¿Eres la persona encargada de resolver toda la parte administrativa de la empresa y controlar cosas aquí y allá para que todo vaya sobre ruedas? ¿Haces a tus compañeros felices porque te encargas de gestionar sus vacaciones y agendas? ¿Te encargas también de revisar que todas las facturas se pagan a tiempo? Entonces te encuentras en la guía correcta. Sigue leyendo para aprender cómo Teamleader te puede ayudar en tu día a día.


Llamadas:


Si eres quien coge el teléfono cuando llaman o te encargas de llamar tú, te interesará saber que tenemos una serie de integraciones VoIP para que puedas llamar directamente desde Teamleader utilizando unos auriculares y que también puedas recibir llamadas a través de la herramienta. Podrás tomar notas en la misma pantalla y registrar la llamada en la ficha del contacto o empresa para que todo el mundo sepa lo que se ha hablado.


Además, para hacer que tu trabajo sea un poco más fácil, puedes definir diferentes resultados de llamadas con acciones de seguimiento. Por ejemplo, un posible resultado de llamada puede ser 'Buzón de voz', que tiene como acción de seguimiento 'Llamada'. De esta forma, cuando al terminar una llamada selecciones este resultado de llamada, se abrirá automáticamente una ventana para que programes una llamada para el futuro y que así no se te pase volverle a llamar más adelante.



Planificación:


Como decíamos anteriormente, si te toca coger las llamadas que entran en la oficina, seguramente te tocará también planificar las diferentes acciones que les toca hacer a tus compañeros si no se pueden poner en ese momento al teléfono. En Teamleader estas acciones son llamadas, tareas y reuniones y además de poder crearlas según te indicábamos en el apartado anterior, también puedes crearlos tú mismo/a cuando lo necesites. 


Haz clic en los diferentes enlaces de llamadas, reuniones y tareas para saber todas las formas de crearlos. De entre todas estas formas, la más rápida suele ser yendo a la ficha del contacto o empresa del cliente que quieras, y hacer clic en el gran signo + de la esquina superior derecha de la pantalla, que actúa como un acceso directo.


Llamadas:


Cuando estés creando la llamada, para asignársela a otro compañero, debes abrir el desplegable 'Asignado a' y seleccionar su nombre.


Tareas:


Lo mismo sucede con las tareas, pero aquí tienes la opción no solo de asignársela a un compañero sino también a un equipo entero y que entre ellos decidan quién se va a encargar de realizarla. Si quieres saber cómo crear equipos en Teamleader, haz clic en este artículo. Además, puedes decidir si quieres solo guardar la tarea para que aparezca en el listado de tareas pendientes de tus compañeros, o si prefieres programársela directamente en su calendario. Para hacer esto, cuando estés creando la tarea debes hacer clic en 'Guardar y programar' y el sistema te llevará automáticamente al calendario de ese compañero para que puedas elegir un día y hora específicos.


Otra funcionalidad muy interesante son los mensajes internos dentro de las tareas. En estos mensajes puedes adjuntar archivos o comunicarte con el resto de usuarios mediante la funcionalidad @.


Reuniones:


Para programar una reunión para tu compañero, una vez hayas creado la reunión solo tienes que hacer clic en el lapicero al lado de 'Compañeros que asisten' y seleccionar los nombres de aquellos usuarios que vayan a asistir. Teamleader también te da la opción de seleccionar la ubicación de salida desde la que vas a salir para acudir a esa reunión. Esta ubicación de salida se puede elegir por usuario, para que cada uno de ellos sepa en todo momento el tiempo que necesita para llegar a tiempo a la reunión. 


Si además trabajáis con órdenes de trabajo, puedes desde una reunión dejar estas órdenes preparadas para que se terminen desde la aplicación móvil.



Tanto en los módulos Llamadas, Tareas y Reuniones puedes crear filtros para obtener un listado más concreto de lo que quieras encontrar. Un ejemplo es buscar las tareas, reuniones o llamadas de un usuario en concreto utilizando la regla 'Asignado a', o la regla 'Creador' para encontrar todas las llamadas que has creado tú mismo, aunque se las hayas asignado a otro usuario.


Si quieres añadir llamadas o tareas en bloque a un listado de empresas o contactos, puedes crear o seleccionar un filtro y verás que en la parte de la derecha aparece el botón Acciones. Aquí encontrarás la acción de crear estas llamadas o tareas en bloque:





Si al crear una reunión, llamada o tarea para otro usuario está relacionada con una oportunidad en concreto, no olvides seleccionarla cuando la estés creando, así la actividad de la oportunidad quedará actualizada.


Agenda:


Cuando planifiques estas acciones en la agenda, puedes seleccionar la agenda de otros compañeros seleccionando su nombre en el desplegable a la derecha de la pantalla. Si no puedes ver a ningún otro usuario, haz clic en este enlace. Si quieres poder ver la agenda de un compañero a la vez que creas las tareas, puedes abrir una nueva pestaña en tu navegador con esa pantalla de Teamleader, para tener acceso a las dos vistas.


Además de poder seleccionar una vista de día, semana y mes, también puedes hacer clic en el botón 'Equipo' para comparar las agendas de varios usuarios a la vez. Por defecto aparecerán los usuarios de tu mismo equipo, pero puedes pasar el ratón por encima de uno de ellos para eliminarlo de esa vista, o hacer clic en el botón + para añadir a otros. Esta vista se mantendrá así mientras tu sesión de Teamleader esté abierta, así no tendrás que seleccionar a tus compañeros una y otra vez. Solo cuando se cierre la sesión y la vuelvas a abrir, se reseterará esta configuración.


Por último, asegúrate de que el resto de compañeros realizan la integración de su agenda externa, para que dicha agenda externa también muestre los eventos que cada compañero tenga en Teamleader.



HHRR:


¿Te encargas tú también de registrar y gestionar las vacaciones del resto de compañeros? No te preocupes, también incluimos este apartado tan fundamental en nuestra herramienta. Haz clic en los enlaces siguientes para saber cómo configurar días libres o de vacaciones, cómo solicitar estos días y cómo aprobarlos.


Si algún compañero se pone enfermo, puedes llevar un registro de esto creando un tipo de vacaciones específico para baja por enfermedad. Como es difícil calcular el número de días máximo que una persona puede estar enferma a lo largo de un año, recomendamos que no limites los días que se pueden solicitar. Si en la empresa cerráis algún dia en concreto y ningún empleado va a ir a trabajar, puedes registrarlo mediante un día de cierre.


Para obtener una vista general de todas las vacaciones o días libres de todos los compañeros, puedes ir a Parametrización > RRHH y hacer clic en la flechita descendente al lado de 'Días de cierre'. 



¿Eres tú también la persona encargada de activar nuevos usuarios en la cuenta de Teamleader, de gestionar sus accesos o de desactivarlos? Nuestra sección Primeros pasos: RRHH te dará toda la información necesaria para que la cuenta se actualice a medida que vayáis avanzando y creciendo en la empresa. Si hay usuarios nuevos que necesitan ayuda sobre cómo utilizar Teamleader, puedes aconsejarles que echen un vistazo a nuestros vídeo-tutoriales o que se suscriban a nuestras clases virtuales.

 


Seguimiento temporal:


Como seguramente seas el rey o reina del multitasking, es posible que también tengas que mantener un registro y control de los tiempos que van registrando el resto de usuarios y tú mismo/a. En este artículo encontrarás todas las maneras de registrar tiempo para ti mismo/a en Teamleader. Si también necesitas registrar tiempo para otros usuarios, puedes seguir estas instrucciones.


En el caso de que quieras obtener un informe sobre estos seguimientos temporales, puedes echar un vistazo a esta otra guía.



Facturación:


La última funcionalidad que te vamos a mostrar en este artículo es el módulo de Facturación. Estos artículos te guiarán paso a paso sobre este módulo. Si no te apetece leer, también puedes aprender este módulo al completo mediante este vídeo-tutorial.


Cuando comiences a crear facturas en Teamleader, debes decidir si quieres registrar estas facturas directamente o si prefieres guardarlas primero como borrador, es decir, como factura proforma. Una vez una factura se ha registrado, recibirá una fecha y un número de factura, ya que se entiende que es una factura final. Si solo la guardas como proforma, tienes aún la opción de editarla antes de registrarla. Las facturas registradas también se pueden editar, pero hay algunos apartados que ya no estarán disponibles. Recuerda también que solo la última factura que tengas se puede eliminar, y no las facturas que se encuentren entre medias.


Si tienes que facturar seguimiento temporal, encontrarás toda la información en este artículo. ¿También quieres crear y enviar facturas recurrentes? Asegúrate de activar el módulo de Suscripciones y deja que Teamleader envíe estas facturas automáticamente. 


Si además añades a esto una de nuestras integraciones con un programa contable y activas los recordatorios automáticos de facturas, te habrás ahorrado muchos muchos muchos minutos de trabajo.


En este módulo también puedes crear filtros para agrupar tus facturas en listados más pequeños. Por ejemplo, puedes crear un filtro utilizando dos reglas: 'Pagado > Es igual a > No' y 'Fecha > Es el mes anterior'. De esta manera conseguirás ver las facturas del mes pasado que aún no se hayan pagado. Si además haces clic en EXPORTAR, en la parte de la derecha, puedes exportar estas facturas en PDF o en Excel.



Por último, te enseñamos un truco muy interesante: Si entras en la ficha de una empresa y haces clic en la flecha al lado del título 'Información de la empresa', encontrarás el botón ''Preferencias de facturación''. 


Este apartado te permitirá cambiar la forma en que facturas a esta empresa en concreto: puedes añadir direcciones de email extra a las que se enviarán tus facturas, puedes cambiar sus condiciones de pago y divisa, también puedes deshabilitar los recordatorios automáticos y configurar la manera en que vas a facturar a tu cliente por el tiempo que inviertas en trabajar para él.




¿Conoces otros trucos o has encontrado alguna funcionalidad que no hemos explicado aquí y que te gustaría compartir con nosotros? No dudes en contactar con nuestro 
equipo de soporte.



Si no tienes todos los módulos de los que hablamos en esta guía, ¡puedes probarlos gratis! Más información aquí.