En un mundo abarrotado de emails, bandejas de entrada y correos no deseados, lo más seguro es que quieras quedarte únicamente con los emails más importantes que tus clientes y proveedores te envían.


Para ayudarte a esta misión, Teamleader ha desarrollado cinco maneras de guardar los emails que recibes y envías, directamente en la ficha de su contacto, empresa, oportunidad o proyecto en Teamleader.


Las cinco maneras de guardar tus emails son:

  • Plugin de Gmail
  • Complemento de Outlook (llamado Office 365 Office y solo disponible para cuentas Office 365)
  • Plugin de Outlook (llamado Outlook 2013 y disponible solo para Windows en cuentas de Outlook 2013 o 2016)
  • IMAP/Bandeja de entrada de Teamleader
  • Envío y recibo de emails en BCC (copia oculta)



Plugin de Gmail


Para saber en qué consiste esta integración echa un vistazo a este artículo concreto. Aquí encontrarás toda la información que necesitas para descargarlo e instalarlo.



Complemento de Outlook y plugin de Outlook


Aquí hay dos opciones: Puedes instalar el complemento de Outlook en tu cuenta de Office 365 que sirve tanto para la versión de escritorio como para la versión web de Outlook o puedes instalar el plugin de Outlook directamente en tu ordenador (solo para ordenadores Windows):


  • Complemento de Outlook para la versión de escritorio o versión web: En este artículo encontrarás toda la información necesaria acerca de cómo instalar este complemento. Solo puedes utilizar este complemento si tienes una cuenta Office 365.


¿Utilizas Outlook pero no tienes una cuenta Office 365? Entonces solo puedes utilizar el plugin de Outlook:


  • Plugin de Outlook para la versión de escritorio: En este artículo encontrarás toda la información necesaria acerca de cómo instalar este plugin. Recuerda que solo es válido para Windows (no para Mac). Si utilizas un ordenador Mac, debes utilizar el complemento de Outlook que explicamos a continuación, o en caso de no tener una cuenta Office 365, necesitas recurrir a la integración de IMAP que explicamos más abajo.




IMAP/Bandeja de entrada de Teamleader


Si no utilizas Gmail ni Outlook pero aún así quieres guardar los emails en Teamleader, puedes hacerlo a través de una conexión IMAP. Lo que esta conexión hace es 'copiar' tu bandeja de entrada en una bandeja de entrada en Teamleader. Mediante esta conexión podrás ver todos los emails de las últimas dos semanas con un máximo de 100 emails, en tu bandeja de entrada de Teamleader.


Una vez localices esta bandeja de entrada en Teamleader, podrás elegir qué emails guardar en la ficha del contacto o de la empresa donde estés situado/a. Pero ten en cuenta que el email no se guardará automáticamente en la ficha del contacto o empresa que corresponda como ocurre con Gmail y, sino que tienes que estar situado/a en la ficha correcta. 


Para configurarlo:

  1. Haz clic en tu icono de usuario en la esquina superior derecha y entra en 'Integraciones'.
  2. Haz clic en 'Explorar' en la parte de arriba de la pantalla.
  3. Busca la palabra IMAP en el buscador y haz clic en 'Añadir'.
  4. Da permiso a Teamleader a obtener información sobre tu agenda, dirección de email y contactos.
  5. Introduce tu servidor IMAP, protocolo de seguridad, dirección de email y contraseña. Si no conoces estos datos, pregunta a la persona encargada de IT en tu empresa, quien podrá facilitártelos.

Nota: La mayoría de proveedores de email utilizan un Protocolo de encriptación SSL. Al introducir tu contraseña junto con el resto de datos puedes hacer clic en 'Probar Conexión'.

7. Haz clic en 'Guardar'.



Ahora que la integración con IMAP se ha configurado correctamente, puedes comenzar a guardar tus emails en Teamleader:


1. Dirígete a  Contactos o Empresas.

2. Elige un contacto o una empresa donde quieras guardar un email recibido o enviado.

3. Al final de la ficha de ese contacto o empresa verás el apartado Notas, y debes hacer clic en el símbolo del sobre que verás justo al lado.

4. Haz clic en IMAP en la esquina superior derecha de la ventana:



5. Busca el email que quieras guardar y haz clic en 'Guardar'.

6. Teamleader guardará dicho contenido en la ficha del contacto o empresa donde estés situado/a en este mismo momento. Por ello es fundamental que entres a tu bandeja de entrada de Teamleader desde la ficha del contacto o empresa que te interese.




Envío y recibo de emails en BCC (copia oculta)


Otra opción para guardar tus emails en Teamleader si las opciones de Gmail, Outlook e IMAP no te funcionan, es la de enviar y recibir emails con copia oculta a una dirección de email única de Teamleader. 


Cada cuenta de Teamleader tiene una dirección de reenvío y seguimiento de emails única, que tiene esta apariencia: tracking-#####-#####@teamleadertracking.be. Si cada vez que envíes o recibas un email introduces esta dirección de email en copia oculta, es decir, en cco, una copia de ese email enviado, será guardado en tu bandeja de entrada de Teamleader. 


1. Ve a Contactos o Empresas.

2. Elige un contacto o una empresa donde quieras guardar un email recibido o enviado.

3. Al final de la ficha de ese contacto o empresa verás el apartado Notas, y debes hacer clic en el símbolo del sobre que verás justo al lado. Encontrarás esta dirección de email única dentro de un cuadro de color negro:





4. Copia esta dirección de email y pégala en el apartado de copia oculta (CCO) a la hora de enviar un email. La mayoría de servidores de email ofrecen la opción de configurar que todos los emails enviados y recibidos se reenvíen a su vez a una dirección de email de forma automática, por lo que puedes automatizar este proceso.


Aunque todos los emails se envíen a la bandeja de Teamleader, posteriormente puedes elegir si quieres o no guardar cada uno de ellos en la ficha de un contacto o empresa. Te lo contamos a continuación:


Una vez hayas enviado un email y hayas añadido tu dirección de email única como copia oculta, puedes seguir estos pasos para localizar en Teamleader este email enviado y poder registrarlo en el cliente correcto:


1. Dirígete a Contactos o Empresas

2. Selecciona el contacto o empresa al que hayas enviado el email

3. Haz clic en el símbolo del sobre al lado de Notas. Verás que ahora este sobre mostrará un número:

4. En este apartado encontrarás el email que acabas de enviar, y por tanto ahora sí podrás registrarlo en Teamleader. Haz clic en Guardar para registrarlo en la ficha del contacto o empresa en la que te encuentres en ese momento. Si no quieres guardarlo también puedes eliminarlo de la bandeja de entrada de Teamleader. Esta acción no afectará en ningún caso a tu bandeja de entrada normal.