Que acabes de comenzar a trabajar con Teamleader, no significa que no hayas utilizado un programa de facturación anteriormente. Por ello, es posible que te sea útil importar tus facturas anteriores a Teamleader. Y lo mejor de todo es que puedes importar tanto las que están ya pagadas, como las que no.


Sin embargo, debes saber que el archivo (CSV o Excel) debe contener cierta información y debe tener la estructura adecuada. Te explicamos todo esto en este artículo.


Una vez el archivo tenga la estructura adecuada, puedes enviárselo a equipo de soporte junto con tu usuario y contraseña, y una persona del equipo llevará a cabo la importación en tu cuenta.


Notas: 

  • Por razones de seguridad, te pedimos que primero cambies tu contraseña por una temporal hasta que terminemos las gestiones.
  • A la hora de importar facturas, solo puedes añadir facturas nuevas. Es decir, no puedes modificar o sobrescribir facturas ya existentes. Al margen de esto, la importación de facturas funciona de la misma manera que la importación de CRM: las columnas del Excel se tienen que emparejar con los campos existentes en Teamleader.
  • La opción de deshacer la importación está también disponible durante unas semanas.
  • El archivo Excel o CSV solo puede contener una hoja, y cada factura debe estar en una única línea. Puedes encontrar un ejemplo de importación de facturas al final de este tutorial.
  • Es necesario crear los años fiscales en los que se encuentren las facturas que se desean importar. Es decir, si quieres importar facturas del año 2017, tendrás primero que crear el año fiscal 2017 en Teamleader. Esto se hace en Parametrización > Facturas > Años fiscales.
  • Si quieres importar facturas de deparamentos diferentes, debes crear estos departamentos primero en Teamleader. Esto se hace en Parametrización > Información de la empresa > Departamentos > Botón +.
  • Los PDF de las facturas que se importarán tendrán todos el formato de plantilla de facturas predeterminado que exista en Parametrización > Formato de documento > Facturas. Si quieres utilizar otro formato diferente de los que tienes creados en Teamleader, debes primero fijar éste como el predeterminado. Esto se hace en en botón 'Acciones' que encontrarás cuando sigas los pasos indicados hace unos instantes.




Estructura del archivo Excel o CSV:


El archivo Excel o CSV debe tener una columna por cada campo que quieras importar (de los indicados a continuación), y una línea por cada factura que desee ser importada.


a) Campos que aparecerán en el PDF (no en la tabla de los precios):


Columnas obligatorias

  • Nombre del cliente: Es el nombre del contacto o de la empresa. Si aún no existe en Teamleader, el sistema lo creará automáticamente cuando se realice la importación.
  • Condiciones de cobro:
    • 0D/CONT/CONTANT: Contado (0 días)
    • 7, 21, 30, 7D, 21D, 30D...: Condiciones de cobro estándar (7 días, 21 días...)
    • 30DEM: 30 días antes de fin de mes (lo mismo para 60DEM y 90DEM)
    • Notas: Si añades al Excel condiciones de cobro que no existan en Teamleader de forma predeterminada (lee este artículo para más información), estos valores aparecerán correctamente en estas facturas que se están importando, pero no se añadirán automáticamente al listado de condiciones de cobro de Teamleader, sino que tendrías que añadirlos manualmente si quisieras utilizarlos en facturas posteriores.
  • Permanente: Debes indicar el número 0 o el 1. Debes indicar 0 si se trata de una factura proforma, y el número 1 si quisieras que se cree una factura ya registrada, es decir, con número de factura.
  • Número: Es el número de la factura, que sólo será obligatorio si la factura ya está registrada. Sólo se aceptan números, sin espacios ni prefijos con letras.
  • Pagado: Es el estado de la factura, es decir si está ya pagada o aún no, y debes indicar el número 0 el 1. Si la factura aún no está pagada debes indicar el número 0 y si la factura ya está pagada debes indicar el número 1.
  • Fecha: Es la fecha de la factura. El formato recomendado es AAAA-MM-DD (por ejemplo 2018-01-15).


Columnas opcionales

  • Fecha de pago: Es la fecha en que la factura se ha pagado. (El formato recomendado es AAAA-MM-DD (por ejemplo 2018-02-08).
  • Departamento: Solo tienes que rellenar esta columna si trabajas con más de un departamento, en cuyo caso debes poner el nombre del departamento en cuestión.
  • Campos personalizados: Los campos personalizados a nivel factura también se pueden rellenar con una importación. Para ello te recomendamos que los crees antes de realizar la importación.
  • ID de empresa: Si en lugar de indicar el nombre de cada cliente (empresa o contacto), prefieres indicar un número de identificación de cliente, se puede hacer sin problema, pero entonces en caso de que no lo tengas ya, debes primero crear un campo personalizado para el módulo Empresas de tipo texto de una sola línea o tipo número y rellenarlo con un número para cada empresa.
  • Número de proyecto o campo personalizado para relacionar un proyecto: Si quieres enlazar las facturas con tus proyectos, puedes también realizar esta vinculación siempre y cuando estos proyectos ya se encuentren en Teamleader. Por tanto para realizar la vinculación puedes utilizar el campo 'Número de proyecto' que Teamleader ha asignado de forma automática a esos proyectos, o puedes utilizar cualquier campo personalizado que hayas creado en el módulo Proyectos, y que sean de tipo 'Número' o 'Número de incremento automático'.


b) Campos de elementos de factura (los que se refieren a la tabla de la factura):


Columnas obligatorias

  • Nombre del artículo: Nombre del producto o servicio ofertado.
  • Precio del artículo sin IVA: Es el precio del artículo sin IVA. Asegúrate de que este importe esté en la misma divisa en que se haya configurado tu cuenta.
  • Tipo de IVA del artículo: Este es el tipo de IVA del artículo. Por ejemplo 0, 6, 12, 21, CM (Otro Estado miembro de la UE), MC (contratista), EX (Fuera de la UE).
  • Cantidad de artículos: Se debe rellenar con el número de artículos de cada factura.


Columnas opcionales

  • Cantidad con IVA (para su verificación): Puede utilizarse para verificar los importes y es la suma de todos los artículos de tu factura. Asegúrate de que este importe esté en la misma divisa en que se haya configurado tu cuenta.
  • Subtítulo de artículo: Puedes añadir un subtítulo que será añadido encima del artículo.
  • Cuenta de artículo: Puedes añadir una cuenta contable para este artículo, por ejemplo 350, 351…. Las cuentas contables deben crearse previamente en Parametrización > Facturas > Cuentas contables.


 Ejemplo Facturas


Nota: puedes utilizar este ejemplo en Excel como plantilla para rellenar con tus propios datos. Las columnas indicadas son un mero ejemplo, tú puedes eliminar o añadir columnas según lo que necesites (ten en cuenta que las columnas obligatorias sí deben permanecer en el archivo).