', verás que los costes externos también se deducen y se muestran en color azul. Los costes internos se muestran en verde. Esto te da una clara idea de qué parte del presupuesto estás dedicando a los costes internos y qué parte a los costes externos.
  • La suma de los costos externos también puede controlarse en la vista general de tus proyectos. Para ello:
  1. Ve al módulo "Proyectos"
  2. Haz clic en la rueda dentada en la parte inferior derecha del listado de proyectos
  3. Añade la columna "Presupuesto externo gastado".


Los costes externos también se calcularán automáticamente en el margen de beneficio de cada proyecto. Haz clic en el enlace para saber más.



Cómo facturas costes externos


  1. Asegúrate de que al crear el proyecto, cada uno de los hitos que hay dentro tengan seleccionada la opción la 'Tiempo y material', en el campo 'Facturación'. Si ya has creado los hitos, puedes revisar esta parametrización haciendo clic en el lapicero de cada hito.
  2. A continuación ve al apartado "Facturas" dentro del mismo proyecto y haz clic en el signo "+"
  3. Selecciona "Facturación basada en hito" como tipo
  4. Elige el hito que deseas facturar
  5. Haz clic en "Ir"
  6. Los costes internos y externos se facturan juntos y se muestran como artículos separados en la factura, debajo del hito correspondiente.