Como es posible ya hayas oído, Zapier te permite enlazar Teamleader con más de 1000 aplicaciones diferentes. Una de las opciones más interesantes aquí es conectar el formulario web que tienes en tu página web, con tu cuenta de Teamleader. De esta manera, cada formulario que un contacto rellene, se convertirá automáticamente en un contacto nuevo en Teamleader, y además si quieres también se creará una empresa relacionada a este contacto y una oportunidad.


Ni siquiera necesitas tener conocimientos técnicos, ya que esta integración es muy sencilla de utilizar. En este artículo te explicaremos lo siguiente:


  • Qué formularios web pueden integrarse con Teamleader utilizando Zapier
  • Qué pasos necesitas realizar para integrar tu formulario web con Teamleader utilizando Zapier

¿Qué formularios web pueden integrarse con Teamleader utilizando Zapier?


Estas son las herramientas de formularios web más comunes, que se pueden integrar con Teamleader utilizando Zapier:


  • Typeform
  • Google Forms
  • Gravity Forms
  • Wufoo
  • Jotform
  • Formstack
  • Ninja Forms
  • Zoho Forms
  • LinkedIn Lead Gen Forms
  • WP Forms


¿No has encontrado el formulario que estabas buscando? Zapier ofrece integraciones con varios formularios más. ¡Quizá encuentres el tuyo aquí!


Para esta ocasión vamos a explicar un ejemplo con Google Forms. Te aconsejamos que configures los triggers y las acciones en el mismo orden que aparecen descritas en este artículo, para asegurarte de que se activa el proceso de trabajo más correcto posible y con el número máximo de campos disponibles.


¿Qué pasos necesitas realizar para integrar tu formulario web con Teamleader utilizando Zapier?


Para poder llevar a cabo la integración, necesitas tener una cuenta con Zapier. Dependiendo del uso que vayas a darle, es decir, del número de zaps y tareas que se vayan a realizar, es posible que la versión gratuita no sea suficiente y necesites contratar un plan de pago.


1. Selecciona la primera aplicación que quieres que desencadene la acción, selecciona después el hecho que tiene que suceder y haz una primera prueba:


Antes de seleccionar Google Forms como la primera aplicación, asegúrate de que el formulario que hayas creado en Google Forms, tenga al menos una respuesta (que puedes enviar tú mismo). A continuación te mostramos una lista de campos que te pueden interesar para crear tu formulario web, por supuesto puedes utilizar los que quieras, esto solo es una idea para el ejemplo:


  • Nombre del contacto
  • Email del contacto
  • Teléfono del contacto
  • Empresa
  • Interesado en (puedes utilizar lo que el cliente haya seleccionado aquí como título de la oportunidad que se generará automáticamente después)
  • Presupuesto (el presupuesto que el cliente indique será posteriormente el importe que tendrá la oportunidad que se cree después)
  • Comentarios


Nota: Si el cliente rellena un campo con información errónea (por ejemplo si escribe texto en el campo 'Número de teléfono' en lugar de un número de teléfono como tal), esta información no se trasladará a Teamleader, de la misma manera que si tú intentas escribir texto en el campo 'Número de teléfono' en Teamleader manualmente, este texto tampoco se guardará en la ficha de ese contacto.


Además de necesitar tener al menos una respuesta en el formulario web (a modo de test), también es necesario que el formulario esté relacionado con una Hoja de Cálculo. Para enlazar tu formulario web con una Hoja de Cálculo (en la que se recogerán las respuestas del formulario), simplemente haz clic en el botón que te mostramos a continuación, en la hoja de respuestas de tu formulario y haz clic en 'Crear hoja de cálculo'. Esta es la Hoja de Cálculo que conectarás con Teamleader.






Ahora ya tienes todo lo necesario para comenzar con la integración de Zapier. Para ello:



1) Entra en tu cuenta de Zapier y haz clic en 'Make a Zap' en la esquina superior derecha de la pantalla:




2) A continuación busca 'Google Forms' en el buscador:






3) Posteriormente debes seleccionar la opción 'New Response in Spreadsheet' para indicar que cada vez que se añada una nueva respuesta al formulario, quieres que se desencadene una acción (en un paso más avanzado podrás indicar qué acción es la que tiene que llevarse a cabo cuando este hecho suceda):





4) Ahora que has seleccionado el trigger, puedes hacer una prueba de esta primera fase. Para ello, Google te pedirá que conectes una cuenta de Google, para poder localizar el formulario que quieres conectar. Conecta tu cuenta de Google y continúa al siguiente paso:





5) Una vez has conectado tu cuenta de Google, podrás seleccionar una hoja de cálculo. Esta es la hoja de cálculo que has enlazado anteriormente con el formulario web. En el campo 'Worksheet', debes seleccionar la opción 'Respuestas de formulario 1':





6) Una vez se ha enlazado tu formulario, Zapier extraerá determinadas respuestas que puedes utilizar para tu prueba. Es un paso que Zapier necesita realizar para recrear una situación real, aunque el formulario aún no sea público. Por ello selecciona la primera respuesta que veas, que se llamará 'Response A' y haz clic en 'Continue'. ¡Ahora ya puedes pasar al paso 2 de la integración!


2. Selecciona la segunda aplicación, elige la acción y la plantilla: crear un contacto


1) Haz clic en 'Add step' on en 'Your Zap currently lacks an Action step. Add one now!'. Ambos botones llevan al mismo lugar, y lo que vienen a decir es que en este paso 2, debes elegir la acción que quieres que suceda cada vez que alguien rellene el formulario web. La aplicación en la que quieres que se produzca esta acción es Teamleader, por lo que debes seleccionarla en el buscador:





2) Ahora puedes seleccionar la acción que quieres que suceda (crear contacto en Teamleader)


Nota: En este paso es importante saber que puedes crear acciones múltiples, una tras otra. Sin embargo, el número de acciones que puedes configurar con un mismo Zap depende del tipo de licencia que hayas contratado. Si tienes la versión gratuita, solo podrás elegir una acción (tendrías que elegir entre 'crear contacto' o 'crear empresa'). Si tienes una versión de pago, podrás configurar acciones múltiples (por ejemplo que primero se cree un contacto, después una empresa, después que se enlace este contacto con esta empresa, y después que se cree una oportunidad). 

En nuestro ejemplo explicamos cómo crear un Zap con múltiples acciones. Si solo dispones de la versión gratuita, debes elegir solo una de las acciones siguientes.



3) La primera acción que puedes configurar es 'Crear contacto:




4) Una vez seleccionada la primera acción, debes conectar tu cuenta de Teamleader para que Zapier sepa dónde se tienen que crear los contactos:





5) En el siguiente paso, Zapier te pedirá que definas una plantilla, es decir que definas qué campos se deberían rellenar en Teamleader cuando un contacto rellene el formulario. Se trata de recrear una respuesta real obtenida del formulario. Para ello lo que hacemos es definir el valor de cada campo que queremos que se exporte del formulario hacia la cuenta de Teamleader. Aquí es cuando debes utilizar la respuesta de prueba: al añadir cada una de las respuestas, le estarás diciendo a Zapier dónde debe colocar cada pieza de información.


Para seleccionar las respuestas de prueba correctas, debes ir haciendo clic en el botón que tiene un signo + a la derecha de cada campo. Se abrirá un desplegable con varias opciones y debes seleccionar la opción correcta que se corresponda con el campo que estás configurando:




Debes ir seleccionado para cada campo que tenga tu formulario, el valor que corresponde al mismo. Y gracias a la respuesta de prueba que hiciste al principio, puedes ir seleccionando cada valor del desplegable. Verás que puedes configurar muchísimos campos, pero es posible que tu formulario no los tenga todos. En los casos en los que tu formulario no tenga determinados campos (Fax, página web, fecha de nacimiento...) puedes dejar esos valores en blanco, ya que son opcionales. 


En el caso de la creación de un contacto, solo el campo Apellido es obligatorio, los demás son opcionales y no hace falta utilizarlos si tu formulario no los incluye.


Si en alguno de estos campos no abres el desplegable para seleccionar el valor correspondiente y rellenas el valor a mano, todos los contactos que se creen en Teamleader provenientes de ese formulario incluirán esa misma opción que tú has escrito. Es decir, si en el campo Language (idioma), escribes ES (el código ISO equivalente a español), todos los contactos que se creen aparecerán con idioma español.


Nota: Si quieres rellenar el campo Language indicando que el idioma de todos los contactos es español, debes introducir el código ISO correspondiente. En el caso de español este código es ES. En el caso de inglés es EN y así sucesivamente. En este enlace encuentras todo el listado de códigos de idiomas. Si escribes por error la palabra 'español', recibirás un mensaje de error cuando hagas una prueba.



6) Una vez hayas seleccionado todos los campos estándar de Teamleader, también podrás configurar los campos personalizados, en caso de que tu formulario incluya alguno. Este es posiblemente el paso más difícil de todo el proceso, por lo que trataremos de explicarlo paso a paso.


  1. Para poder decirle a Zapier qué campos de tu formulario deben emparejarse con qué campos personalizados de tu cuenta de Teamleader, necesitas dos valores:
    • El número de ID del campo personalizado de Teamleader que quieres emparejar con un campo de tu formulario
    • Una respuesta de prueba que hayas recibido de tu formulario web
  2. Ambos valores se deben escribir en Zapier de forma exacta a como Zapier lo pide. Para encontrar el ID de cada campo personalizado, puedes seguir este otro artículo.


7) Una vez has configurado qué campos estándar y qué campos personalizados se deben rellenar cada vez que un contacto rellene un formulario web, puedes realizar un primer test. Al hacer este test, Zapier creará un contacto en tu cuenta de Teamleader con las respuestas de prueba que has ido indicando. Si todo sale bien, ¡este será tu primer contacto creado a través de Zapier!



3. Selecciona la tercera aplicación, elige la acción y la plantilla: crear una empresa


Para crear la siguiente acción que debe ejecutarse una vez se haya creado el contacto, debes volver a seleccionar una tercera aplicación, es decir la aplicación en la que se va a ejecutar esta acción, por lo que de nuevo será Teamleader. Debes seguir exactamente los mismos pasos que has seguido para la creación de un contacto.

Simplemente verás que los campos disponibles para empresas son ligeramente diferentes que los disponibles para contactos, pero el proceso de emparejar cada campo de tu formulario con cada campo de Teamleader, es el mismo. 


4. Selecciona la cuarta aplicación, elige la acción y la plantilla: enlazar el contacto con la empresa


En este paso lo que se consigue es que el contacto y la empresa que se han creado al rellenar un formulario, se enlacen el uno al otro en tu cuenta de Teamleader. Los campos en esta acción son muy limitados, al igual que si enlazas un contacto con una empresa (o viceversa) manualmente en Teamleader. Sin embargo verás que es necesario rellenar dos campos con los dos números de ID de los pasos anteriores (el ID del contacto y el ID de la empresa que se han creado al realizar las pruebas en los pasos anteriores). 


Puedes seleccionar estos números de ID directamente al hacer clic en el botón con el signo + que verás a la derecha del campo:













Después de rellenar los campos obligatorios, si haces la prueba de este paso, verás que el contacto y empresas creados en los pasos anteriores, ahora se habrán enlazado el uno con el otro en Teamleader.



5. Selecciona la quinta aplicación, elige la acción y la plantilla: crear oportunidad


Esta será la última acción del Zap. Selecciona de nuevo Teamleader como aplicación y elige la acción 'Crear oportunidad'.


Finalmente haz una última prueba con esta acción, para saber si el contacto y empresa que se han creado anteriormente, se han enlazado ahora a la nueva oportunidad que se haya creado, y si toda la información está introducida en los campos correspondientes. 


Si este es el caso, habrás terminado de configurar tu primer Zap y a partir de este momento, cada vez que se rellene el formulario se creará un contacto, una empresa que además se relacionará con este contacto y también se creará una oportunidad asignada a este contacto y empresa. Todos los campos que hayas indicado, se rellenarán automáticamente con las respuestas que haya rellenado el cliente.