Teamleader para ...

Teamleader para gerentes

En este artículo te mostraremos cómo puedes utilizar Teamleader de la mejor manera posible como gerente de una empresa. Te iremos guiando sobre algunas funcionalidades muy útiles que te ayudarán a tener toda la información de tu equipo bajo control.

Teamleader para gerentes



En este artículo te mostraremos cómo puedes utilizar Teamleader de la mejor manera posible como gerente de una empresa. Te iremos guiando sobre algunas funcionalidades muy útiles que te ayudarán a tener toda la información de tu equipo bajo control.


Los módulos que principalmente vas a utilizar son:


  • Agenda y Hojas de tiempo
  • Oportunidades
  • Proyectos
  • Facturas
  • Incidencias
  • Estadísticas


Nota: Damos por hecho que eres el administrador de la cuenta de Teamleader, ya que este es un requisito para algunas de las funcionalidades de las que vamos a hablar.



Agenda y Hojas de tiempo:


Agenda:


Si vas a tu agenda, encontrarás que además de ver tu propio calendario, también puedes ver el del resto de tus compañeros que tengan acceso a Teamleader. Simplemente selecciona el nombre de uno de ellos desde en el desplegable en la parte de la derecha





Vista de equipo:


Además, también puedes obtener una vista general de todo el equipo. Para verla, haz clic en el apartado 'Equipo', en la parte central superior de la pantalla. Aquí encontrarás una vista semanal de tu propio calendario y los de tu equipo.


Si haces clic en el símbolo de la papelera al lado de su nombre, puedes eliminar a aquellos de los que no quieras ver la agenda, y y con el botón + puedes añadir a los usuarios de los que quieras obtener esta vista. De esta manera, obtendrás los diferentes calendarios uno debajo del otro, para que puedas ver quién tiene espacios libres y quién tiene demasiadas cosas programadas.


Por cierto, esta vista se mantiene con estos usuarios hasta que cierres la sesión de Teamleader. De esta forma no tienes que elegirlos una y otra vez si estás intentando planificar una reunión con todos. Solo volverá a tener los usuarios predeterminados si cierras la sesión y la vuelves a abrir.


Hojas de tiempo:


Todas las tareas, reuniones y llamadas que hayáis finalizado cualquiera de vosotros, desaparecerán de la agenda, y reaparecerán en el módulo Hojas de tiempo. Puedes revisar tus propias hojas de tiempo, o las del resto de usuarios, eligiendo su nombre en el desplegable de la derecha. También puedes exportar toda esta información desde el botón EXPORTAR que encontrarás en la parte superior derecha.


El objetivo de registrar tiempo en Teamleader y echar un ojo a estas Hojas de tiempo, es poder saber en qué habéis estado trabajando tanto tú mismo como el resto de tus compañeros en las últimas semanas.



Oportunidades:


En Teamleader se debería crear una oportunidad cada vez que haya una posibilidad de venta a un cliente, ya que te ayuda a hacer un seguimiento de esta posible venta.


Filtros:


No importa si tienes oportunidades ya aceptadas, rechazadas o aún en curso, porque en este módulo las encontrarás todas. De esta manera puedes trabajar con filtros para solo ver las que te interesen en cada caso. Por defecto, verás que ya hay determinados filtros creados, uno por cada fase de oportunidad que tengas creadas, pero también puedes crear filtros nuevos, para buscar por un usuario en concreto, un periodo de tiempo determinado o cualquier otro campo (incluido campos personalizados) que tengas en el módulo de oportunidades.


Columnas:


En la vista general de oportunidades verás un listado de columnas, que puedes a su vez parametrizar para elegir las columnas que quieres ver y las que te ofrezcan la información que te interese. Para hacer esto, haz clic en la llave inglesa en la parte inferior derecha de la pantalla. Puedes seleccionar hasta un máximo de 10 columnas.





Proyectos:


Crear proyectos en Teamleader te ayuda a fijar una estructura de hitos, tareas y fechas de vencimiento que deben completarse para un cliente en concreto. La vista general de proyectos te ofrece, al igual que la de oportunidades, un listado de todos ellos, para que siempre sepas lo que sucede con cada uno.


Además de poder crear filtros, también puedes seleccionar las columnas que te interesen a través de la llave inglesa. De entre todas, te recomendamos que selecciones los campos 'presupuesto interno gastado' y 'presupuesto externo gastado', que te ayudarán a entender cuánto presupuesto se ha gastado ya, de forma interna y externa, de cada proyecto.


Informes:


También tienes la opción de descargar un informe sobre cada proyecto, haciendo clic en la flecha descendente arriba del todo. Este informe muestra todo el seguimiento temporal realizado sobre este proyecto, quién lo ha realizado y cuánto has conseguido facturar del mismo (en el caso de que los factures en función del tiempo registrado).


Planificación de proyecto:


Dentro del módulo Proyectos, también encontrarás el apartado 'Planificación', que muestra para cada proyecto, qué tareas se han planificado ya en la agenda, y para qué usuarios. Cuando entres en este apartado, verás que cada proyecto muestra un punto de color verde o rojo. El punto de color verde significa que el proyecto se encuentra dentro del plazo indicado, sin embargo el punto rojo quiere decir que hay al menos un hito que se encuentra vencido y necesita atención especial.





Facturas:


En este apartado vamos a ver cómo puedes llevar un control de tus flujos de caja.


Como seguramente ya hayas imaginado, en este módulo también puedes jugar con las columnas de la vista general, y con la posibilidad de crear filtros para ver qué facturas aún no están pagadas, las de un determinado cliente o año etc... Además, en esta misma vista general, verás una pestaña de color gris en la parte inferior derecha de la pantalla, llamada 'Mini-stats'. Esta pestaña te proporciona unas estadísticas rápidas y concretas, y haciendo clic en el símbolo del PDF, se descargará en tu ordenador un informe en PDF.

 




Volviendo a la vista general de facturas, también puedes exportarlas a Excel y PDF. Esto te ofrece una amplia gama de opciones para crear informes y obtener datos.


Súper truco: Cómo calcular los productos que has vendido:


Si necesitas obtener un cálculo o control de qué y cuántos productos has vendido, puedes exportar estos datos a Excel haciendo clic en el botón EXPORTAR > Exportar a Excel > y en lugar de utilizar la opción de exportar 'Todas las columnas', debes hacer clic en ese desplegable y elegir la opción 'Crear nueva plantilla'. Aquí debes seleccionar qué columnas quieres que vayan a ese Excel, y además de las que quieras añadir, recomendamos que selecciones también las opciones que se encuentran al final del listado, y que empiezan por 'Línea de producto', como por ejemplo 'Línea de producto: Nombre del artículo', 'Línea de producto: Cantidad de artículos' y 'Línea de producto: Total del artículo sin IVA'. Una vez las hayas seleccionado, puedes elegir el orden de los campos, que será el orden que aparecerá en tu Excel. 





Cuando descargues el Excel, puedes aplicar filtros en el mismo archivo y hacer sumatorios de la cantidad de artículos o precio total de los mismos. 



Incidencias:


El módulo de Incidencias funciona de una forma muy similar al resto de módulos. Puedes crear filtros sobre las incidencias para controlar las incidencias que se han recibido hoy, por ejemplo, y así descubrir cómo de rápido soluciona los problemas el equipo de soporte al cliente.


También puedes añadir las columnas 'Fecha de creación' y 'Último mensaje' para saber rápidamente cuándo se ha creado cada incidencia y cuanto tiempo lleva esperando el cliente una respuesta, respectivamente.


Como última recomendación, también puedes añadir a este módulo de incidencias estados extra, para tener estados personalizados además de los predeterminados: Nuevo, Abierto y Cerrado. De esta forma conseguirás amoldar este módulo a tu flujo de trabajo.



Estadísticas:


El módulo de Estadísticas te proporciona mucha información en términos numéricos sobre tu cuenta. Te contamos a continuación las estadísticas más importantes, a las que debes echar un vistazo. Si además quieres ver un vídeo sobre estas estadísticas, puedes consultar este enlace:


Pipeline:


Si vas a Estadísticas > Pipeline, encontrarás una vista general del flujo de caja que se espera que recibas en las próximas semanas. Por tanto, encontrarás por cada fase de la oportunidad, cuántos ingresos esperas recibir de tus oportunidades del último mes si finalmente se aceptan, y lo mismo acerca de las oportunidades en fase 'Presupuesto enviado', 'Aceptado'. Los proyectos y facturas muestran el número e importe de todos los proyectos activos hasta la fecha que aún deben facturarse, e importe total de las facturas que deben pagarse, una vez se han descontado los abonos (facturas rectificativas).



Estadísticas sobre Oportunidades:


Si vas a Estadísticas > Oportunidades, encontrarás mucha información sobre todas tus oportunidades: Informe sobre el canal de ventas, distribución de las fases, duración de las fases etc. Además, dentro de cada gráfico puedes aplicar diferentes filtros para acotar la información.


Si haces clic en el enlace anterior, encontrarás la explicación de cada una de ellas. 



Estadísticas sobre facturas:


En Estadísticas > Facturas, puedes ver estadísticas sobre tus facturas. De esta manera, puedes ver, por departamento, el número de facturas pagadas, las que aún no están pagadas y las vencidas. También puedes filtrar por fecha y/o cliente.



Estadísticas sobre seguimiento temporal:


En este apartado de las estadísticas, puedes encontrar información sobre cuánto tiempo se está registrando por cada usuario, relacionado con los diferentes clientes, proyectos, equipos y tipos de tarea. Además, también obtienes una vista de las llamadas realizadas por todos vosotros. Y puedes obtener una gráfica de los diferentes resultados de las llamadas, que también puedes filtrar.


Si además, te gustaría poder obtener un informe más extenso sobre este seguimiento temporal, puedes combinar esta opción con la de exportación de seguimiento temporal, como mencionábamos anteriormente en este artículo.



Estadísticas sobre incidencias:


Las estadísticas sobre incidencias te permiten saber cuántas incidencias se han abierto y cerrado en un periodo de tiempo determinado, el tiempo medio de respuesta, cuándo son las horas más ocupadas de la jornada laboral o quién de tus empleados es quien responde a más.



Objetivos:


En el sub-módulo Objetivos, tienes la opción de añadir diferentes objetivos. Estos se pueden crear sobre diferentes módulos (oportunidads, facturas, seguimiento temporal etc...).


Trabajar con objetivos puede resultar muy útil ya que puedes configurar uno para cada empleado, y así que tanto ellos como tú mismo podáis ver cómo se van cumpliendo y cómo va el rendimiento de cada uno. Estos objetivos pueden formar parte de sus requisitos como empleados, o que les sirva como orientación de lo bien que lo están haciendo. 


Además, tú como administrador de la cuenta, puedes decidir si otros usuarios no administradores pueden ver estos objetivos o solo el empleado en cuestión a quien se lo hayas asignado.




¿Conoces otros trucos o has encontrado alguna funcionalidad que no hemos explicado aquí y que te gustaría compartir con nosotros? No dudes en contactar con nuestro equipo de soporte.


Si no tienes todos los módulos de los que hablamos en esta guía y te gustaría probar alguno, puedes ponerte en contacto con nuestro equipo comercial en sales@teamleader.es ¡y te ayudarán encantados!



En este artículo te mostraremos cómo puedes utilizar Teamleader de la mejor manera posible como gerente de una empresa. Te iremos guiando sobre algu...
Vie, 12 Octubre, 2018 at 1:06 PM
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