¿Eres parte del equipo de soporte al cliente, o sueles estar en contacto con clientes, respondiendo sus preguntas a diario? Si es así, has venido a leer la guía corecta. Descubre cómo Teamleader te puede ayudar a ofrecer a tus clientes el mejor servicio.


Los módulos que vas a necesitar son:


  • Empresas y Contactos
  • Agenda y Hojas de tiempo
  • Incidencias
  • Estadísticas



Empresas y Contactos:


En cada ficha de empresa y contacto de Teamleader, tienes acceso a toda la información de tus clientes:


  • Información general (nombre, dirección, teléfono, etc.)
  • Información extra que tú mismo/a u otros compañeros hayáis introducido (por ejemplo campos personalizados sobre sus intereses, la mejor hora para contactarles, etc.)
  • Actividad registrada
  • Emails recibidos y enviados
  • Archivos y documentos


Si además tienes acceso a otros módulos, en esa misma ficha de empresas y contactos podrás ver las oportunidades, facturas, proyectos e incidencias relacionados. También estarán visibles las tareas, reuniones y llamadas pendientes de realizar para este cliente.


En resumen, tu CRM contiene toda la información que necesitas saber sobre cada cliente.



Truco: menciona a tus compañeros

El apartado Notas de cada ficha de contacto y empresa muestra un histórico de todas las acciones realizadas para cada cliente. En este apartado también puedes escribir tú mismo las notas que quieras, y además puedes mencionar a otro compañero, para que reciba una notificación sobre la anotación que acabas de realizar. Esto se hace escribiendo el símbolo @ y escribiendo el nombre de este compañero. Una vez envíes el comentario, esta persona recibirá un email y una notificación en la campana de Teamleader.






Agenda y Hojas de tiempo:


Si utilizas tu calendario de forma activa y diaria, tendrás una idea clara de lo que tienes que hacer en cada momento y no se te volverá a olvidar nada, por eso siempre recomendamos que lo utilices. Pero además, la agenda de Teamleader también se ha desarrollado con un segundo propósito, la de poder registrar el tiempo que has invertido en hacer tus tareas, reuniones y llamadas.


La idea es que planifiques tus llamadas, reuniones y tareas que debes hacer a diario, y que registres tiempo cuando las hayas finalizado. Esto te ayuda a saber en qué acciones y/o clientes has empleado la mayor parte de tu tiempo, y en qué te necesitan más.


Todo el tiempo que hayas ido registrando en tu agenda, quedará guardado en el módulo Hojas de tiempo.


Exportar las hojas de tiempo:


Si lo necesitas, puedes exportar este módulo a un archivo Excel, lo que te permitirá tener una vista más clara, y podrás aplicar tus propios filtros al mismo.


Integraciones VoIP:


Si llamas a tus clientes a diario o recibes a menudo llamadas suyas, te recomendamos que eches un vistazo a nuestras integraciones VoIP.


Tener activada en tu cuenta de Teamleader una de estas integraciones, te permite realizar y recibir llamadas desde tu propia cuenta, e incluso desde la app móvil de Teamleader. Al final de la llamada, podrás introducir un resultado de llamada y los comentarios que quieras, que se guardarán dentro del apartado Notas de la ficha del cliente. De esta forma nunca más se te volverá a escapar una llamada.



Incidencias:


El módulo de Incidencias será, sin duda alguna, el módulo que más vas a utilizar. En este módulo recibirás todos los emails de tus clientes con sus preguntas o incidencias, y podrás distribuirlos entre todos los usuarios que os encarguéis de los clientes. Las incidencias que un cliente tenga abiertas, aparecerán en su ficha de cliente, y las incidencias que ya estén cerradas, aparecerán en su apartado de Notas.


Además, para personalizar este módulo a tu manera, también puedes hacer lo siguiente:


  • Añadir estados extra a las incidencias. Por defecto ya hay una serie de estados que puedes asignar a cada incidencia (Nuevo, Abierto, Cerrado, etc), pero puedes añadir estados nuevos en Parametrización > Incidencias > Estados personalizados para incidencias.


  • Escribe notas internas dentro de cada incidencia, para comunicar algo a otros compañeros sin que el cliente lo vea. Si lo deseas, también puedes hacer que el botón ''Nota interna'' sea el botón marcado por defecto en todos vuestros tickets, en lugar de ''Respuesta pública''. Esto se cambia en Parametrización > Incidencias > Preferencias > Responder por defecto internamente a los tickets.




  • Si quieres que alguien externo a vuestra cuenta responda a una incidencia, puedes habilitar la opción ''Tercero''. Esto te permitirá reenviar las incidencias a un tercero que no sea usuario de vuestra cuenta de Teamleader.


  • Configura una respuesta automática a las incidencias que recibas. De esta forma cuando un cliente os envíe un ticket, recibirá una respuesta automática indicándole que habéis recibido su consulta. Si además tienes alguna página de soporte o una base de conocimiento del estilo de la nuestra, puedes incluir el enlace para que el cliente no tenga que esperar a recibir una respuesta vuestra para resolverlo.


  • Si además recibes habitualmente las mismas preguntas, puedes crear respuestas genéricas, es decir, puedes crear plantillas de email para no tener que escribir una y otra vez lo mismo.



  • En la vista general, decide qué columnas quieres ver haciendo clic en la rueda dentada en la parte inferior derecha de la pantalla. También puedes hacer clic en los títulos de las columnas para cambiar el orden de las incidencias en función de la columna seleccionada.


  • Si utilizas el plugin de Gmail o Outlook, también puedes convertir en incidencia un email recibido en tu bandeja de entrada normal. Esto te ahorrará mucho tiempo si el cliente se ha equivocado a la hora de enviar la consulta.



Registro temporal en incidencias:


Si tienes idea de facturar a tus clientes por el soporte recibido, puedes registrar tiempo en cada incidencia que soluciones.


Para ello debes crear una tarea relacionada con la incidencia en cuestión. En la parte inferior de la incidencia encontrarás un botón + al lado de Tareas, que te permitirá crear esta tarea para ti o para uno de tus compañeros. Una vez finalices la tarea podrás registrar tiempo, y este tiempo aparecerá en la parte superior de la incidencia:





Estadísticas:


Dentro del módulo Estadísticas > Incidencias, encontrarás un buen número de estadísticas referentes a vuestras incidencias, lo que te ayudarán a entender qué tipo de servicio al cliente estáis dando en vuestra empresa.





¿Conoces otros trucos o has encontrado alguna funcionalidad que no hemos explicado aquí y que te gustaría compartir con nosotros? No dudes en contactar con nuestro equipo de soporte.


Si no tienes todos los módulos de los que hablamos en esta guía y te gustaría probar alguno, puedes ponerte en contacto con nuestro equipo customer success en customersuccess@teamleader.es ¡y te ayudarán encantados!