Un proyecto básicamente te ayuda a dividir la carga de trabajo. En práctica, se trata del conjunto tareas y acciones que debes realizar para prestar tus servicios, basados o no según el caso, en una oportunidad. En este artículo hablaremos sobre cómo puedes estructurar un proyecto.

La primera pregunta que necesitas hacerte es: ¿cómo quieres facturar tu proyecto? La respuesta es importante, pues tiene el potencial del influenciar la estructura del proyecto en su totalidad. 

Ejemplo de estructura de proyecto:

Vamos a empezar a darle forma a nuestro proyecto. Primero, ten en cuenta que el concepto de grupo dentro del proyecto, no hace referencia a una tarea o reunión específica, pues se trata más bien de un grupo global de pasos a seguir dentro del proyecto. Por ejemplo, los grupos para construir una casa podrían ser:

• Encontrar un terreno para construir
• Contratar un arquitecto
• Conseguir una hipoteca
• Pedir permiso al ayuntamiento
• Construir la casa
• Mudarse

Sabemos que construir una casa en la vida real es mucho más difícil, pero para nuestro ejemplo, estos pasos serán suficientes para explicar con claridad la idea.

Dentro de cada uno de esos grupos, será necesario realizar varias tareas y reuniones. Por ejemplo: con el fin de encontrar un terreno de construcción, primero hay que investigar, buscar en internet, establecer reuniones para comprobar las diferentes ofertas, establecer reuniones con un asesor legal, etc. Estas serían todas las tareas y reuniones incluidas dentro del primer grupo.

Sin embargo, también se puede estructurar el proyecto de una manera diferente. Imagina que quieres tener tu casa construida dentro de 12 meses. Eso también te da la oportunidad de establecer una estructura basada en los meses, por lo que a cada grupo correspondería un mes.

• Enero
• Febrero
• Marzo
• Etc.

Podrías entonces decir que quieres comprar el terreno de la construcción y contactar con un arquitecto en el mes de enero. Por lo tanto, necesitas crear reuniones con las diferentes agencias para comprar el terreno, y hablar con el arquitecto. Estas podrían ser tareas y reuniones dentro del grupo "enero".

Ahora bien, como mencionamos al principio, primero debemos determinar cómo vamos a facturar nuestro proyecto. Si deseas enviar facturas mensualmente, deberás configurar los grupos en consecuencia, uno para cada mes. Si quieres facturar diferentes pasos de tus proyectos, por ejemplo "comprar un terreno", "contratar a un arquitecto", entonces deberías crear grupos que se correspondan con cada uno de esos pasos. Haz clic aquí para obtener más información sobre cómo facturar un proyecto.

Básicamente, los grupos te ayudan a mantener una visión general de lo que tiene que ocurrir y cuándo. Haz clic aquí si quieres saber más sobre la división del trabajo en los proyectos.

La organización del proyecto y su estructura son aspectos variables entre una empresa y otra, por lo que resulta indispensable tener clara la metodología de trabajo que desea aplicarse, antes de empezar a crear los proyectos.  Por supuesto, también es posible utilizar diferentes estructuras para diferentes proyectos. Si necesitas asesoramiento, puedes ponerte en contacto con nosotros para que podamos comprobar juntos si estás en el camino correcto.

Cuando encuentres las estructuras más convenientes para tu flujo de trabajo, puedes duplicar los proyectos y replicar fácilmente la estructura que te interesa usar según el caso. De esta manera ahorrarás tiempo. 

Después de haber sentado las bases del proyecto, estableciendo los grupos, notarás que es mucho más fácil trabajar en equipo. Veamos cómo se puede cooperar mediante la funcionalidad de proyectos. En cada proyecto, la mayoría de las veces hay una persona que toma las decisiones (responsable) y varias personas que contribuyen (participantes). Teamleader Focus te ofrece la opción de conceder diferentes derechos a los compañeros en función del rol que cubren en el proyecto.

En un proyecto, el presupuesto gastado muestra el presupuesto que tienen los clientes para llevar a cabo dicho proyecto y cuántas horas facturables ya se han consumido. Gestionar el presupuesto de los proyectos te permite llevar un control de lo que va sucediendo con el presupuesto que tu cliente y tú habéis acordado para llevar a cabo un proyecto en concreto. Si se van asignando recursos al proyecto y se va estimando el tiempo invertido en tareas o reuniones facturables, podrás llegar a ver si en algún momento te sales del presupuesto. 

Cada proyecto, permite la visualización del propio margen, ofreciendo una visión general de los costes en los que has incurrido en relación con los ingresos del proyecto.

Haz clic en la siguiente guía para pasar a la siguiente parte del proyecto: Primeros pasos: ¿Cómo se añade trabajo y costes externos a un proyecto?