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Teamleader para Constructores, Productores o Instaladores

Teamleader para Constructores, Productores o Instaladores


Cualquiera que trabaje en el sector de la construcción, producción o instalación quiere hacer lo que se le da mejor. No importa si se trata de albañilería, carpintería, poner azulejos, revestimientos para tejados etc, el objetivo al final del día es finalizar el trabajo, empleando el menor tiempo posible en planificar los tiempos, incluyendo la parte administrativa y el papeleo. Aquí es donde Teamleader puede ayudar, y en este artículo te mostramos un flujo de trabajo estándar para aquellos que quieran utilizar Teamleader en el sector de la construcción, producción o instalación.


No hace falta decir que no hay dos empresas iguales, por lo que lo que te enseñamos en este artículo son solo sugerencias. A menudo Teamleader ofrece varias formas de ejecutar una misma acción. 


Si trabajas en estos sectores estos son los módulos que más vas a necesitar y sobre los que vamos a hablar:


  • Agenda
  • Seguimiento temporal
  • Órdenes de trabajo
  • Facturas


Agenda:


Reuniones:


Suponemos que has quedado con un cliente para llevar a cabo un trabajo. Te enseñamos a crear esta reunión en Teamleader:


  1. Ve al módulo Agenda
  2. Haz clic con el ratón en el día y la hora que hayas quedado, y arrastra hacia abajo para bloquear ese horario. Cuando sueltes el ratón tendrás tres opciones, y tienes que hacer clic en 'Planificar reunión':



3. Rellena:


  • Título de la reunión
  • Descripción
  • Ubicación - selecciona la ubicación del contacto o empresa donde vayas a realizar la obra


4. Haz clic en 'Guardar' y serás redirigido/a a la página de la reunión que se acaba de crear

5. Haz clic en el lapicero al lado de 'Compañeros que asisten' y selecciona los usuarios que van a acompañarte a esta visita (si es que vas a ir acompañado/a)

6. Haz clic en 'Contactos que asisten' si quieres que quede anotado el contacto o contactos con quien te vas a reunir



¡Y eso es todo! Acabas de planificar una reunión. A partir de este momento la encontrarás en tu propio calendario y en el de los compañeros/as que te acompañen. Además, verás que se ha añadido por encima de la reunión la distancia en coche que tengas que recorrer hasta llegar a la ubicación indicada. Así no habrá riesgo de que planifiques algo a la misma hora en que debes salir para llegar a tiempo a la cita.



Esta es una de las varias formas que hay de crear una reunión, descubre otras maneras aquí.



Agenda externa:


¿Por qué no sincronizas tu agenda de Teamleader con tu calendario externo para obtener una vista completa de todo lo que tienes planeado tanto en una como en otra? Haz clic en el enlace para conocer todas las ventajas.


Tareas:


Seguramente antes de que empieces con la instalación u obra, tendrás que preparar unas tareas y trámites varios. Puedes registrarlos en Teamleader mediante el módulo Tareas y asignarlas al usuario correcto (tú mismo u otros usuarios), de esta forma tanto tú como ellos sabréis lo que tenéis que hacer en cada momento. Para crearlas:


  1. Ve al módulo Agenda
  2. Ve al día en que dicha tarea debe realizarse
  3. Haz clic en la hora deseada y arrastra hacia abajo con el ratón hasta que ocupes el tiempo necesario
  4. Suelta el ratón y haz clic en la opción 'Planificar nueva tarea'
  5. Rellena:
  • Tipo de tarea (descubre cómo crear tus propios tipos de tarea)
  • Descripción de la tarea
  • Asignado a (el usuario a quien quieres asignar)
  • Cliente
  • Fecha de vencimiento (puede diferir de la fecha en que vas a planificar la tarea)


Una vez hayas completado la tarea, seguramente querrás registrar en Teamleader el tiempo que has tardado en realizarla, para poder llevar un seguimiento de los costes. Esto nos lleva al siguiente paso:



Seguimiento temporal:


El seguimiento temporal de Teamleader te permite registrar todo el tiempo que hayas invertido en realizar reuniones, tareas y llamadas. Si haces clic en el enlace puedes aprender sobre las diferentes maneras de registrar tiempo. A continuación te mostramos una de ellas:


  1. Ve al módulo Agenda y haz clic en la tarea que tienes programada en tu calendario
  2. Haz clic en 'Listo'
  3. Indica la hora de inicio y fin de la tarea:




     4. Indica si la tarea es 'Facturable' o 'No facturable'. Si seleccionas que la tarea es 'Facturable', aparecerá este registro en el apartado de 'Tiempo dedicado sin facturar' para que puedas añadirlo a una factura posteriormente.



Órdenes de trabajo:


El módulo órdenes de trabajo de Teamleader te permite crear un parte de trabajo y permitir que lo firme el cliente directamente cuando hagas la obra. Aquí es donde entra en escena nuestra aplicación móvil. Si aún no la has descargado, puedes hacerlo de forma gratuita en la tienda de Apple si tienes un Iphone o Ipad o a través de Google Play si tienes un dispositivo Android.


Ten en cuenta que necesitas descargarte la app antigua (llamada Teamleader Classic) porque la nueva app no incluye este módulo.


Para crear una orden de trabajo:


  1. Abre la app Teamleader Classic
  2. Haz clic en el símbolo de 3 líneas que verás en la esquina superior izquierda del teléfono y selecciona 'Órdenes de trabajo'
  3. Tendrás que rellenar los diversos campos para poder completar la orden de trabajo
  4. Rellena:
  • El nombre del cliente
  • Las horas trabajadas (hora de comienzo y hora final)
  • Descripción del trabajo realizado
  • Los productos que has podido necesitar para realizar el trabajo (opcional)
  • Comentarios o imágenes (opcional)

        5. La orden de trabajo ahora estará lista para que dejes que el cliente la firme

        6. Una vez haya firmado, haz clic en 'Guardar'.


A partir de este momento si entras en la versión web de Teamleader (no a través de la app), encontrarás esta orden de trabajo dentro del apartado 'Archivos' de la ficha del cliente.



Facturas:


Todas las tareas que hayas finalizado para este cliente y que hayas marcado como 'Facturable', así como el seguimiento temporal registrado en la orden de trabajo aparecerán en la opción 'Tiempo dedicado sin facturar' dentro de la ficha del cliente yendo a Contactos o Empresas:




Haz clic en Acciones > Crear factura, para facturar todos estos registros. También puedes desmarcar las casillas de aquellos registros que no quieras facturar.


Una vez confirmes esta acción, se creará una factura proforma, que puedes inmediatamente registrar y enviar al cliente. Haz clic aquí para descubrir otras formas de facturar seguimiento temporal y decidir cuál es el mejor flujo de trabajo para vuestra empresa.



¿Conoces otros trucos o has encontrado alguna funcionalidad que no hemos explicado aquí y que te gustaría compartir con nosotros? No dudes en contactar con nuestro equipo de soporte.


Cualquiera que trabaje en el sector de la construcción, producción o instalación quiere hacer lo que se le da mejor. No importa si se trata de albañile...
Vie, 12 Octubre, 2018 at 2:08 PM
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