Un proyecto básicamente te ayuda a dividir la carga de trabajo. Son todas las tareas y acciones que deben realizarse para prestar tus servicios, ya se basen en una oportunidad o no. En Teamleader estos pasos o acciones que hay que realizar se llaman fases. Hay por supuesto, diferentes maneras de establecer la distribución de fases.


La primera pregunta que necesitas hacerte es ¿cómo quieres facturar tu proyecto? Esto influye en la estructura del proyecto. En Teamleader, puedes crear fácilmente facturas basadas en fases, por lo que recomendamos que tengas claras las preferencias de facturación antes de que configures la estructura de tu proyecto.


Ejemplo de estructura de proyecto:

Vamos a empezar con la construcción de nuestro proyecto. Primero, ten en cuenta que una fase no es una sola tarea o una sola reunión, es más bien un grupo general de pasos dentro de tu proyecto. Por ejemplo, las fases para construir una casa podrían ser:

  • Encontrar un terreno para construir
  • Contratar un arquitecto
  • Conseguir una hipoteca
  • Pedir permiso al ayuntamiento
  • Construir la casa
  • Mudarse

Sabemos que construir una casa en la vida real es mucho más difícil, pero para nuestro ejemplo, estos pasos serán suficientes.

Dentro de estas fases, es necesario realizar varias tareas y reuniones. Con el fin de encontrar un terreno de construcción, primero hay que investigar, buscar en internet, establecer reuniones para comprobar las diferentes ofertas, establecer reuniones con un asesor legal, etc. Estas serían todas las tareas y reuniones dentro de la primera fase.


Sin embargo, también se puede estructurar el proyecto de una manera diferente. Imagina que quieres tener tu casa construida dentro de 12 meses. Eso también te da la oportunidad de establecer una estructura basada en los meses. Y cada fase sería un mes.

  • Enero
  • Febrero
  • Marzo
  • Etc.

Podrías entonces decir que quieres comprobar el terreno de la construcción y contactar con un arquitecto en el mes de enero. Por lo tanto, necesitas crear reuniones con las diferentes agencias para comprobar el terreno, y también con el arquitecto. Estas podrían ser tareas y reuniones dentro de la fase "enero".


Pero necesitamos volver a la pregunta básica del principio, debemos decidir cómo queremos facturar nuestro proyecto. Como ya mencionábamos antes, puedes crear fácilmente facturas basadas en fases. Por lo tanto, en caso de que quieras facturar mensualmente, debes configurar una fase por mes. En caso de que quieras facturar los diferentes pasos de tu proyecto, tales como "Encontrar terreno de construcción" y "Contratación de un arquitecto", debes hacerlo como la primera estructura que hemos visto. Para más información sobre la facturación puedes leer esta guía.


En general, las fases te ayudan a mantener una visión general de cuándo debe suceder cada tarea o reunión. Haz clic aquí si quieres saber más sobre la división de trabajo en proyectos. Merece la pena no solo considerar las diferentes posibilidades de estructuración, sino también opciones tales como hacer las fases dependientes entre sí.


Esto es algo muy específico para cada empresa y por lo tanto necesita ser pensado internamente antes de empezar a crear proyectos en Teamleader. Por supuesto, también es posible utilizar diferentes estructuras para diferentes proyectos. Si necesitas asesoramiento, puedes ponerte en contacto con nosotros para que podamos comprobar juntos si estás en el camino correcto.


Cuando encuentres las estructuras que mejor te funcionen, puedes trabajar con plantillas de proyectos, por lo que si planeas construir otra casa, no tendrás que crear las fases y las tareas enlazadas una y otra vez.


Después de haber sentado las bases estableciendo las fases, probablemente te darás cuenta de que trabajar en equipo ayuda. Así que vamos a comprobar cómo funciona la colaboración. En un proyecto, normalmente hay una persona que toma las decisiones y varios colaboradores. En Teamleader, tienes la opción de otorgar diferentes derechos a los participantes basados en su función. Incluso tienes la opción de conceder a tus clientes acceso externo a un proyecto. De esta manera, no es necesario programar reuniones de más y el cliente siempre está actualizado a través de la nube.


En un proyecto, el apartado de presupuesto gastado muestra el presupuesto que tienen los clientes para llevar a cabo dicho proyecto y cuántas horas facturables ya se han consumido. Gestionar el presupuesto de los proyectos te permite llevar un control de lo que va sucediendo con el presupuesto que tu cliente y tú habéis acordado para llevar a cabo un proyecto en concreto. Si se van asignando recursos al proyecto y se va estimando el tiempo invertido en tareas o reuniones facturables, podrás llegar a ver si en algún momento te sales del presupuesto. 

 

Cada proyecto también muestra el beneficio conseguido, ofreciendo una vista general de los costes en los que has incurrido y de los ingresos obtenidos. Puedes leer más aquí sobre el beneficio de los proyectos.


Haz clic en la siguiente guía para pasar a la siguiente parte del proyecto: Primeros pasos: ¿Cómo se añade trabajo y costes externos a un proyecto?