Este artículo contiene trucos, enlaces útiles y un ejemplo del flujo de trabajo que puedes seguir en Teamleader si trabajas en una agencia creativa. Suponemos que el módulo de proyectos está en el corazón de tu organización y que será la base de este artículo.


No hace falta decir que cada empresa funciona de una manera diferente y que en esta guía explicamos diversos ejemplos de cómo puedes trabajar con la herramienta. Si tienes otras preguntas, puedes consultar el resto de nuestra Base de conocimiento o ponerte en contacto con nuestro equipo de soporte.


Estos son los diferentes apartados que explicaremos:


  • Planificación
  • Proyectos
  • Documentos
  • Seguimiento temporal


Planificación


Tareas y reuniones recurrentes


En la era de las automatizaciones, suponemos que quieres invertir el menor tiempo posible planificando tu agenda. En Teamleader puedes hacer que las tareas y reuniones que planifiques sean recurrentes y que así solo tengas que crearlas una vez en el tiempo.


Proyectos


Las agencias creativas normalmente tienen un claro proceso en mente cuando se embarcan en un nuevo proyecto con un cliente. En Teamleader este proceso se indica creando diferentes fases dentro de un proyecto, que a su vez engloban diferentes tareas y reuniones. A continuación te enseñaremos unas cuantas cosas que puedes tener en cuenta al crear estos proyectos.


División de trabajo

Cuando crees tu proyecto, utiliza fases para subdividirlo en diferentes partes, desde los primeros pasos que deis con el cliente hasta que el trabajo queda hecho y enviado al cliente.


Podrías hacerlo de la siguiente manera:


La forma en que las fases se dividen dependerá siempre del tipo de trabajo que realices. Lo más importante que debes tener en cuenta es saber quién se encarga de qué en cada una de las fases. Cada una de las fases siempre debe tener un responsable final, pero cada tarea y reunión que programes dentro puede asignarse a otro usuario.


También recomendamos que cierres cada fase cuando todas las tareas y reuniones que haya dentro se hayan finalizado. Puedes hacerlo haciendo clic en Detalles al lado del apartado de división de trabajo, luego haz clic en 'Detalles' de tu fase y haz clic en Cerrar fase en la esquina inferior derecha. Si al final todavía hay una fase abierta, se considerará que el proyecto está en marcha:


Fases dependientes

En algunos casos, es posible que solo puedas comenzar a trabajar en una fase si la anterior se ha finalizado. Los desarrolladores de la empresa no pueden comenzar a trabajar si no se ha hecho un estudio del trabajo previo, por ejemplo. Descubre cómo hacer que estas fases sean dependientes entre ellas.


Presupuesto gastado

En un proyecto, el apartado de presupuesto gastado muestra el presupuesto que tienen los clientes para llevar a cabo dicho proyecto y cuántas horas facturables ya se han gastado. La gestión de presupuestos de los proyectos te permite llevar un control de lo que va sucediendo con el presupuesto que tu cliente y tú habéis acordado para llevar a cabo un proyecto en concreto. Si se van asignando recursos al proyecto y se va estimando el tiempo invertido en tareas o reuniones facturables, podrás llegar a ver si en algún momento te sales del presupuesto. 


Beneficio

Lleva un control de los costes e ingresos potenciales de cada proyecto a través de la funcionalidad de beneficio. Echa un vistazo al apartado de detalles, para saber de dónde procede cada coste y cada ingreso para que puedas ajustar donde sea necesario.


Planificación de proyecto

Haz uso del apartado de planificación de proyecto para dividir de forma eficiente el trabajo entre los diferentes compañeros.


Documentos


Las agencias creativas tienen siempre un montón de visuales que deben compartir y enviar entre unos y otros. A continuación te mostramos las mejores prácticas a la hora de intercambiar estos archivos tanto internamente como de forma externa con tus clientes.


Acceso externo a proyectos

(Funcionalidad disponible en nuestro paquete Boost)


Para estar siempre en contacto con tus clientes, poder recibir y contestar sus preguntas y anticiparte a problemas o cambios de opinión, puedes considerar dar a tus clientes acceso externo a sus propios proyectos, permitiéndoles mantener un control de los progresos que vais realizando en los mismos. De esta manera, ellos podrán ver y descargar todos los archivos que subas en el apartado 'Archivos' dentro de cada proyecto.

Dropbox


Puedes cargar archivos en prácticamente todos los módulos, pero si quieres centralizar tus documentos, recomendamos que utilices la integración que tenemos con Dropbox.



Seguimiento temporal


Si quieres realmente saber lo que vale tu trabajo, el seguimiento temporal preciso es esencial. Hay muchas formas de registrar tiempo en Teamleader, pero a continuación te mostramos las más útiles:


  • Time Tracker: Registra tiempo directamente desde tu cuenta de Teamleader


  • App móvil: ¿Has salido a la calle sin tu portátil o no estás trabajando con él en estos momentos? Registra tiempo con la app móvil de Teamleader.


  • Integración con Teamtracker: La integración de Teamleader con Teamtracker llevará tu registro de tiempo a otro nivel. Te permite calcular descansos y pausas y obtener estadísticas sobre el tiempo invertido por tu equipo en los diferentes proyectos.



¿Conoces otros trucos o has encontrado alguna funcionalidad que no hemos explicado aquí y que te gustaría compartir con nosotros? No dudes en contactar con nuestro equipo de soporte.