Gestionar el presupuesto de los proyectos te permite llevar un control de lo que va sucediendo con el presupuesto que tu cliente y tú habéis acordado para llevar a cabo un proyecto en concreto. Si se van asignando recursos al proyecto y se va estimando el tiempo invertido en tareas o reuniones facturables, podrás llegar a ver si en algún momento te sales del presupuesto. De esta forma puedes mantener una comunicación transparente con tu cliente para que no haya sorpresas y ambas partes estéis siempre satisfechas.
Este artículo muestra algunos casos y ejemplos reales según los diferentes métodos de facturación que tengan las fases de los proyectos.
Si quieres saber más sobre el gasto del presupuesto, te aconsejamos que eches un vistazo a esta guía.
Ejemplo 1: El método de facturación de la fase se basa en 'precio fijo'
- Crea un proyecto.y establece 'precio por usuario' como preferencia de facturación
- Rellena el campo de presupuesto del proyecto con 5.000€
- Crea 2 fases que tengan 'precio fijo' como método de facturación
- Fase 1 = 3.000€ de presupuesto
- Fase 2 = 2.000 € de presupuesto
- Navega a la pestaña Información del proyecto en el encabezado del proyecto. Encontrarás aquí el apartado 'Presupuesto gastado'.
- El presupuesto gastado en este momento será 0,00€/5.000€ para el proyecto entero. El beneficio será automáticamente 5.000€ porque estás trabajando con fases que tienen un precio fijo.
- Añade una tarea a la primera fase con una duración de 3 horas
- Registra 2 horas de tiempo en esa tarea
- Añade un coste externo de 3.000€ a la segunda fase (utiliza el precio de venta)
- La barra de previsión y el apartado 'Presupuestos de las fases' mostrarán lo siguiente:
- La previsión de la fase 1 muestra 600€ porque la duración estimada de la tarea que hemos programado es de 3 horas * el precio por usuario (200€) = 600€
- El presupuesto gastado de la fase1 es 400€ porque hemos registrado 2 horas de la tarea. Por tanto 2 horas * 200€ (precio por usuario) = 400€
- El presupuesto gastado de la fase 2 muestra 3.000€ mientras que el presupuesto asignado para esta fase era solo de 2.000€, por tanto esta fase se muestra en color rojo porque lo hemos sobrepasado
- En realidad de forma global solo hemos gastado 3.400€ (400€ + 3.000€) de 5.000€ que tenemos disponibles para todo el proyecto. Por tanto el uso del presupuesto en términos globales aún está según lo planeado
- El beneficio del proyecto será 4.860€ porque hemos incurrido en 140€ en costes al registrar las 2 horas de tiempo en la tarea. Esto se debe a que el usuario que ha registrado tiempo en la tarea tiene un coste interno de 70€ por hora, y por tanto 2h * 70€/h = 140€.
Ejemplo 2: El método de faturación se basa en 'tiempo y material'
- Para este ejemplo necesitas establecer un precio externo de 200€/h y un coste interno de 70€ para el usuario con el que se vaya a realizar el ejemplo (Parametrización > RRHH > Usuarios > Lapicero)
- Crea un proyecto. Rellena el campo de presupuesto del proyecto con 5.000€
- Crea 4 fases que tengan 'tiempo y material' como método de facturación:
- La primera fase debe tener un presupuesto asignado de 1.000€
- La segunda fase debe tener un presupuesto asignado de 1.500€
- La tercera fase debe tener un presupuesto asignado de 2.500€
- Añade tareas a los diferentes fases:
- Añade una tarea a la primera fase con una duración de 5 horas
- Añade una tarea a la segunda fase con una duración de 10 horas
- Añade una tarea a la tercera fase con una duración de 15 horas
- Registra tiempo en estas tareas:
- Registra 4 horas para la tarea de la fase 1 (de 5 horas que se habían estimado)
- Registra 7 horas para la tarea de la fase 2 (de 10 horas que se habían estimado)
- Registra 20 horas para la tarea de la fase 3 (de 15 horas que se habían estimado)
- Puedes encontrar la vista general sobre el presupuesto gastado en la página de la Información del proyecto:
- El presupuesto de la fase 1 va según lo planeado (verde) porque no nos hemos sobrepasado:
- Hemos gastado 800€ porque en esta fase se han registrado 4 horas a un precio externo por usuario de 200€ = 800€
- Queda aún 1 hora restante (€200)
- La previsión es por tanto 1.000€ (800€ gastados + 200€ previstos por la hora pendiente que queda de consumir)
- El presupuesto de la fase 2 está en riesgo (amarillo) porque si finalmente se registran las horas que quedan restantes, se excederá el presupuesto asignado:
- Hemos gastado 1.400€ porque se han registrado 7 horas a un precio externo por usuario de 200€ = 1.400€
- Quedan aún 3 horas restantes, que según lo previsto se cobrarán a 200€/h (precio externo del usuario) si se llegan a consumir. 3h * 200€ = 600€
- La previsión es por tanto 2.000€ (1.400€ gastados + 600€ previstos por las 3 horas pendientes que quedan de consumir)
- El presupuesto de la fase 3 ya se encuentra por encima del presupuesto asignado (rojo):
- Hemos gastado 4.000€ porque en esta fase se han registrado 20 horas a un precio externo por usuario de 200€ = 4.000€
- Esta tarea tenía una duración estimada de 15 horas, y sin embargo se han consumido 20. Esto quiere decir que se han registrado 5 horas más de lo previsto, lo que supone 1.000€ (5h * 200€/h) por encima de lo previsto
- La previsión es por tanto 4.000€, que es lo que se ha gastado finalmente. Esto supone que se han gastado 1.500€ por encima del presupuesto asignado (2.500€):
- Color naranja: Este color muestra que con el presupuesto de 2.500€ que se había asignado en un inicio, solo con registrar 15 horas, el presupuesto ya estaba en riesgo de sobrepasarse (15h * 200€/h = 3.000€ cuando el presupuesto asignado es solo de 2.500€)
- Color rojo oscuro: Este color muestra los 1.000€ que se han gastado de forma extra porque se han registrado 5 horas más de lo estimado