De nombreuses entreprises aiment ajouter leurs conditions générales à leurs factures et devis. Dans Teamleader, vous pouvez le faire automatiquement, de façon à ce que vous n'ayez pas à continuer à les ajouter manuellement. Ceci peut être fait de deux façons:


1. Ajouter des conditions générales standards
2. Ajouter divers termes et conditions

1. Ajouter des conditions générales standards

Appliquez-vous toujours les mêmes conditions générales à tous vos factures et devis? Alors c'est simple. Teamleader peut automatiquement ajouter vos conditions générales à vos documents sans que vous ayez à faire quoi que ce soit en plus. Tout ce que vous devez faire est de télécharger vos CGV. C'est comme ça que vous le faites:


Allez dans les  « Paramètres ». Vous verrez une boîte intitulée « Informations de société », où vous pouvez ajouter ou modifier un département à l'aide du crayon situé à côté. Si vous modifiez un département, vous obtiendrez un petit «assistant» pour vous aider à compléter l'information. Vous y aurez également la possibilité de télécharger vos conditions générales.



Si quelque chose manque, vous verrez un signal d'avertissement à côté de l'option, comme indiqué ci-dessus. Vous connaîtrez ensuite votre avancée dans le processus pour les informations de votre entreprise.

Cliquez sur « Modifier » et un nouvel écran apparaîtra où vous pourrez télécharger un fichier. Cliquez sur « Télécharger » et d'autres options apparaîtront. Ensuite, vous pouvez choisir le type de condition que vous souhaitez ajouter. Vous voudrez peut-être ajouter vos conditions générales standard, par exemple, ou un certificat de TVA de 5,5% (voir plus loin).





Assurez-vous de sélectionner la bonne langue pour vos conditions générales. Si vous établissez une facture pour un client non anglophone, les CGV seront immédiatement envoyése dans sa langue (si disponible).

Cliquez sur « Choisir un fichier » pour sélectionner le fichier sur votre ordinateur, puis cliquez sur « Enregistrer ». Et voilà: vos conditions générales sont dans Teamleader ! A partir de maintenant, ils seront ajoutés à chaque facture que vous envoyez.

NB: Voulez-vous les ajouter à vos devis? Cliquez ensuite sur « Opportunités », en haut de la page « Paramètres », puis sélectionnez l'option « Afficher les conditions générales par défaut sur les devis ».


2. Ajoutez des termes et des conditions différents

Si, toutefois, vous avez des termes et des conditions différents pour les différents services de votre entreprise, il est préférable d'utiliser une méthode différente pour les ajouter. La meilleure façon est de créer plusieurs versions de votre mise en page avec votre style maison dans Word. Ajoutez chaque ensemble de conditions générales à une version différente de la mise en page et téléchargez à nouveau les différentes versions sur Teamleader. Ensuite, lorsque vous établissez votre facture, vous pouvez choisir la mise en page et, par conséquent, les termes et conditions que vous souhaitez utiliser.

Vous pouvez également créer votre style de maison, comme vous l'avez probablement déjà deviné, via « Paramètres » > Infos société. Cliquez sur « Personnaliser la mise en page des devis et des devis ». Ensuite, sous « Actions », en haut à droite, vous pouvez créer une ou plusieurs versions de mise en page, en fonction du nombre d'ensembles de termes et de conditions que vous avez.



5,5% de TVA

De nombreuses entreprises, principalement dans le secteur de la construction, utilisent le taux de TVA de 5,5%, par exemple pour la rénovation ou la transformation de maisons de plus de 10 ans. Dans ce cas, vous pouvez envoyer un certificat de TVA spécifique de 5,5% avec votre facture.

Vous pouvez également les ajouter à vos conditions générales. Vous venez d'indiquer que ce certificat est concerné. Par la suite, lorsque vous établirez une facture sur laquelle vous facturez la TVA à 5,5% sur un ou plusieurs articles, le certificat sera ajouté automatiquement.