Si acabas de comenzar a trabajar con Teamleader, no significa que no hayas utilizado un programa de facturación anteriormente. Por ello, es posible que te sea útil importar tus facturas anteriores a Teamleader. Y lo mejor de todo es que puedes importar tanto las que están ya pagadas, como las que no.


Sin embargo, debes saber que el archivo (CSV o Excel) debe contener cierta información y debe tener la estructura adecuada. Te explicamos todo esto en este artículo.


Una vez el archivo tenga la estructura adecuada, puedes enviárselo a equipo de soporte junto con tu usuario y contraseña, y una persona del equipo llevará a cabo la importación en tu cuenta.


Notas: Por razones de seguridad, te pedimos que primero cambies tu contraseña por una temporal hasta que terminemos las gestiones.


Notas importantes:

  • A la hora de importar facturas, solo puedes añadir facturas nuevas. Es decir, no puedes modificar o sobrescribir facturas ya existentes. Al margen de esto, la importación de facturas funciona de la misma manera que la importación de CRM: las columnas del Excel se tienen que emparejar con los campos existentes en Teamleader. La opción de deshacer la importación está también disponible durante unas semanas.
  • Es necesario crear los años fiscales en los que se encuentren las facturas que se desean importar. Es decir, si quieres importar facturas del año 2017, tendrás primero que crear el año fiscal 2017 en Teamleader. Esto se hace en Parametrización > Facturas > Años fiscales.
  • Si también deseas importar las propias facturas (artículos de las facturas), todas las facturas se crearán utilizando la plantilla estándar. 
  1. Para establecer una plantilla estándar, ve a Parametrización > Formato de documento > elige la plantilla que quieres utilizar como plantilla estándar. 
  2. Luego, haz clic en "Configurar como formato predeterminado de presupuestos".


Configurar como formato predeterminando de facturas



Importar el archivo


a) Campos que aparecerán en el PDF (no en la tabla de los precios):


Columnas obligatorias

  • Nombre del cliente: Es el nombre del contacto o de la empresa. Si aún no existe en Teamleader, el sistema lo creará automáticamente cuando se realice la importación.
  • Condiciones de cobro:
    • 0D/CONT/CONTANT: Contado (0 días)
    • 7, 21, 30, 7D, 21D, 30D...: Condiciones de cobro estándar (7 días, 21 días...)
    • 30DEM: 30 días antes de fin de mes (lo mismo para 60DEM y 90DEM)
    • Notas: Si añades al Excel condiciones de cobro que no existan en Teamleader de forma predeterminada (lee este artículo para más información), estos valores aparecerán correctamente en estas facturas que se están importando, pero no se añadirán automáticamente al listado de condiciones de cobro.
  • Permanente: Debes indicar el número 0 o el 1. Debes indicar 0 si se trata de una factura proforma, y el número 1 si quisieras que se cree una factura ya registrada.
  • Número: Es el número de la factura, que solamente será obligatorio si la factura ya está registrada. Solamente se aceptan números, sin espacios ni prefijos con letras.
  • Pagado: Es el estado de la factura, es decir si está ya pagada o aún no, y debes indicar el número 0 el 1. Si la factura aún no está pagada debes indicar el número 0 y si la factura ya está pagada debes indicar el número 1.
  • Fecha: Es la fecha de la factura. El formato recomendado es AAAA-MM-DD (por ejemplo 2018-01-15).


Columnas opcionales

  • Fecha de pago: Es la fecha en que la factura se ha pagado. (El formato recomendado es AAAA-MM-DD (por ejemplo 2018-02-08).
  • Campos personalizados: Los campos personalizados a nivel factura también se pueden rellenar con una importación. Para ello te recomendamos que los crees antes de realizar la importación.
  • ID de empresa: Si en lugar de indicar el nombre de cada cliente (empresa o contacto), prefieres indicar un número de identificación de cliente, se puede hacer sin problema, pero entonces en caso de que no lo tengas ya, debes primero crear un campo personalizado para el módulo Empresas de tipo texto de una sola línea o tipo número y rellenarlo con un número para cada empresa.
  • Número de proyecto o campo personalizado para relacionar un proyecto: Si quieres enlazar las facturas con tus proyectos.


b) Campos de elementos de factura (los que se refieren a la tabla de la factura):


En el archivo CSV/Excel, debe haber una línea para cada producto de la factura, la información anterior debe ser completada para cada línea. Un archivo de ejemplo se puede encontrar al final de este artículo.


Columnas obligatorias

  • Nombre del artículo: Nombre del producto o servicio ofertado.
  • Precio del artículo sin IVA: Es el precio del artículo sin IVA. Asegúrate de que este importe esté en la misma divisa en que se haya configurado tu cuenta.
  • Tipo de IVA del artículo: Este es el tipo de IVA del artículo. Por ejemplo 0, 6, 12, 21, CM (Otro Estado miembro de la UE), MC (contratista), EX (Fuera de la UE). Si has creado un tipo de IVA tú mismo, necesitas utilizar el código que hayas especificado en Parametrización > Facturas.
  • Cantidad de artículos: Se debe rellenar con el número de artículos de cada factura.


Columnas opcionales

  • Cantidad con IVA (para su verificación): Puede utilizarse para verificar los importes y es la suma de todos los artículos de tu factura. Asegúrate de que este importe esté en la misma divisa en que se haya configurado tu cuenta.
  • Subtítulo de artículo: Puedes añadir un subtítulo que será añadido encima del artículo.
  • Cuenta de artículo: Puedes añadir una cuenta contable para este artículo, por ejemplo 350, 351…. Las cuentas contables deben crearse previamente en Parametrización > Facturas > Cuentas contables.