¿Estás a menudo ocupado/a con llamadas telefónicas, y cansado/a de tener que coger el teléfono y marcar el número? ¿Estás cansado/a de tomar notas con una mano y de mirar a la pantalla de tu ordenador a la vez? ¿Estás pagando demasiado por llamadas internacionales? Si has respondido sí a alguna de estas preguntas, tenemos la solución para ti:


Se llama Twilio, y es uno de nuestros servicios de voz sobre IP. Twilio te permite – sin necesidad de un tercero – realizar llamadas de tipo Click-to-dial (marcar mediante clic) y recibir llamadas directamente en Teamleader. Además, puedes comprar números extranjeros que te permitirán mantener tus llamadas internacionales baratas. Y no sólo eso, sino que podrás comunicarte internamente de forma muy sencilla y de manera gratuita, con el resto de tus compañeros de trabajo.


En este tutorial vamos a explicar:

  • Cómo contratar y configurar el servicio de Voz Sobre IP de Twilio:
    • Cómo configurar un grupo de llamada

    • Cómo configurar el buzón de voz

    • Cómo establecer el horario de oficina

    • Cómo establecer tu disponibilidad

  • Cómo funciona Twilio:
    • Llamadas salientes

    • Llamadas entrantes

    • Grabar llamadas

    • Transferir llamadas

    • Llamadas internas

  • Precio


Cómo contratar y configurar el servicio de Voz Sobre IP de Twilio:

Para contratar y configurar el servicio de Twilio sigue estos pasos:


1. Haz clic sobre tu icono de usuario en la esquina superior derecha de la cuenta de Teamleader, y entra en Integraciones/Marketplace


2. Haz clic en Explorar y escribe 'Twilio' en la barra buscadora. 


3. Haz clic en el logo de Twilio y dentro haz de nuevo clic en 'Añadir'. Nota: es necesario tener una tarjeta de crédito insertada en Teamleader para poder contratar este servicio.


4. Una vez dentro tienes la opción de 'Comprar número' para contratar el servicio de Twilio. Siempre es necesario comprar al menos un número de teléfono y no es posible hacer una portabilidad de un número de teléfono de otra compañía. Si quieres un número de teléfono en particular, puedes buscar si se encuentra disponible. Los precios del servicio los indicamos al final de este artículo.






Configura un grupo de llamada:

Para cada número de teléfono que compres, puedes crear un grupo de llamada. En un grupo de llamada, puedes decidir si solo una persona es responsable de las llamadas, o si lo es un grupo entero de usuarios. Si decides que lo sea un grupo entero de personas, en el momento de recibir una llamada entrante, todos los miembros de ese grupo la recibirán a la vez. Explicaremos en detalle esto más adelante en este mismo tutorial.


Configura el buzón de voz:

Si nadie responde una llamada, la persona que llama es redirigida a un buzón de voz. Puedes utilizar la función ‘text-to-speech’, (conversión de texto a voz), para que el mensaje que escribas, sea leído por una voz adaptada para ello. Además puedes elegir entre diferentes idiomas.


Establece el horario de oficina:

Una vez hayas configurado el buzón de voz, puedes proceder a elegir el horario de oficina, de manera que sólo recibas llamadas dentro de ese horario. Todas las llamadas que se reciban antes o después, se redirigirán de forma automática al buzón de voz. Una vez lo hayas configurado, solo tienes que hacer clic en ‘Guardar’ y podrás comenzar a utilizar Twilio.


Establece tu disponibilidad:

Tan pronto comiences a trabajar con Twilio, tendrás acceso a una serie de nuevos iconos dentro de tu menú personal, en la parte superior derecha de la página. Estos botones muestran tu disponibilidad, y hay tres opciones:

  • Disponible: puedes recibir y responder llamadas
  • Ocupado: tu estado se muestra ocupado para tus compañeros, pero aun así puedes recibir llamadas. En este caso puedes elegir si quieres o no responderlas. Si tienes una reunión planeada en tu agenda de Teamleader, tu estado pasará automáticamente a ‘Ocupado’, mientras dure la misma.
  • Fuera de línea: no puedes recibir llamadas. Si no estás contectado a Teamleader, tu estado aparecerá como ‘Fuera de línea’.




Cómo funciona Twilio:

Llamadas salientes:

Como con Twilio no se provee un aparato físico, Teamleader ha creado un teclado donde puedes fácilmente teclear los números de teléfono. Para hacer esto, simplemente tienes que hacer clic sobre ‘Abrir teclado telefónico’, en tu menú personal. Puedes hacer llamadas locales o a números extranjeros; y, además, si has comprado más de un número de teléfono, puedes elegir en el momento de llamar, desde qué número quieres realizar la llamada. Una vez hayas comenzado la llamada, puedes colgar del botón rojo, o reenviarla a otro compañero que esté conectado.


Y esto no es todo. El servicio de Twilio también tiene la función ‘click-to-dial’ (haz clic para llamar), dentro de Teamleader. Esto significa que puedes hacer clic directamente en el número de teléfono de un contacto o una empresa, para llamar.


También es posible tomar notas mientras está la llamada en curso. Todo lo que escribas como notas, se quedará guardado posteriormente en las Hojas de Tiempo.


¿Necesitas devolver la llamada? Con un clic puedes planear una llamada para tí mismo/a u otro compañero/a.


Llamadas entrantes:

¿Estás recibiendo una llamada entrante? En la parte derecha inferior de la pantalla aparecerá una ventana emergente con toda la información sobre la llamada, y la posibilidad de descolgar. Si Teamleader reconoce el número de teléfono, verás el nombre de la persona que realiza la llamada. ¿Se trata de un interlocutor desconocido? Coge la llamada, e inmediatamente después podrás añadir toda la información necesaria.




Dependiendo de cómo hayas configurado el grupo de llamada, recibirán las llamadas uno o más miembros del mismo. El principio es por orden de llegada: Al usuario que acepte la llamada se le asignará la misma, y aparecerá en su seguimiento temporal. A los demás usuarios les desaparecerá la ventana con la llamada entrante, porque ya hay un usuario que la ha cogido.


Cuando efectúas una llamada saliente, también puedes añadir notas de forma inmediata. Si rechazas una llamada de la cruz (X), les seguirá apareciendo al resto de usuarios, para que la cojan ellos.


Sin embargo, si eliges colgar la llamada, ésta desaparecerá también para el resto de usuarios, y el que efectúa la llamada será redirigido al buzón de voz.


Grabar llamadas:

En los ajustes también puedes elegir grabar todas las llamadas entrantes y salientes. Esto podría ser útil si deseas volver a ver una conversación que tuvo con un cliente. Sólo el líder de tu equipo y tú podéis volver a escuchar las llamadas realizadas. Estas grabaciones permanecerán disponibles durante dos semanas.


Transferir llamadas:

Si las personas que llaman buscan hablar específicamente con uno de los usuarios, puedes transferir la llamada fácilmente haciendo clic en el botón con forma de flecha, lo que pondrá al interlocutor en espera (que además podrá escuchar la obra “Fantasy Impromptu” de Chopin). Mientras tanto el sistema te mostrará un listado con todos los usuarios y su estado. Selecciona el usuario correcto y éste escuchará el sonido de la llamada que le avisará de que se le está pasando un cliente. La encontrará en la cola esperando a ser aceptada.



Llamadas internas:

Con Twilio también puedes efectuar llamadas internas, si quieres hablar con alguien de otro departamento. Puedes hacer clic en el símbolo con dos muñecos, en la parte superior derecha de la página y elegir al compañero deseado. Este usuario recibirá la llamada, y podrá elegir entre aceptarla o rechazarla.





Precio:


Y no menos importante es el precio. Adquirir el servicio con un número de teléfono cuesta 25€ al mes, tanto para efectuar llamadas nacionales como internacionales.


A continuación te mostramos las condiciones específicas que Twilio ofrece en España, y que aparecen en su página web:

  • Contratación de VOIP con Teamleader y 1 número saliente gratuito: 25€/mes

  • Cada número adicional: 1€/mes

  • Llamada con 1 click: gratis

  • Reconocimiento de llamadas: gratis

  • Grabación de la conversación: gratis

  • Llamadas internas: gratis

  • Llamadas recibidas: gratis

  • Llamadas emitidas a fijo: 0,0165€/min

  • Llamadas emitidas a móvil: 0,035€/min


El coste de la contratación de Twilio (25€ al mes) y el coste de las llamadas realizadas con Twilio se deducirán de tu monedero de Teamleader, que puedes recargar con créditos. Para asegurarte de que no te quedas sin créditos, puedes activar la opción 'Recargar monedero automáticamente' dentro de 'Licencia de Teamleader' haciendo clic en tu nombre en la esquina superior derecha de tu cuenta de Teamleader.


Esto deducirá el dinero de tu tarjeta de crédito, que te permitirá seguir llamando.