¿Eres la persona encargada de gestionar los proyectos de principio a fin, asegurándote de que cumples con todos los plazos y no te sales del presupuesto? ¿Te encargas de asignar las tareas de los proyectos a tu equipo y de tener en cuenta sus apretadas agendas? ¿Necesitas tener una buena visibilidad de quién necesita hacer qué y cuándo? Si has respondido sí a algunas de estas preguntas, sigue leyendo para descubrir cómo te puede ayudar en el día a día los Proyectos de Teamleader.


¿No conoces nuestros Proyectos? Puedes echar primero un vistazo a estos artículos o ver nuestros vídeo-tutoriales.


Crear proyectos


Empecemos por lo primero: la creación de un proyecto. Teamleader te ofrece 3 formas diferentes de crear un proyecto:


1. Proyecto basado en una oportunidad


¿Acabas de ser notificado de que tu presupuesto ha sido aceptado? ¡Genial! Puedes convertir ese presupuesto aceptado directamente en un proyecto. Los subtítulos que tengas por encima de los productos se convertirán en las fases del proyecto, y también es posible que los propios productos se conviertan en tareas dentro de esas fases. Esto significa que la estructura general del proyecto ya estaría de antemano decidido desde el momento en que creas el presupuesto. Por eso es importante que hables primero con los comerciales de tu empresa para definir entre todos la estructura que tiene que tener el presupuesto de forma que después se convierta en un proyecto con la estructura deseada.


2. Crear un proyecto desde cero


También puedes crear un proyecto partiendo de cero para definir desde el principio la estructura de fases y tareas que quieres tener. Puedes consultar este artículo para obtener algunas ideas.


3. Proyecto basado en una plantilla


¿No quieres convertir oportunidades a proyectos porque la estructura no se corresponde, pero te gustaría poder tener una estructura recurrente para crear múltiples proyectos? Lo tenemos. Simplemente crea de cero un proyecto con la estructura ideal que te gustaría guardar y guárdalo como plantilla de proyecto. Te recomendamos que en el título del proyecto escribas algo como 'plantilla' o similar, para que si en el futuro quieres hacer cambios en la plantilla, sepas a qué proyecto debes acudir para realizarlos.


Puede ser interesante saber que aunque crees un proyecto de cero o desde una plantilla, posteriormente puedes enlazarlo a una oportunidad. Para ello entra en el proyecto en cuestión, haz clic en la flecha descendente que verás al lado del número del proyecto y selecciona 'Enlazar oportunidad'. De esta manera siempre que estés en el proyecto podrás acceder rápidamente a su oportunidad y viceversa. Si además tienes ya proyectos en curso (o incluso cerrados) en alguna otra herramienta, no olvides que puedes importarlos en Teamleader mediante un archivo Excel o csv siguiendo estas instrucciones.


Planificar proyectos


Una vez hayas creado el proyecto con todas las fases y tareas que debe haber dentro de cada fase, ya puedes comenzar a planificar todas estas tareas. Para poder hacer esto cómodamente, Teamleader ha creado el apartado Planificación de proyecto donde podrás encontrar todas estas tareas de cada proyecto, e asignarlas a los distintos usuarios en función de su disponibilidad diaria. Puedes encontrar toda la información aquí.


Gestionar proyectos


Ahora que el proyecto ya ha comenzado querrás obtener una vista general de todo lo que está sucediendo, para que puedas monitorizar su progreso. Para conseguirlo te enseñamos a continuación una serie de trucos e ideas:


  • La división de trabajo: te permite hacer estimaciones claras del trabajo requerido por cada fase del proyecto. Si haces clic en 'Detalles' junto al apartado, encontrarás una visión general del tiempo registrado, el tiempo estimado y los elementos ya finalizados en tu proyecto.
  • Abre el proyecto, haz clic en la flecha descendente al lado del número del proyecto y selecciona 'Descargar informe' para obtener un informe en PDF o en Excel de la situación del proyecto. En este artículo te proporcionamos más información. 
  • Haz clic en la rueda dentada en la esquina inferior derecha de la vista general de todos los proyectos para elegir qué columnas quieres ver en esta vista general. También puedes exportar a un Excel todos estos proyectos junto con los detalles que quieras.
  • Utiliza nuestro plugin de Gmail para vincular los correos electrónicos directamente a tus proyectos.


Presupuesto gastado


En un proyecto, el apartado de presupuesto gastado muestra el presupuesto que tienen los clientes para llevar a cabo dicho proyecto y cuántas horas facturables ya se han gastado. La gestión del presupuesto de los proyectos te permite llevar un control de lo que va sucediendo con el presupuesto que tu cliente y tú habéis acordado para llevar a cabo un proyecto en concreto. Si se van asignando recursos al proyecto y se va estimando el tiempo invertido en tareas o reuniones facturables, podrás llegar a ver si en algún momento te sales del presupuesto.


Beneficio


Lleva un control de los costes e ingresos potenciales de cada proyecto a través de la funcionalidad de beneficio. Echa un vistazo al apartado de Detalles, para saber de dónde procede cada coste y cada ingreso para que puedas ajustar donde sea necesario.



Facturar proyectos


Una vez el trabajo ha llegado a su fin, imaginamos que querrás facturárselo a tu cliente. Puedes finalizar un proyecto siguiendo estas instrucciones, y a continuación en esta guía puedes encontrar las diferentes formas que tienes de facturarlos. Por supuesto, ya sabes que puedes enviar las facturas que quieras aunque el proyecto se encuentre aún en curso. Si por ejemplo tienes pensado enviar una factura mensual a tu cliente por lo que se haya trabajado en el proyecto durante ese mes, puedes crear una fase por cada mes que dure el proyecto, y así con un par de clics crear esta factura.



¿Conoces otros trucos o has encontrado alguna funcionalidad que no hemos explicado aquí y que te gustaría compartir con nosotros? No dudes en contactar con nuestro equipo de soporte.