Muchas empresas de servicios ofrecen realizar trabajos y son pagadas por ello. Es inevitable entonces que deban llevar un registro de las horas trabajadas y las facturas que surgen a raíz de estos servicios. 


Por ejemplo: Estableces un precio por hora por cada empleado y una vez se haya terminado el servicio, se crea una factura por las horas que cada empleado haya invertido. Este concepto es sencillo de entender pero en muchos casos se pueden realizar varias interpretaciones de este proceso. Y en Teamleader lo sabemos.


A continuación explicaremos cómo puedes utilizar los precios por hora en Teamleader. Hay dos formas de hacer esto:


1. Seleccionando un precio por hora para todos tus clientes (basado en 3 opciones diferentes).

2. Seleccionando diferentes precios por hora para cada cliente o proyecto.


1. Precio por hora para todos los clientes:


Primero debes pensar cómo quieres que este precio por hora sea determinado. Hay tres opciones disponibles:


A. Precio por hora por usuario

B. Precio por hora por tipo de tarea

C. Precio por hora fijo


A. Precio por hora por usuario:

Puedes fijar un precio por hora por usuario dentro de tu organización. Esto sirve, por ejemplo, para distinguir aquellos empleados que tienen un perfil más junior de los que tienen más experiencia.


Ejemplo:

Pedro trabaja por 80€/hora.

Víctor trabaja por 100€/hora.


Ambos son diseñadores y cada uno de ellos ha trabajado durante 5 horas. Como es de esperar, tú quieres facturar a tu cliente el tiempo que tus empleados han trabajado. La factura, por tanto, se creará utilizando dos líneas de descripción diferentes:


Descripción
Precio IVA no incluido
Cantidad
Subtotal
Diseño empleado A
80
5
400
Diseño empleado B
100
5
500


Para asignar en Teamleader el precio por hora de cada usuario debes ir a Parametrización > RRHH > Usuarios > Lapicero al lado de cada usuario. 


B. Precio por hora por tipo de tarea:

Otra de las opciones disponibles es que decidas facturar a tus clientes no por el tiempo trabajado, sino por el tipo de tarea realizada. Esto te va a permitir facturar una tarea sobre, por ejemplo, desarrollo, a un precio superior, que si la tarea realizada fuera, por ejemplo, un simple análisis.


Ejemplo:

Una tarea de análisis tiene un precio de 65€/hora.

Una tarea de desarrollo tiene un precio de 85€/hora.


Digamos que se han invertido 10 horas en realizar el análisis, y 5 horas en el desarrollo. La factura resultante de ello se creará nuevamente utilizando dos líneas de descripción diferentes:



Descripción
Precio IVA no incluido
Cantidad
Subtotal
Análisis
65
10
650
Desarrollo
85
5
425


Para asignar en Teamleader el precio por hora por tipo de tarea debes ir a Parametrización > Agenda. Aquí puedes crear un nuevo tipo de tarea, o editar uno ya existente, y definir el coste por hora.


C. Precio por hora fijo:

Finalmente, puede también suceder que tu organización tenga unas tarifas fijas, sin importar la tarea que se desarrolle o el empleado que haga el trabajo.


Ejemplo:


Tu organización tiene un precio fijo de 90€/hora. 


Digamos que se han invertido 10 horas en realizar el análisis y 5 horas en el desarrollo. La factura se creará, una vez más, utilizando dos líneas de descripción diferentes:

Descripción
Precio IVA no incluido
Cantidad
Subtotal
Análisis
90
10
900
Desarrollo
90
5
450


En Teamleader puedes asignar un precio fijo por hora a un cliente y/o proyecto: 

  • Para asignarlo a un cliente debes ir a su ficha en CRM > Empresas o Contactos > Flecha descendente al lado de 'Información de la empresa' > Preferencias de facturación.
  • Para asignarlo a un proyecto debes ir a la ficha del proyecto > Flecha descendente al lado de 'Proyecto x' > Preferencias de facturación.


2. Diferentes precios por hora para cada cliente o proyecto:


Puedes establecer un precio por hora predeterminado para tu empresa en Parametrización > Facturas > Preferencias > Tasa horaria establecida por defecto.


Sin embargo, puede ocurrir que tu organización decida desviarse del método estándar seleccionado y establecer un precio diferente para un cliente o proyecto concretos. Teamleader ha pensado en esto, y ha creado determinadas excepciones:


A. A nivel cliente

B. A nivel proyecto

C. Cambio del tipo de precio por hora


A. A nivel cliente:

A nivel cliente puedes establecer que los clientes sean facturados acorde a cualquiera de los tres principios que hemos comentado anteriormente: precio por usuario, precio por tipo de tarea o precio fijo por hora. De esta forma para el resto de clientes se utilizará la regla de facturación indicada en Parametrización, pero para este cliente en concreto se utilizará la tarifa que expresamente hayas seleccionado.


Para ello, dirígete a un contacto o empresa > haz clic en la flecha descendente al lado de ‘Información del contacto’, o ‘Información de la empresa’ > Preferencias de facturación. Una vez hagas clic, se abrirá la ventana siguiente:






Como puedes ver, a nivel cliente se muestran tres opciones:


1. Precio por usuario: Cuando se genere la factura, se utilizará el precio por usuario que previamente se ha fijado, y este precio no se puede alterar individualmente.


2. Precio por tipo de tarea: Cuando se genere la factura, se utilizará el precio por tipo de tarea que previamente se haya fijado. Este será el precio asignado en Parametrización > Planificación > Tipos de tarea, y no se puede alterar individualmente.


3. Precio fijo por hora: Este valor sí puede ser alterado con posterioridad. Si llegado un punto decides cambiar este precio fijo, el sistema siempre te preguntará si el tiempo registrado aún no facturado también debe actualizarse a la nueva tarifa.

Puedes también elegir que se actualice sólo a partir de una fecha en concreto. Esto es muy útil si realizas un ajuste en el precio, por ejemplo, al comienzo de un nuevo año fiscal o natural.



B. A nivel proyecto:

A nivel proyecto también puedes definir si quieres que los proyectos sean facturados acorde al precio por usuario, precio por tipo de tarea o precio fijo por hora.


Sin embargo, también hay excepciones adicionales:

1. Decides utilizar un precio por hora por usuario, pero este precio por hora establecido finalmente se desvía para un proyecto específico.

Ejemplo: Pablo normalmente trabaja por 80€/hora, sin embargo, para un proyecto en concreto su tarifa será 85€/hora. Puedes ajustar este precio en el propio proyecto, en el apartado ‘Compañeros de trabajo’, haciendo clic sobre el símbolo del lápiz.


2. El precio por hora por usuario cambia en el transcurso de un proyecto.

Ejemplo: Pablo trabaja por 85€/hora en un proyecto determinado. Sin embargo, esta tarifa cambia a 90€/hora a partir del 1 de enero, como consecuencia de un ajuste de la tasa de inflación.


A partir de esa fecha, todo el trabajo realizado por Pablo dentro de ese proyecto, se facturará a 90€/hora. Debes por tanto hacer clic en el lápiz en el apartado ‘Compañeros de trabajo’ y cambiar esta tarifa. En el momento de hacerlo, el sistema te preguntará qué quieres hacer con el trabajo que aún no se ha facturado.

Es decir, en otras palabras, si quieres que todo el trabajo anterior al 1 de enero también se ajuste al precio actual, o sólo a partir de la fecha indicada.


3. Decides utilizar un precio por hora fijo y éste cambia en el transcurso de un proyecto.

Ejemplo: Supongamos que normalmente facturas todo el trabajo realizado en el proyecto B a 100€/hora. Sin embargo, debido a que el proyecto es más complejo de lo esperado, acuerdas con el cliente facturar todo lo pendiente a 110€/hora.


En este caso puedes fijar el nuevo precio e indicar al sistema que todo el trabajo del pasado que aún no haya sido facturado, pueda ser ajustado al nuevo precio. Puedes hacer esto en la propia ficha del proyecto > flecha descendente al lado de 'Proyecto x' > Preferencias de facturación.



C. Cambio del tipo de precio por hora:

Supongamos que has cambiado el tipo de precio por hora para un cliente o proyecto. Por ejemplo, has hecho un cambio de precio por usuario a precio por hora fijo. El sistema en este caso también te preguntará si quieres que el tiempo no facturado del pasado se ajuste al nuevo precio de forma inmediata, o si sólo quieres actualizarlo a partir de una fecha específica.