En los últimos años Teamleader ha ido desarrollando integraciones con un buen número de aplicaciones diferentes, con el objetivo de convertirse en una herramienta todo-en-uno. El siguiente gran paso a este respecto era desarrollar una integración con una de las mayores aplicaciones de integración de softwares de todos los tiempos: Zapier.



¿Qué es Zapier?


Zapier es una herramienta online que permite automatizar ciertas acciones entre tus herramientas favoritas, como por ejemplo Gmail, Slack, MailChimp, y así con más de 1.000 aplicaciones. Gracias a Zapier puedes conectar dos o más herramientas entre ellas para que automaticen ciertas acciones, sin necesitar desarrollar ninguna integración especial y sin tener que echar mano de desarrolladores o expertos en IT. 


Esto quiere decir que puedes mover información de una herramienta a otra de forma automática, para que puedas emplear tu tiempo en tareas que son importantes de verdad. Esta herramienta es lo suficientemente fácil de utilizar para que cualquiera pueda configurar las acciones deseadas con pocos clics. 


Glosario:


Zap:

Un Zap es un proceso de trabajo automatizado entre dos o más aplicaciones. Por ejemplo, puedes activar un Zap que guarde los archivos adjuntos que recibes en Gmail en tu cuenta de Dropbox y además puedes activar otro Zap que guarde los emails que tú decidas (por ejemplo solo los que tienen archivos adjuntos) como archivos de texto. Un Zap está formado de dos partes: un hecho (trigger en inglés) y una o más acciones. (El hecho es recibir un email con un archivo adjunto, y la acción es que se guarde en tu cuenta de Dropbox).


Hecho (en inglés trigger):

Un hecho (trigger) es un evento que sucede en una aplicación y que desencadena el Zap. Cuando configuras un Zap, Zapier monitoriza la aplicación que hayas seleccionado, en espera de que ocurra ese evento. En el ejemplo que hemos utilizado anteriormente (guardar los archivos adjuntos de Gmail en Dropbox), sucede que en tu cuenta de Gmail recibirás muchísimos correos, pero el Zap no se desencadena hasta que no recibas un email que contenga un archivo adjunto.


Los hechos (triggers) disponibles en Teamleader por el momento son:


  • Oportunidad creada
  • Oportunidad ganada
  • Factura pagada
  • Nuevo contacto creado
  • Nueva empresa creada



Las acciones disponibles en Teamleader por el momento son:


  • Crear un contacto
  • Crear una empresa
  • Crear una oportunidad
  • Enlazar un contacto con una empresa
  • Obtener la información de un contacto
  • Obtener la información de una empresa


Acciones:

La acción es el evento en el que culmina el Zap. En nuestro ejemplo, el evento es que el archivo adjunto recibido se guarde en la cuenta de Dropbox.


Tarea:

Cada pieza de información que discurre por el Zap cuenta como tarea. Esto significa que si tu Zap añade 100 archivos adjuntos a Dropbox provenientes de 100 emails diferentes, tu Zap habrá llevado a cabo 100 tareas.  Cada tarea que el Zap realice, es una tarea manual menos que te va a tocar hacer a ti, suena bien, ¿verdad?


Es importante tener más o menos controlado el número de tareas que tu Zap puede llevar a cabo en un mes, ya que dependiendo de esto, tendrás que escoger un plan de Zapier u otro (gratuito o de pago).


Ejemplos de Zaps con Teamleader:


  • Web2Lead: Un cliente potencial rellena un formulario web en tu página web, lo que crea un contacto en Teamleader, una empresa relacionada a este contacto y además una oportunidad


  • Seguimiento de clientes potenciales: Una vez se ha creado una oportunidad nueva (siguiendo o no el proceso anterior), automáticamente se le envía un email al cliente interesado


  • Comunicación interna: Una vez se ha marcado una oportunidad como ganada en Teamleader, recibes un mensaje en Slack (aplicación de mensajería interna) para informarte sobre esto


Precios de Zapier:


Zapier tiene una versión gratuita con un límite de conexiones. Sin embargo, si tienes pensado crear Zaps múltiples, utilizar aplicaciones Premium etc, puedes elegir pasarte a una cuenta de pago. La gran ventaja de una cuenta de pago es que puedes utilizar esta misma cuenta para conectar aplicaciones entre ellas que no tengan nada que ver con Teamleader (por ejemplo conectar Gmail con Slack, o Outlook con Mailchimp). Puedes encontrar toda la información sobre los precios y los distintos tipos de planes aquí.


Puedes encontrar tutoriales más avanzados sobre Zapier en su canal de Youtube "Zapier University":