De nombreuses entreprises aiment ajouter leurs conditions générales à leurs factures et devis. Dans Teamleader Focus, vous pouvez le faire automatiquement, de façon à ce que vous n'ayez pas à continuer à les ajouter manuellement. Ceci peut être fait de deux façons :
1. Ajouter des conditions générales standards
2. Ajouter conditions générales différentes
1. Ajouter des conditions générales standards
Appliquez-vous toujours les mêmes conditions générales à toutes vos factures et devis ? Alors c'est simple. Teamleader Focus peut automatiquement ajouter vos conditions générales à vos documents sans que vous ayez à faire quoi que ce soit en plus. Tout ce que vous devez faire est de télécharger vos CGV. C'est comme ça que vous le faites :
- Allez dans Paramètres > Informations d'entreprise.
- Cliquez sur les trois points à côté de votre entité.
- Choisissez Télécharger les conditions générales
Un nouvel écran apparaîtra dans lequel vous pourrez télécharger un fichier. Dans "Type de document", choisissez le type de conditions à ajouter :
- Conditions générales par défaut (appliquées sur les devis et les factures)
- Conditions générales exclusivement pour devis
- Conditions générales exclusivement pour commandes
Assurez-vous de sélectionner la bonne langue pour vos conditions générales. Si vous établissez une facture pour un client non anglophone, les conditions générales seront immédiatement envoyées dans cette langue (si disponible).
Cliquez sur Télécharger fichier pour sélectionner le fichier sur votre ordinateur, puis cliquez sur « Enregistrer ». Et voilà : vos conditions générales sont dans Teamleader Focus ! À partir de maintenant, ils seront ajoutés à chaque facture que vous envoyez.
NB : Voulez-vous les ajouter à vos devis ? Dans ce cas, cliquez sur « Opportunités et devis », en haut de la page « Paramètres », puis sélectionnez l'option « Afficher les conditions générales par défaut sur les devis ».
2. Ajoutez des conditions générales différentes
Si, toutefois, vous avez des termes et des conditions différents pour les différents services de votre entreprise, il est préférable d'utiliser une méthode différente pour les ajouter. La meilleure façon est de créer plusieurs versions de votre mise en page avec votre style maison dans Word. Ajoutez chaque ensemble de conditions générales à une version différente de la mise en page et téléchargez à nouveau les différentes versions sur Teamleader Focus. Ensuite, lorsque vous établissez votre facture, vous pouvez choisir la mise en page et, par conséquent, les conditions générales que vous souhaitez utiliser.
Tous les formats PDF sont acceptés, mais si vous envoyez vos factures par courrier postal, nous vous recommandons d'utiliser le format A4 (595 x 842). Vous pouvez utiliser le site web suivant pour modifier la taille de votre PDF : https://docupub.com/pdfresize/