Los campos personalizados ofrecen una forma de personalizar Teamleader. Por defecto todas las cuentas de Teamleader cuentan con una serie de campos predeterminados, sin embargo sabemos que cada negocio es diferente y que cada empresa necesita meter un tipo diferente de información. Por ello hemos creado la posibilidad de crear campos personalizados, de esta manera puedes implementar tú mismo tu propia forma de trabajar en Teamleader.


Si quieres saber cómo crear estos campos personalizados, haz clic aquí.


Antes de empezar a crear campos, te recomendamos que agrupes toda la información urgente que necesitas, y que pienses en qué módulos específicamente quieres que estén. Por ejemplo, no tiene mucho sentido crear todos los campos personalizados posibles en el módulo CRM, simplemente porque quieras tener toda la información en la empresa o el contacto. Si introduces demasiada información en un mismo módulo, sólo dificultarás el poder tener una vista general de tus clientes, y no aprovecharás al máximo la razón por la cual existen campos personalizados. Además de estudiar cuál es la información estrictamente necesaria, tienes que saber que por cada campo personalizado que crees, puedas crear un filtro relacionado. Esto es lo que realmente hace que sea interesante seguir leyendo este tutorial.


Para crear un campo personalizado, dirígete a Parametrización > Campos personalizados > Botón +.


A continuación, tendrás que rellenar varios valores:



1. Nombre:


Nombre: Da un nombre a tu campo personalizado, que sea fácilmente reconocible por ti y tus compañeros. En cualquier caso siempre puedes cambiar el nombre de nuevo en Parametrización > Campos personalizados > Lapicero al lado del campo personalizado.



2. Tipo:


Tipo: El tipo de un campo personalizado es esencial, y no puede ser cambiado una vez se guarden los cambios. Por ello, es importante que pienses concienzudamente lo que quieres conseguir con este campo personalizado. Además, el tipo de campo influirá en las opciones para filtrar.



Texto de una sola línea:

  • Si eliges este tipo se creará un campo vacío para que lo completes con la información que quieras.



Texto multilínea:

  • Si eliges este tipo se creará un apartado en blanco, que te permitirá añadir información extensa. Este tipo de campo solo se puede crear en el módulo CRM, es decir en contactos o empresas.
  • No se pueden crear filtros por este tipo de campo personalizado.
  • Así es como aparece:




Selección individual:

  • Si eliges este tipo se creará un menú desplegable con todas las opciones que hayas introducido.
  • Puedes introducir estas opciones cuando estés creando el campo, o después, si decides editarlo.
  • Sólo se puede seleccionar una opción.
  • Cuando estés completando información en el campo, al final del desplegable te aparecerá la opción ‘Otro’ para que añadas una nueva opción de forma inmediata.


Selección múltiple:

  • Si eliges este tipo se creará un menú desplegable con todas las opciones que hayas introducido.
  • Puedes introducir estas opciones cuando estés creando el campo, o después, si decides editarlo.
  • Puedes elegir varias opciones a la vez.


Fecha:

  • Cuando rellenes un campo personalizado de este tipo, se abrirá un calendario para que puedas seleccionar fácilmente la fecha.


Dinero:

  • Este tipo de campo personalizado te permite introducir un valor monetario. Se utilizará la divisa que esté configurada en tu cuenta.



Número entero:

  • Con esta opción se crea un campo vacío, en el que solo puedes introducir números enteros.


Número:

  • Aquí puedes introducir cualquier número. No tiene por qué ser un número entero, sino que también puede contener comas.


Campo de incremento automático:

  • Este tipo de campo te permite introducir un número de entrada (tiene que ser un número natural). El siguiente producto, cliente… que crees, recibirá el número inmediatamente siguiente, y así sucesivamente. Un ejemplo típico es el de número de cliente. Primero crea un campo personalizado a nivel empresa e introduce el número por el que quieres que la serie comience. A partir de ese momento, cada empresa nueva que crees, recibirá un número siguiente al anterior.


Sí/No:

  • Se creará una pestaña que puedes deslizar para marcar Sí o No. Por defecto ésta siempre aparecerá en No, y tendrá que ser marcada como Sí cuando corresponda.


Dirección de email:

  • Este tipo de campo te permite introducir una dirección de email, en la que posteriomente podrás hacer clic para enviar un email desde Teamleader. Cuando hagas clic te aparecerá una ventana emergente donde puedes introducir el contenido del mismo.


Número de teléfono:

  • Este tipo de campo te permite introducir un número de teléfono, en el que posteriomente podrás hacer clic para realizar una llamada real, en caso de que trabajes ya con nuestro servicio de Voz IP. Para saber más sobre este servicio haz clic aquí


URL:


  • Con este tipo de campo puedes introducir un enlace o URL, en el que posteriormente podrás hacer clic para ir a la página introducida.


Empresa:

  • Se creará un campo en blanco, para que, al comenzar a escribir el nombre de una empresa, Teamleader la busque en la base de datos del CRM.


Contacto:

  • Se creará un campo en blanco, para que, al comenzar a escribir el nombre de un contacto, Teamleader lo busque en la base de datos del CRM.


Producto:

  • Se creará un campo en blanco, para que, al comenzar a escribir el nombre de un producto, Teamleader lo busque en la base de datos del CRM.


Usuario:

  • Con este campo podrás obtener un desplegable con todos los usuarios activos de Teamleader.



3. Para:


Todos estos tipos de campos personalizados explicados anteriormente se pueden crear en los siguientes módulos:


Contacto:

  • Puedes añadir información extra en tu CRM. Mucha gente decide, por ejemplo, añadir un campo personalizado para introducir una segunda dirección de email o teléfono, o para indicar si se le va a enviar o no una tarjeta navideña.
  • También puedes rellenar estos campos cuando vayas a hacer la importación de tus contactos. Para ello, te recomendamos que los crees por adelantado. Para más información sobre cómo importar contactos, haz clic aquí.
  • Puedes también sincronizar estos campos personalizados con Mailchimp o Campaign Monitor para utilizarlos en tus campañas de mailing masivo.


Empresa:

  • Puedes añadir información extra a tu CRM. Muchos clientes añaden las diferentes verticales con las que operan, o indican cómo entraron en contacto con la empresa.
  • También puedes rellenar estos campos cuando vayas a hacer la importación de tus empresas. Para ello, te recomendamos que los crees por adelantado. Para más información sobre cómo importar empresas, haz clic aquí
  • Puedes también sincronizar estos campos personalizados con Mailchimp o Campaign Monitor para utilizarlos en tus campañas de mailing masivo.


Producto:

  • Puedes utilizar campos personalizados para añadir información adicional. Como ejemplo, se utilizan a menudo campos personalizados para añadir descripciones de producto en idiomas diferentes.


Projecto:

  • También puedes añadir información adicional a tus proyectos. Estos campos personalizados se añadirán automáticamente a la sección ‘observaciones’ de tus facturas, si decides crear una factura a partir de un proyecto. Si no te interesa, podemos desactivar esta opción en tu cuenta. Para ello, ponte en contacto con el equipo de soporte y ellos lo harán encantados/as.


Hito:

  • Puedes elegir añadir información extra a un hito. Aunque debes tener en cuenta que debe ser información específica sobre un hito en concreto, y no sobre el proyecto en general.


Partes en proyectos:

  • Si decides añadir compañeros de trabajo o terceras personas a un proyecto, puedes fácilmente seleccionar su posición dentro del mismo. Si quisieras además añadir más información al respecto, puedes hacerlo con un campo personalizado.


Oportunidad:

  • Si quieres hacer un uso extensivo de las estadísticas sobre oportunidades (Estadísticas > Oportunidades), es posible que quieras crear filtros a nivel oportunidad, para que a su vez puedas segmentarlos. Para ello, necesitas tener claro lo que quieres filtrar, y qué información adicional quieres añadir a nivel oportunidad.
  • Los campos personalizados a nivel oportunidad se pueden utilizar también como limitadores a la hora de crear un objetivo (en estadísticas), pero sólo en el caso de que los campos personalizados sean de tipo ‘Selección individual’ y ‘Selección múltiple’. Si quieres descubrir cómo crear objetivos, haz clic aquí. 


Factura:

  • Puedes añadir también información a tus facturas, si por ejemplo, quisieras añadir tu propia numeración contable.
  • Los campos personalizados a nivel factura también se pueden utilizar para añadir un número de transacción bancaria a tu factura. ¿Quieres saber cómo? Haz clic aquí (actualmente esta guía solo está disponible en inglés).


Suscripción:

  • Puedes también añadir información extra a tus suscripciones. Por ejemplo, mucha gente decide crear un campo personalizado de selección individual, donde se incluya un listado de todos los tipos de suscripciones que ofrece.


Informe de reunión:

  • Una vez se ha finalizado una reunión, puedes elegir crear un informe de reunión, para añadir información adicional. Puedes entonces añadir campos personalizados para indicar si la reunión ha sido o no positiva, o si se necesita llevar a cabo acciones posteriores y quién las tiene que realizar.


Reunión:

  • La reunión en si también se puede personalizar. Puedes, por ejemplo, añadir el nombre del cliente en la primera ventana que se abre, y no posteriormente, como está creado por defecto.


Tarea pendiente:

  • ¿Quieres añadir información extra a tus tareas? No dudes en crear campos personalizados para ello.


Llamada:

  • Además de poder añadir campos personalizados a tus tareas y reuniones, también puedes añadir la información que quieras a las llamadas. Podrás entonces filtrar llamadas según esta información en el módulo planificación, o exportar la información que necesites.


Incidencia:

  • Un campo personalizado a nivel incidencia puede ayudarte a mantener una visión general de los tipos de incidencias que tu empresa tiene. Si filtras por este tipo de campo, verás, por tanto, cuántas incidencias de cada tipo hay, o lo que es lo mismo, qué tipo de incidencia es la más habitual.


Pedidos:

  • Ten en cuenta que los pedidos no están por defecto activados en Teamleader. Si quieres que los activemos en tu cuenta, ponte en contacto con el equipo de soporte y lo harán encantados/as.
  • Esta opción es generalmente utilizada para añadir información extra sobre tus proveedores.


Orden de trabajo:

  • Las órdenes de trabajo tampoco están por defecto activadas en Teamleader, pero si quieres que los activemos en tu cuenta, ponte en contacto con el equipo de soporte y lo harán encantados/as.
  • Como cada proceso es diferente, puedes crear campos personalizados a nivel órden de trabajo, para incluír toda la información crucial de tu empresa.


4. Opciones avanzadas:


Haciendo clic en la opción ‘opciones avanzadas’, puedes ver diferentes valores dependiendo del tipo de campo que selecciones.


Grupo: 


Esta opción está siempre disponible. La idea de meter los campos personalizados en grupos, es crear un orden más visual. Si creas varios campos personalizados que están relacionados unos con otros, puedes crear un grupo que los recoja bajo un mismo título. Lo bueno es que puedes nombrar los diferentes títulos como quieras, según sean tus procesos. Quedaría similar a la imagen que te mostramos a continuación:






Campo necesario:


Puedes marcar los campos personalizados que quieras como obligatorios, lo que quiere decir que esos campos deben completarse, o de lo contrario el sistema no dejará que el contacto, la empresa o la oportunidad se guarden (dependiendo de dónde hayas creado este campo necesario).



Se puede realizar búsqueda:


Esto quiere decir que puedes buscar el contenido de este campo personalizado en el buscador que aparece en la vista general de cada módulo. Esta opción está limitada a 3 campos personalizados, es decir, solo puedes elegir 3 campos personalizados que puedan ser buscados.


Por ello, es importante que definas bien qué contenido es más importante que otro, y cuál necesita por tanto ser buscado más frecuentemente. Por supuesto, puedes crear filtros para absolutamente todos los campos personalizados que crees, por lo que, aunque algunos campos no puedan ser buscados, a través de un filtro siempre puedes encontrarlos.