¿Trabajas en una consultoría legal o financiera? Sigue leyendo si quieres saber como Teamleader puede ayudarte. Este artículo contiene consejos, enlaces y un flujo de trabajo potencial. Estas son, por supuesto, solamente sugerencias. Si no puedes encontrar lo que estabas buscando, consulta nuestra Base de Conocimiento o ponte en contacto con nuestro equipo de soporte.


Estos son los módulos que vamos a tratar:

  • Empresas y Contactos

  • Agenda y Hojas de tiempo 

  • Proyectos

  • Facturas



Empresas y Contactos:


En cada ficha de empresa y de contacto tienes acceso a toda la información de tus clientes:

  • Información de tus contactos

  • Información adicional que tú o tus compañeros pueden haber registrado en Teamleader (por ejemplo, campos personalizados sobre necesidades especiales, el tamaño de la empresa, etc.)

  • Histórico de actividad

  • Seguimiento de los emails entrantes y salientes de Teamleader

  • Información sobre las oportunidades


Archivos

Puedes subir archivos (contratos, información legal, DPA's etc.) en las páginas de todos tus contactos, empresas o proyectos. Hazlo a través del botón 'Archivos' en la esquina inferior derecha de la página. Sincroniza documentos con tu cuenta de Dropbox para compartir archivos con tu compañeros.


Truco: envía notas a tus compañeros

Si quieres notificar a un compañero o hacerle una pregunta, puedes introducir el símbolo @ en el cuadro de notas en la parte inferior de la página. Podrás seleccionar el nombre de uno de tus compañeros, que recibirá una notificación con tu mensaje.


Agenda y Hojas de tiempo:


Tu agenda te muestra qué reuniones y tareas has planificado, pero mantener esta agenda en Teamleader también tiene el propósito adicional de registrar tiempo. Una vez hayas finalizado una tarea, reunión o llamada, puedes hacer clic en Panel de control y marcarlas como terminada.


Integraciones con la agenda

Si ya utilizas una agenda externa como Google Calendar, Outlook o iCloud, asegúrate de integrarla con tu cuenta de Teamleader. Los ítems planificados en Teamleader o en la agenda externa se sincronizarán con la otra herramienta para que no tengas que perderte nunca más una reunión.


Exportación de las hojas de tiempo

Si es necesario, también puedes exportar todo el tiempo registrado a través del módulo Hojas de tiempo para obtener una vista general del trabajo que habéis realizado tus compañeros y tú.

En el apartado siguiente explicamos cómo estas tareas y reuniones están relacionadas con los proyectos en Teamleader.

Proyectos:


El módulo de proyectos es el módulo que más utilizarás si proporcionas un servicio a largo plazo a tus clientes. La planificación de los hitos te ayudará a dividir el proyecto en diferentes fases. En ellos, puedes planificar tareas y reuniones y asignarlas a tus compañeros. Cuando todas las tareas y reuniones dentro de un hito estén terminadas, asegúrate de marcar el hito como terminado. De esta manera, siempre tendrás claro quien está trabajando en cada tarea en cada momento. Cuando todos los hitos de un proyecto están marcados como finalizados, el proyecto completo se considerará finalizado.

Truco: Plantillas

Si tus proyectos tienen una estructura recurrente, tienes la posibilidad de trabajar con plantillas de proyectos para evitar tener que crear los mismos hitos y tareas una y otra vez.


Acceso externo

Si necesitas involucrar a terceros en el proyecto que no sean usuarios en tu cuenta de Teamleader, puedes darles acceso externo a un proyecto. Recibirán un enlace a Cloudproject, donde podrán hacer un seguimiento de los hitos, tareas y documentos añadidos al proyecto.


Acceso de los usuarios a los proyectos

Es posible que no todos los usuarios de Teamleader en tu cuenta necesiten tener los mismos derechos de acceso a los proyectos. Puedes elegir el tipo de acceso que deseas dar a cada usuario a los proyectos.


Facturas:


Idealmente, después de terminar un proyecto, querrás facturarlo al cliente. Aquí tiene dos opciones:


  • facturar el presupuesto inicial que se rellenó al crear el proyecto
  • facturar el tiempo que has invertido en el proyecto (es decir, el tiempo registrado al finalizar tareas y reuniones) junto con los costes externos

Para elegir uno u otro, simplemente haz clic en el botón + en la sección Facturas dentro de la página del proyecto. Aquí tendrás ambas opciones y podrás ver cuál es la cantidad para cada una de ellas. Por supuesto, todavía puedes ajustar el importe manualmente.





Una vez hecho esto, se creará una factura proforma para que puedas revisar todos los detalles. Después de haber controlado los conceptos, ¡simplemente regístrala y envíasela al cliente!


Truco: Factura por día trabajado en lugar de por hora trabajada


1. Registra en el módulo Artículos tus precios por día en lugar de por hora
2. Crea un tipo de tarea que tenga '0' como tarifa por hora.

3. Crea un hito cuyo tipo de facturación sea 'Tiempo y material'.

4. Introduce el seguimiento temporal de este hito y haz clic en la pestaña 'Añadir productos' justo debajo, para añadir como coste externo el producto que has creado con el precio por día + otros gastos en los que hayas incurrido.

5. Al facturar, tendrás que borrar las horas trabajadas, pero tendrás el precio correcto por día.

6. Si quieres que el cliente también reciba un informe del tiempo registrado en detalle junto con su factura, puedes añadir este informe haciendo clic en la opción 'Enviar seguimiento temporal como archivo adjunto' al hacer clic en 'Enviar factura por email': 





¿Conoces otros trucos o has encontrado alguna funcionalidad que no hemos explicado aquí y que te gustaría compartir con nosotros? No dudes en contactar con nuestro equipo de soporte.


Si no tienes todos los módulos de los que hablamos en esta guía y te gustaría probar alguno, puedes ponerte en contacto con nuestro equipo customer success en customersuccess@teamleader.es ¡y te ayudarán encantados!