¿Eres la persona encargada de gestionar la parte administrativa de la empresa y controlar que todo vaya sobre ruedas? ¿Haces felices a tus compañeros porque te encargas de gestionar sus vacaciones y agendas? ¿Te encargas también de revisar que todas las facturas se paguen a tiempo? Entonces te encuentras en la guía correcta. Sigue leyendo para aprender cómo Teamleader te puede ayudar en tu día a día.


Llamadas


Si eres quien coge el teléfono cuando llaman o te encargas de llamar tú, te interesará saber que tenemos una serie de integraciones VoIP para que puedas llamar directamente desde Teamleader utilizando unos auriculares y que también puedas recibir llamadas a través de la herramienta. Podrás tomar notas en la misma pantalla y registrar la llamada en la ficha del contacto o empresa para que todo el mundo esté al corriente de lo que se ha hablado.


Para hacer que tu trabajo sea un poco más fácil, puedes definir diferentes resultados de llamadas con acciones de seguimiento. Por ejemplo, un posible resultado de llamada puede ser 'Buzón de voz', que tiene como acción de seguimiento 'Llamada'. De esta forma, cuando al terminar una llamada selecciones este resultado de llamada, se abrirá automáticamente una ventana para que programes una llamada y que así no se te pase volverle a llamar más adelante.



Planificación


Como decíamos anteriormente, si te toca coger las llamadas que entran en la oficina, seguramente te tocará también planificar las diferentes acciones que tengan que hacer tus compañeros. En Teamleader estas acciones son llamadas, tareas y reuniones y además de poder crearlas según te indicábamos en el apartado anterior, también puedes crearlos tú mismo/a cuando lo necesites. 


Haz clic en los diferentes enlaces de llamadas, reuniones y tareas para saber todas las formas de crearlos. De entre todas estas formas, la más rápida suele ser yendo a la ficha del contacto o empresa del cliente que quieras, y hacer clic en el gran signo + de la esquina superior derecha de la pantalla, que actúa como un acceso directo.


Llamadas


Cuando estés creando la llamada, para asignársela a otro compañero, debes abrir el desplegable 'Responsable' y seleccionar su nombre.


Tareas


Lo mismo sucede con las tareas, pero aquí tienes dos opciones extra:

  • Asigna la tarea a un equipo entero y que entre ellos decidan quién se va a encargar de realizarla. Si quieres saber cómo crear equipos en Teamleader, haz clic en este artículo. 
  • O puedes trabajar con tareas no asignadas. En este caso, no se selecciona una persona responsable para la tarea y se podrá determinar más adelante.


Además, puedes elegir simplemente guardar la tarea, lo que la añadirá a la lista de tareas de este compañero (como una lista de tareas pendientes), o elegir "guardar y programar" para elegir un momento específico su agenda para realizar la tarea. Otra característica interesante de las tareas son los mensajes internos, donde puedes añadir archivos o comunicarte con tus compañeros usando el símbolo @.


Reuniones


Para programar una reunión para otro usuario, crea la reunión y haz clic en el lapicero al lado de 'Compañeros que asisten' y selecciona los nombres de quienes vayan a asistir. Teamleader también ofrece la opción de establecer una ubicación de salida para las reuniones, para que sepas exactamente cuánto tiempo de viaje necesitarás y cuánto tiempo se debe dejar entre las reuniones. Si además trabajáis con órdenes de trabajo, puedes dejarlas preparadas desde una reunión. 


En las Llamadas, Tareas y Reuniones puedes crear filtros para obtener un listado más concreto de lo que quieras encontrar. Un ejemplo es buscar las tareas, reuniones o llamadas de un usuario en concreto utilizando la regla 'Responsable', o la regla 'Creador' para encontrar todas las llamadas que has creado tú mismo, aunque se las hayas asignado a otro usuario. Si quieres añadir llamadas o tareas en bloque a un listado de empresas o contactos, puedes crear o seleccionar un filtro y verás que en la parte de la derecha aparece el botón Acciones. Aquí encontrarás la acción de crear estas llamadas o tareas masivamente.





Si la acción de seguimiento se refiere a una oportunidad en la que tu compañero está trabajando actualmente, asegúrate de seleccionar esta oportunidad en la vista general, de modo que la actividad de la oportunidad quede actualizada.


Agenda


Cuando planifiques estas acciones en la agenda, puedes hacerlo en la agenda de otros compañeros seleccionando su nombre en el desplegable a la derecha de la pantalla. Si no puedes ver a ningún otro usuario, haz clic en este enlace. Si quieres poder ver la agenda de un compañero a la vez que creas las tareas, te recomendamos abrir una segunda pestaña en tu navegador con esa pantalla de Teamleader, para tener acceso a las dos vistas.


Además de poder seleccionar una vista de día, semana y mes, también puedes hacer clic en el botón 'Equipo' para comparar las agendas de varios usuarios a la vez. Por defecto aparecerán los usuarios de tu mismo equipo, pero puedes pasar el ratón por encima de uno de ellos para eliminarlo de esa vista, o hacer clic en el botón + para añadir a otros. Esta vista se mantendrá así mientras tu sesión de Teamleader esté abierta, así no tendrás que seleccionar a tus compañeros una y otra vez. Solo cuando se cierre la sesión y la vuelvas a abrir, se reseterará esta configuración.


Por último, asegúrate de que el resto de compañeros realizan la integración de su agenda externa, para que tengas una visión general correcta de su disponibilidad, y las acciones que programó también aparecerán en sus propias agendas. 



RRHH


¿Te encargas también de registrar y gestionar las vacaciones? No te preocupes, también incluimos este apartado tan fundamental en nuestra herramienta. Haz clic en los enlaces siguientes para saber cómo configurar días libres o de vacaciones, cómo solicitar estos días y cómo aprobarlos (funcionalidades disponibles en nuestro paquete Boost).


Si algún compañero se pone enfermo, puedes llevar un registro de esto creando un tipo de vacaciones específico para baja por enfermedad. Como es difícil calcular el número de días máximo que una persona puede estar enferma a lo largo de un año, recomendamos que no limites los días que se pueden solicitar. Si en la empresa cerráis algún día en concreto y ningún empleado va a ir a trabajar, puedes registrarlo mediante un día de cierre.


Para obtener una vista general de todas las vacaciones o días libres de todos los compañeros, puedes ir a Parametrización > RRHH y hacer clic en la flechita descendente al lado de 'Días de cierre'. 


¿Eres tú también la persona encargada de activar nuevos usuarios en la cuenta de Teamleader, de gestionar sus accesos o de desactivarlos? Nuestra sección Primeros pasos: RRHH te dará toda la información necesaria sobre cómo crear un nuevo usuario para tu compañero y cómo darle los derechos necesarios.



Seguimiento temporal


Como seguramente seas el rey o reina del multitasking, es posible que también tengas que controlar los tiempos que van registrando los compañeros y tú mismo/a. En este artículo encontrarás todas las maneras de registrar tiempo en Teamleader. Si también necesitas registrar tiempo para otros usuarios, puedes seguir estas instrucciones.


En el caso de que quieras obtener un informe sobre este seguimiento temporal, puedes echar un vistazo a esta otra guía.



Facturación


La última funcionalidad que te vamos a mostrar en este artículo es la Facturación. Estos artículos te guiarán paso a paso. Si no te apetece leer, también puedes descubrirla mediante este vídeo-tutorial.


Cuando comiences a crear facturas en Teamleader, debes decidir si quieres registrar estas facturas directamente o si prefieres guardarlas primero como borrador, es decir, como factura proforma. Una vez una factura se ha registrado, recibirá una fecha y un número de factura, ya que se entiende que es una factura final. Si solamente la guardas como proforma, tienes aún la opción de editarla antes de registrarla. Las facturas registradas también se pueden editar, pero hay algunos apartados que ya no estarán disponibles. Recuerda también que solo la última factura que tengas se puede eliminar.


Si tienes que facturar seguimiento temporal, encontrarás toda la información en este artículo. ¿También quieres crear y enviar facturas recurrentes? Utiliza las Suscripciones y deja que Teamleader envíe estas facturas automáticamente. Además añade a esto una de nuestras integraciones con un programa contable y activa los recordatorios automáticos de facturas, te habrás ahorrado mucho tiempo.


En este módulo también puedes crear filtros para agrupar tus facturas en listados más pequeños. Por ejemplo, puedes crear un filtro utilizando dos reglas: 'Pagado > Es igual a > No' y 'Fecha > Es el mes anterior' para ver las facturas del mes pasado que aún no se hayan pagado. Si además haces clic en exportar, en la parte de la derecha, puedes exportar estas facturas en PDF o en Excel.


Por último, te enseñamos un truco muy interesante: Si entras en la ficha de una empresa y haces clic en la flecha al lado del título 'Información de la empresa', encontrarás el botón ''Preferencias de facturación''. Este apartado te permitirá cambiar la forma en que facturas a esta empresa en concreto: puedes añadir direcciones de email extra a las que se enviarán tus facturas, puedes cambiar sus condiciones de pago y divisa, también puedes deshabilitar los recordatorios automáticos y configurar la manera en que vas a facturar a tu cliente por el tiempo que inviertas en trabajar para él.