Comenzar a trabajar con Teamleader no significa necesariamente que tengas que empezar de cero. Seguramente tengas un listado de oportunidades que te gustaría poder importar a Teamleader. No importa si estas oportunidades están ganadas, perdidas, o aún en proceso, puedes importarlas todas.


Sin embargo, debes saber que el archivo (CSV o Excel) debe contener cierta información y debe tener la estructura adecuada. Te explicamos todo esto en este artículo.


Una vez el archivo tenga la estructura adecuada, puedes enviárselo a equipo de soporte junto con tu usuario y contraseña, y una persona del equipo llevará a cabo la importación en tu cuenta.


Notas


  • Por razones de seguridad, te pedimos que primero cambies tu contraseña por una temporal hasta que terminemos las gestiones.
  • A la hora de importar oportunidades, solo puedes añadir oportunidades nuevas. Es decir, no puedes modificar o sobrescribir oportunidades ya existentes. Al margen de esto, la importación de oportunidades funciona de la misma manera que la importación de CRM: las columnas del Excel se tienen que emparejar con los campos existentes en Teamleader.
  • La opción de deshacer la importación está también disponible durante unas semanas.
  • El archivo Excel o CSV solo puede contener una hoja, y cada oportunidad debe estar en una única línea. Puedes encontrar un ejemplo de importación de oportunidades al final de este tutorial.


Estructura del archivo Excel o CSV:


El archivo Excel o CSV debe tener una columna por cada campo que quieras importar (de los indicados a continuación), y una línea por cada oportunidad que desee ser importada.


a) Campos existentes en la oportunidad:


Columnas obligatorias:


  • Cliente: Es el contacto o empresa de la oportunidad. En caso de que aún no exista en Teamleader, el sistema creará el contacto o la empresa automáticamente.


  • Título: Título de la oportunidad


Columnas opcionales:

  • Responsable: Cada oportunidad debe tener un responsable, que debe ser un usuario activo de tu cuenta de Teamleader. Si tu archivo Excel no contiene esta columna, o algunas de las celdas están vacías, Teamleader pedirá durante la importación que se elija un usuario que se asignará para los campos que estén en blanco.


  • Contacto: Este es el contacto relacionado con la empresa. Este campo solo se puede rellenar si el campo 'Cliente' del punto anterior está rellenado con una empresa.


  • Fase: Esta es la fase en la que se encuentra cada una de las oportunidades. Estas fases deben coincidir con las que se hayan previamente definido en Parametrización > Oportunidades > Fases de la oportunidad.


  • Fecha en fase actual: Puedes especificar la fecha en que la oportunidad llegó a su fase actual. Recomendamos siempre utilizar el formato de fecha AAAA-MM-DD (ejemplo 2018-02-21).


  • Fuente: Esta es la fuente de la oportunidad, es decir, de dónde proviene la oportunidad (anuncio, redes sociales, evento…). Si no se conoce o es irrelevante, puedes dejarlo en blanco.


  • Probabilidad (%): Aquí se refleja la probabilidad de que la oportunidad sea aceptada. Se debe indicar un número entre 0 y 100. Para tener esta funcionalidad activada es necesario que te pongas en contacto con el equipo de soporte.


  • Motivo de rechazo: Puedes indicar un motivo resumido de rechazo, que se mostrará posteriormente en el módulo Estadísticas.


  • Motivo de rechazo (explicación): Puedes introducir una frase más larga o párrafo para explicar por qué la oportunidad fue rechazada.


  • Cantidad sin IVA: En caso de que la oportunidad no tenga un presupuesto creado, puedes asignar una cantidad general de la oportunidad. Asegúrate de que este importe esté en la misma divisa en que se haya configurado tu cuenta.


  • ID de cliente: Si en lugar de indicar el nombre de cada cliente (empresa o contacto), prefieres indicar un número de identificación de cliente, se puede hacer sin problema, pero entonces en caso de que no lo tengas ya, debes primero crear un campo personalizado para el módulo Empresas de tipo 'Texto de una sola línea' o tipo 'Número' y rellenarlo con un número para cada empresa.


  • Campos personalizados: Puedes crear durante la importación los campos personalizados que quieras, en este caso para el módulo Oportunidades. Sin embargo ten en cuenta que los campos creados durante la importación serán siempre de tipo texto de una sola línea, por lo que, si quieres que sean de otro tipo, debes crearlos antes de realizar la importación.


b) Campos en caso de que las oportunidades deban tener un presupuesto creado también:


Si no solo quieres importar oportunidades sino también importar los presupuestos de esas oportunidades, sigue leyendo. 


Nota: Los PDF como tal no se generarán automáticamente sino que tendrás que ir a cada oportunidad y generarlo tú mismo/a seleccionando el departamento y/o formato de presupuesto que quieras. Lo que se importa a Teamleader son los conceptos, precios, tipos de IVA etc...


Columnas obligatorias:


  • Nombre del artículo: Nombre del producto o servicio ofertado.


  • Precio del artículo sin IVA: Este es el precio por unidad sin IVA. Asegúrate de que este importe esté en la misma divisa en que se haya configurado tu cuenta.


  • Tipo de IVA del artículo: Este es el tipo de IVA del artículo. Ejemplos: 0, 6, 12, 21, CM (Otro Estado miembro de la UE), MC (contratista), EX (Fuera de la UE).


  • Cantidad de artículos: Se debe rellenar con el número de artículos de cada presupuesto.


Columnas opcionales:


  • Cantidad con IVA (para su verificación): Puede utilizarse para verificar los importes y es la suma de todos los artículos de tu presupuesto. Asegúrate de que este importe esté en la misma divisa en que se haya configurado tu cuenta.


  • Subtítulo de artículo: Puedes añadir un subtítulo que será añadido encima del artículo.


  • Cuenta de artículo: Puedes añadir una cuenta contable para este artículo, por ejemplo 350, 351…. Las cuentas contables deben crearse previamente en Parametrización > Facturas > Cuentas contables.


Ejemplos:


Ejemplo de Excel con oportunidades sin presupuesto


Ejemplo de de Excel con oportunidades con presupuesto


Nota: puedes utilizar estos ejemplos en Excel como plantilla para rellenar con tus propios datos. Las columnas indicadas son un mero ejemplo, tú puedes eliminar o añadir columnas según lo que necesites (ten en cuenta que las columnas obligatorias sí deben permanecer en el archivo).