Antes de comenzar a realizar una importación, definitivamente debes verificar los valores que se permiten a la hora de realizarla. Una vez tengas claro estos dos pasos, si tu archivo Excel tiene un aspecto algo diferente y necesitas adaptarlo, puedes seguir leyendo ya que aquí te explicaremos algunos truquillos para no tener que corregir los campos uno a uno.


Al final del artículo encontrarás dos archivos: 


  • Uno de un ejemplo de un Excel incorrecto y con columnas no aptas para la importación
  • Otro con las columnas finalmente corregidas, mediante las fórmulas y trucos que explicamos a continuación



A continuación, explicaremos cómo ajustar la mayoría de las columnas en tu archivo de importación, pero ten en cuenta que necesitarás solamente estas tres fórmulas para hacerlo:

  • Fórmula 'Texto a columnas'
  • Ordenar y filtrar/Buscar y seleccionar
  • Combinar fórmula de texto


Fórmula de texto a columnas:


Si tu archivo Excel tiene en una misma columna varios valores que deben ir en columnas separadas, esta es tu fórmula. Por tanto esta fórmula puede aplicarse para ajustar columnas con direcciones postales, direcciones de email, números de teléfono, contactos relacionados (o todas las demás columnas con múltiples valores).



1. Inserta a la derecha tantas columnas nuevas como el número máximo de direcciones de email/teléfonos/contactos relacionados... que tengas en la misma celda. A continuación selecciona esta columna haciendo clic en la letra de la columna > Dirígete a Datos > Selecciona la opción Texto a columnas:




2. Elige la opción Delimitado.


3. Haz clic en Siguiente > Elige tu símbolo delimitador en la lista (por ejemplo, coma, punto y coma, etc.) o escribe el símbolo delimitador junto a Otro.





4. Haz clic en Siguiente para continuar > Elige la opción General en el campo 'Formato de datos'.





5. Haz clic en Finalizar. ¡Y listo!



Notas:



  • Si no tienes en tu Excel valores numéricos ni fechas, en el paso 4, puedes utilizar la opción Texto en el campo 'Formato de datos'.
  • Repite esta opción para cada una de las columnas en que tengas datos juntos que quieras separar.



Ordenar y filtrar/Buscar y seleccionar:


Si tienes una columna en la que debes hacer algún cambio general, por ejemplo has escrito el país como España, en lugar de utilizar su código ISO (ES), no hace falta que vayas cambiando cada celda una a una a mano, sino que puedes utilizar esta fórmula. Por tanto esta fórmula puede aplicarse a columnas con países, idiomas, condiciones de pago, sectores (o todas las demás columnas en las que se deban reemplazar valores).


1. Selecciona la columna con el país, haciendo clic en la letra de la columna.


2. Haz clic en Ordenar y filtrar y selecciona Filtrar:





3. Verás un botón desplegable en la columna que seleccionaste, haz clic en él para ver una lista de todos los distintos países en la columna. Así sabrás qué valores son los que tienes que reemplazar en bloque.

4. Para reemplazar una palabra por otra diferente (por ejemplo el país España por su código ISO de 2 letras que es ES, debes utilizar Buscar y seleccionar.

5. Haz clic en Buscar y seleccionar y elige Reemplazar:



6. Introduce uno de los nombres que quieras reemplazar en el campo 'Buscar que', e introduce el valor correspondiente (en este caso ES), en el campo 'Reemplazar con' y, a continuación, haz clic en Reemplazar todos:




7. Repite el paso 6 para cada país o valor que quieras reemplazar.



Combinar los valores de dos o más columnas en una única columna:


Si resulta que tienes cierta información en dos o más columnas pero necesitas que estén en la misma columna (por ejemplo Etiquetas, Campos personalizados de selección múltiple etc...) esta es tu fórmula.


1. Inserta una columna nueva a la derecha de las columnas que quieres unificar.


2. Introduce el símbolo igual (=) en la primera celda de tu columna nueva, selecciona la primera celda de la primera columna de etiqueta, escribe la cadena &“,”& tal y como se muestra en el dibujo inferior. A continuación, selecciona la segunda celda de la segunda columna y presiona 'Intro' para confirmar.



 



3. Para aplicar la fórmula a toda la columna, selecciona la celda que tiene la fórmula, pon el ratón en la esquina inferior derecha de la celda hasta que veas un símbolo + negro:




4. Haz clic en el símbolo + y arrástralo hacia abajo con el ratón. Tu columna se rellenará automáticamente con las combinaciones de las celdas para que no tengas que ir una a una: