L'utilité des modèles

Les modèles ou les emails standards sont des messages prédéfinis que vous pouvez envoyer en quelques clics, de manière à vous faire gagner du temps lorsque vous devez régulièrement envoyer le même type de messages. Ils peuvent être créés pour les rendez-vous, l'envoi de devis, l'envoi de factures, les rappels automatiques et les remerciements. Teamleader propose déjà un certain nombre de messages standards, mais vous pouvez les adapter afin de créer une communication plus personelle.


Les variables

Pour chaque modèle de messages dans Teamleader, vous pouvez utiliser quelques variables pour personnaliser davantage votre message. Par exemple, la variable #FORENAME sera toujours remplacée par le prénom du contact, à condition que cette information soit disponible dans le CRM. Si vous envoyez un courriel à Jeroen De Wit, la variable #FORENAME sera remplacé par "Jeroen".



Ces variables sont différentes en fonction du type de message, vous retrouverez toujours la liste des variables disponibles au bas de l’écran lorsque vous créez un modèle. 

Voici un bref aperçu des différents types de modèles offerts par Teamleader.


  1. Modèles de mise en page de devis
  2. Modèles e-mails pour devis
  3. E-mail standard lors de l'envoi des factures
  4. Modèle pour e-mails standards
  5. E-mail standard pour les rendez-vous
  6. Rappels automatiques


1. Modèles de mise en page de devis

Pour créer un modèle pour la mise en page du devis, allez Paramètres > Opportunités. Puis descendez jusqu'à la partie Modèles pour mise en page devis. Ces modèles seront utilisés sur la première page du PDF du devis, à moins qu’il n’en soit autrement précisé dans les paramètres de mise en page du document de devis.


Afin de créer vous-même un message standard, cliquez sur le symbole +. Dans la fenêtre qui s'affiche, vous pouvez configurer vous-même l'e-mail. À cet effet, vous pouvez utiliser quelques variables qui en facilitent la personnalisation. Par exemple, à l'aide de la variable #NAME, vous pouvez faire commencer l'e-mail par le nom de votre client, quel que soit le client à qui vous adressez l'offre. Vous pouvez établir différents e-mails standard en fonction de la nature de devis.


2. Modèles e-mail pour devis

Outre le message d’accompagnement de votre devis, vous pouvez créer des messages standard pour l’e-mail d’accompagnement lors de l’envoi du devis à votre client.


Ici, la variable #LINK est très important. Si vous utilisez cette variable dans votre modèle, le client recevra un lien vers Cloudsign, lui permettant de vérifier et de signer le devis en ligne. La variable #LINK sera remplacée par la phrase « Voir devis en ligne » dans votre e-mail.


Lorsqu’un devis est accepté par Cloudsign, vous recevrez une notification dans Teamleader et la phase de l’opportunité sera automatiquement changée en « Acceptée ».

3. E-mail standard lors de l'envoi de factures

Vous pouvez adapter ces modèles en choisissant la commande Paramètres > Factures. Cliquez sur le symbole + accompagnant Modèles pour envoi factures et éditez le modèle existant ou créez-en un nouveau vous-même. 


Ceux-ci peuvent être des e-mails que vous envoyez avec la première facture, ou des rappels lorsqu’une facture demeure impayée.


4. Modèles d'e-mails standards

Dans Teamleader, vous pouvez toujours cliquer sur l’adresse d’un contact ou d’une entreprise. Vous pouvez envoyer un e-mail quand vous le souhaitez, mais vous pouvez également créer des modèles prédéfinis. Cela peut s’avérer utile pour une organisation commerciale qui doit envoyer un grand nombre de mails à des clients potentiels, par exemple.


Afin de créer un modèle, naviguez aux Paramètres > Mise en page email. Cliquez sur le symbole + à côté de Modèles pour e-mails standard et voilà, vous pouvez composer un message par défaut. En utilisant des variables, vous pouvez toujours personnaliser vos messages. Teamleader remplacera automatiquement la variable par les informations du CRM, si disponible.



Une fois que vous y êtes, vous trouverez les modèles lorsque vous composez un e-mail après avoir cliqué sur une adresse e-mail dans le CRM.


Remarque: Lorsque vous créez les e-mails, il est possible d'entrer des nouveaux alinéas en appuyant sur 'Enter'. Afin de commencer une nouvelle ligne, il faut appuyer sur 'shift' + 'enter'



5. E-mail standard pour les rendez-vous

(Cette fonctionnalité est disponible dans le forfait "Move" ou supérieur)


Vous pouvez le créer en cliquant Paramètres > Planning. Une fois que vous y êtes, vous verrez le widget Modèles invitation pour rendez-vous. Afin de créer vous-même un message standard, cliquez sur le symbole +.


Afin d'envoyer le message standard de rendez-vous, créez d'abord un rendez-vous dans Teamleader. Lorsque vous ajoutez un contact au rendez-vous, vous pouvez choisir d'envoyer un e-mail. Vous pouvez y sélectionner le message standard que vous voulez utiliser.


6. Rappels automatiques

(Cette fonctionnalité est disponible dans le forfait "Move" ou supérieur)


Si vous voulez, vous pouvez aussi configurer et envoyer automatiquement des rappels dès qu'une facture n'est pas honorée à l'échéance. Pour ce faire, allez dans Paramètres > Factures > Rappels automatiques. Ici, vous aurez la possibilité de sélectionner les messages que vous venez de créer et de définir la date à laquelle vous voulez l’envoyer. Vous pouvez répéter cela plusieurs fois, avec plusieurs messages.