Comenzar a trabajar con Teamleader no significa necesariamente que tengas que empezar de cero. Seguramente tengas un listado de oportunidades que te gustaría poder importar a Teamleader. No importa si estas oportunidades están ganadas, perdidas, o aún en proceso, puedes importarlas todas.


Sin embargo, debes saber que el archivo (CSV o Excel) debe contener cierta información y debe tener la estructura adecuada. Te explicamos todo esto en este artículo.


Una vez el archivo tenga la estructura adecuada, puedes enviárselo al equipo de soporte junto con un consentimiento por escrito y una persona del equipo llevará a cabo la importación en tu cuenta.


Notas: 

  • A la hora de importar oportunidades, solo puedes añadir oportunidades nuevas. Es decir, no puedes modificar o sobrescribir oportunidades ya existentes. Al margen de esto, la importación de oportunidades funciona de la misma manera que la importación de CRM: las columnas del Excel se tienen que emparejar con los campos existentes en Teamleader. La opción de deshacer la importación está también disponible durante unas semanas.
  • Si tienes más de una entidad de la empresa: Necesitas crear archivos de Excel separados por cada entidad de la empresa. De lo contrario, todas tus oportunidades se importarán en tu entidad empresarial predeterminada. No olvides vincular los campos para el presupuesto vinculado (véase b) Campos para añadir un presupuesto abajo)".

Importar el archivo 


a) Campos para la oportunidad

En el archivo CSV/Excel, debe haber una línea por oportunidad. Se puede encontrar un ejemplo de un archivo al final de este artículo.


  • Cliente:Es el contacto o la empresa de tu CRM
    • En caso de que aún no exista en Teamleader, el sistema creará el contacto o la empresa automáticamente. 
    • Si el cliente ya existe: asegúrate de que el nombre y el apellido estén en el orden correcto y que el nombre del contacto/empresa coincida exactamente con el nombre en Teamleader.
    • Si tienes diferentes oportunidades para el mismo cliente en tu archivo de Excel, asegúrate de no mencionarlas una debajo de la otra en tu archivo, de lo contrario Teamleader fusionará estas oportunidades para este cliente. Si mueves la oportunidad diferente hasta el fondo de tu archivo de Excel, Teamleader reconocerá estos datos como oportunidades separadas.
  • Título: Título de la oportunidad


Columnas opcionales:

  • Responsable: Cada oportunidad debe tener un responsable, que debe ser un usuario activo de tu cuenta de Teamleader. Si tu archivo Excel no contiene esta columna, o algunas de las celdas están vacías, Teamleader pedirá durante la importación que se elija un usuario que se asignará para los campos que estén en blanco.
  • Contacto: Este es el contacto relacionado con la empresa. Este campo solo se puede rellenar si el campo 'Cliente' del punto anterior está rellenado con una empresa.
  • Fase: Esta es la fase en la que se encuentra cada una de las oportunidades. Estas fases deben coincidir con las que se hayan previamente definido en Parametrización > Oportunidades > Fases de la oportunidad.
  • Fecha en fase actual: Puedes especificar la fecha en que la oportunidad llegó a su fase actual (Recomendamos siempre utilizar el formato de fecha AAAA-MM-DD (ejemplo 2018-02-21).
    Nota: Hay una gran diferencia entre la exportación y la importación de oportunidades. Al exportar, es posible obtener 3 fechas diferentes: fecha aceptada, fecha rechazada y fecha añadida. Al importar una oportunidad, sólo es posible importar una fecha y es la fecha de la opo en su fase actual. 
  • Fuente: Esta es la fuente de la oportunidad, es decir, de dónde proviene la oportunidad (anuncio, redes sociales, evento…). Si no se conoce o es irrelevante, puedes dejarlo en blanco.
  • Probabilidad (%): Aquí se refleja la probabilidad de que la oportunidad sea aceptada. Se debe indicar un número entre 0 y 100.
  • Motivo de rechazo: Puedes indicar un motivo resumido de rechazo, que se mostrará posteriormente en Estadísticas.
  • Motivo de rechazo (explicación): Puedes introducir una frase más larga o párrafo para explicar por qué la oportunidad fue rechazada.
  • Cantidad sin IVA: En caso de que la oportunidad no tenga un presupuesto creado, puedes asignar una cantidad general de la oportunidad. Asegúrate de que este importe esté en la misma divisa en que se haya configurado tu cuenta.
  • ID de cliente: Si en lugar de indicar el nombre de cada cliente (empresa o contacto), prefieres indicar un número de identificación de cliente, se puede hacer sin problema, pero entonces en caso de que no lo tengas ya, debes primero crear un campo personalizado para las Empresas de tipo 'Texto de una sola línea' o tipo 'Número' y rellenarlo con un número para cada empresa.
  • Campos personalizados: Puedes crear durante la importación los campos personalizados que quieras, en este caso para las Oportunidades. Sin embargo ten en cuenta que los campos creados durante la importación serán siempre de tipo texto de una sola línea, por lo que, si quieres que sean de otro tipo, debes crearlos antes de realizar la importación.
  • Fecha de cierre: La fecha en la que esperas que la oportunidad se acepte (Recomendamos siempre utilizar el formato de fecha AAAA-MM-DD (ejemplo 2018-02-21).

 

b) Campos para añadir un presupuesto

En el archivo CSV/Excel, debe haber una línea para cada producto del presupuesto, la información anterior debe ser completada para cada línea. Un archivo de ejemplo se puede encontrar al final de este artículo.


Los productos del presupuestos serán cargados, pero el presupuesto en sí no será creado. Esto debe hacerse manualmente, incluyendo el texto que lo acompaña, la plantilla...


Columnas obligatorias:


  • Nombre del artículo: Nombre del producto o servicio ofertado.
  • Precio del artículo sin IVA: Este es el precio por unidad sin IVA. Asegúrate de que este importe esté en la misma divisa en que se haya configurado tu cuenta.
  • Tipo de IVA del artículo: Este es el tipo de IVA del artículo. Ejemplos: 0, 6, 12, 21, CM (Otro Estado miembro de la UE), MC (contratista), EX (Fuera de la UE).
  • Cantidad de artículos: Se debe rellenar con el número de artículos de cada presupuesto.


Columnas opcionales:


  • Cantidad con IVA: Puede utilizarse para verificar los importes y es la suma de todos los artículos de tu presupuesto. Asegúrate de que este importe esté en la misma divisa en que se haya configurado tu cuenta.
  • Subtítulo de artículo: Puedes añadir un subtítulo que será añadido encima del artículo.
  • Cuenta de artículo: Puedes añadir una cuenta contable para este artículo, por ejemplo 350, 351…. Las cuentas contables deben crearse previamente en Parametrización > Facturas > Cuentas contables.


Ejemplos