Teamleader para ...

Teamleader para gerentes

En este artículo te mostraremos cómo puedes utilizar Teamleader de la mejor manera posible como gerente de una empresa. Te iremos guiando sobre algunas funcionalidades muy útiles que te ayudarán a tener toda la información de tu equipo bajo control.

Teamleader para gerentes


En este artículo te mostraremos cómo puedes utilizar Teamleader de la mejor manera posible como gerente de una empresa. Te iremos guiando sobre algunas funcionalidades muy útiles que te ayudarán a tener toda la información de tu equipo bajo control.


Los módulos que principalmente vas a utilizar son:


  • Agenda y Hojas de tiempo
  • Oportunidades
  • Proyectos
  • Facturas
  • Incidencias
  • Estadísticas


Nota: Damos por hecho que eres el administrador de la cuenta de Teamleader, ya que este es un requisito para algunas de las funcionalidades que mencionaremos.



Agenda y Hojas de tiempo


Agenda


Al navegar a tu agenda, también tendrás acceso a la agenda de los otros usuarios. Simplemente selecciona el nombre de uno de ellos en el desplegable en la parte de la derecha.





Vista de equipo


Además, también puedes obtener una vista general de todo el equipo. Para verla, haz clic en el apartado 'Equipo', en la parte central superior de la pantalla. Aquí encontrarás una vista semanal de tu propio calendario y los de tu equipo. Al hacer clic en el símbolo de la papelera al lado de un nombre, puedes eliminar a aquellos de los que no quieres ver la agenda, y y con el botón + puedes añadir a los usuarios de los que quieres obtener esta vista. De esta manera, obtendrás los diferentes calendarios uno debajo del otro para que puedas ver quién está disponible cuándo. ¡Útil si necesitas planificar tareas o reuniones en sus calendarios!


Por cierto, esta vista se mantiene con estos usuarios hasta que cierres la sesión de Teamleader. De esta forma no tienes que elegirlos una y otra vez si estás intentando planificar una reunión con todos. Solo volverá a tener los usuarios predeterminados si cierras la sesión y la vuelves a abrir.



Hojas de tiempo


Todas las tareas, reuniones y llamadas en las que alguno de vosotros haya registrado el tiempo aparecerán en las Hojas de tiempo. Puedes revisar tus propias hojas de tiempo, o las de tus compañeros eligiendo su nombre en el desplegable de la derecha. 


El objetivo de echar un vistazo a estas Hojas de tiempo es poder saber en qué habéis estado trabajando tanto tú mismo como tus compañeros en las últimas semanas.



También puedes exportar toda esta información a Excel para otros cálculos. Por ejemplo si quieres saber cuánto tiempo habéis dedicado a un tipo de trabajo específico. En el archivo de exportación, puedes ordenar las filas por la columna "Tipo".

 

Oportunidades


En Teamleader se debería crear una oportunidad cada vez que haya una posibilidad de venta a un cliente.


Filtros


No importa si tienes oportunidades ya aceptadas, rechazadas o aún en curso, en este módulo las encontrarás todas. Puedes trabajar con filtros para solo ver las que te interesen en cada caso. Por defecto, verás que ya hay determinados filtros creados, uno por cada fase de oportunidad que has creado, pero también puedes crear filtros nuevos, para buscar por un usuario en concreto, un periodo de tiempo determinado o cualquier otro campo de las oportunidades.


Una vez que se seleccionas un filtro, se verá el número de oportunidades dentro de ese filtro y su valor monetario en la parte inferior. Ideal para comprobar tus números cada mañana o justo antes de irse a casa por la noche. Mucho más tiempo para otras cosas! ¿Has pensado alguna vez en apuntarte a un club de ganchillo?




Columnas


En la vista general de oportunidades verás un listado de columnas que puedes parametrizar para elegir las columnas que quieres ver para que la información relevante llame la atención. Para hacer esto, haz clic en la rueda dentada en la parte inferior derecha de la pantalla. Puedes seleccionar hasta un máximo de 10 columnas.




Proyectos


La creación de proyectos en Teamleader te ayuda a fijar una estructura de hitos, tareas y fechas de vencimiento que deben completarse.


Al igual que en el caso de las oportunidades, puedes crear filtros y seleccionar tus columnas favoritas para la vista general de proyectos.


Informes


También tienes la opción de descargar un informe de un proyecto. Entre otras estadísticas, este informe te muestra cuánto trabajo se ha realizado para este proyecto, quién ha registrado seguimiento temporal y cuántas de esas horas son facturables. Para obtener este informe:


1. Haz clic en la flecha descendente que verás al lado del número del proyecto.

2. Selecciona 'Descargar informe' 

3. Tienes la opción de elegir si quieres hacer una exportación en PDF o en Excel (solamente el seguimiento temporal). 


 



Presupuesto gastado


En un proyecto, el apartado de presupuesto gastado muestra el presupuesto de tu cliente y cuántas horas facturables ya se han gastado. La gestión de presupuestos en proyectos es una forma de hacer un seguimiento del presupuesto predeterminado que tú y tu cliente habéis acordado. Al asignar recursos y estimar el tiempo en tareas facturables, sabrás si te estás excediendo del presupuesto.


Beneficio


Lleva un control de los costes e ingresos potenciales de cada proyecto a través de la funcionalidad de beneficio. Echa un vistazo al apartado de Detalles para saber de dónde procede cada coste y cada ingreso para que puedas ajustar donde sea necesario.

 

Planificación de proyectos


Dentro de los Proyectos, también encontrarás el apartado 'Planificación', que muestra para cada proyecto, qué tareas se han planificado ya en la agenda y para quién. Cuando entres en este apartado, verás que cada proyecto muestra un punto de color verde o rojo. El punto de color verde significa que el proyecto se encuentra dentro del plazo indicado, sin embargo el punto rojo quiere decir que hay al menos un hito que se encuentra vencido y necesita atención especial.





Facturas


En este apartado vamos a ver cómo puedes llevar un control de tus flujos de caja.


Como seguramente ya hayas imaginado, la configuración de filtros y columnas también está disponible para las Facturas.

Además, en esta misma vista general, verás una pestaña de color gris en la parte inferior derecha de la pantalla, llamada "Mini-stats". Esta pestaña te proporciona unas estadísticas rápidas y concretas y al hacer clic en el símbolo del PDF, se descargará un informe en PDF.

 




Volviendo a la vista general de facturas, también puedes exportarlas a Excel y PDF. Esto te ofrece una amplia gama de opciones para crear informes y obtener datos.


Súper truco: Calcular tus productos vendidos

Si necesitas una visión general de la cantidad de productos vendidos, puedes exportar tus facturas (o sólo un filtro, si deseas calcular para un determinado período de tiempo) y elegir 'Crear una nueva plantilla'. Tendrás la opción de añadir columnas relacionadas con el contenido de tus facturas. Las más importantes son 'Nombre del artículo' y 'Cantidad de artículos'. Ordena tus filas en Excel por la columna 'Nombre del artículo' y luego calcula el número total basado en el 'Cantidad de artículos'. Esto te permitirá saber cuánto se vendió de un producto.



Incidencias

(Esta funcionalidad esta disponible en nuestro paquete Boost)


Para las Incidencias funciona de una forma muy similar al resto de módulos. Puedes crear filtros sobre las incidencias para ver las incidencias que se han recibido hoy, por ejemplo, y así averiguar la rapidez con la que tu equipo de soporte ayuda a sus clientes.


También puedes añadir las columnas "Fecha de creación" y "Último mensaje" para saber rápidamente cuándo se ha creado cada incidencia y cuanto tiempo lleva esperando el cliente una respuesta, respectivamente.


Como última recomendación, también puedes añadir a este módulo de incidencias estados extra, para tener estados personalizados además de los predeterminados: Nuevo, Abierto y Cerrado. De esta forma conseguirás amoldar este módulo a tu flujo de trabajo.


Estadísticas


Las Estadísticas te proporcionan mucha información en términos numéricos sobre tu cuenta. Te mostramos a continuación las estadísticas más importantes, a las que debes echar un vistazo:


Pipeline


Si vas a Estadísticas > Pipeline, encontrarás una vista general del flujo de caja que se espera que recibas en las próximas semanas. Esto muestra el valor total de las facturas que se espera pagar en las próximas semanas en base a tus presupuestos aceptados, facturas no pagadas y proyectos a facturar.


Estadísticas sobre Oportunidades


Si vas a Estadísticas > Oportunidades, encontrarás mucha información sobre todas tus oportunidades: Informe sobre el canal de ventas, distribución de las fases, duración de las fases etc. Además, dentro de cada gráfico puedes aplicar diferentes filtros.


Si haces clic en el enlace anterior, encontrarás la explicación de cada una de ellas. 



Estadísticas sobre facturas


En Estadísticas > Facturas, puedes ver estadísticas sobre tus facturas. De esta manera, puedes ver el número de facturas pagadas, las que aún no están pagadas y las vencidas. También puedes filtrar por fecha y cliente.


Estadísticas sobre seguimiento temporal


En este apartado de las estadísticas puedes encontrar información sobre cuánto tiempo se está registrando por cada usuario, relacionado con los diferentes clientes, proyectos, equipos y tipos de trabajo. Además, también tienes una vista de las llamadas hechas por los distintos usuarios. Puedes obtener una gráfica de los diferentes resultados de las llamadas en un período de tiempo específico.


Si además, te gustaría poder obtener un informe más extenso sobre este seguimiento temporal, puedes combinar esta opción con la de exportación de seguimiento temporal, como mencionábamos anteriormente en este artículo.



Estadísticas sobre incidencias


Las estadísticas sobre incidencias te permiten saber cuántas incidencias se han abierto y cerrado en un período de tiempo determinado, el tiempo medio de respuesta, cuándo son las horas más ocupadas de la jornada laboral o cuál de tus empleados se desempeña mejor.


Objetivos


En el sub-módulo Objetivos, tienes la opción de añadir diferentes objetivos. Estos se pueden crear sobre diferentes módulos (oportunidads, facturas, seguimiento temporal etc...).


Trabajar con objetivos puede resultar muy útil, ya que puedes configurar uno para cada empleado, y así que tanto ellos como tú mismo podáis ver cómo se van cumpliendo y cómo va el rendimiento de cada uno. Estos objetivos pueden constituir una base para las charlas de retroalimentación y también funcionar como un incentivo para su propio desempeño. Como usuario administrador, puedes elegir si los usuarios no administradores pueden ver sus propios objetivos o no.


¿Conoces otros trucos o has encontrado alguna funcionalidad que no hemos explicado aquí y que te gustaría compartir con nosotros? No dudes en contactar con nuestro equipo de soporte.

En este artículo te mostraremos cómo puedes utilizar Teamleader de la mejor manera posible como gerente de una empresa. Te iremos guiando sobre algunas...
Vie, 13 Mar, 2020 at 3:26 PM
Integrations/Marketplace

¿No ha habido suerte y aún necesitas nuestra ayuda?

Ponte en contacto con nosotros