L'utilité des modèles

Les e-mails standard sont des messages prédéfinis que vous pouvez envoyer en quelques clics, de manière à économiser du temps lorsque vous devez souvent établir le même type de messages. Ils peuvent être créés pour les rendez-vous, l'envoi d'offres, l'envoi de factures, de rappels automatiques et de messages de remerciements. Teamleader propose déjà un certain nombre de messages standard, mais vous pouvez les adapter afin de créer une communication personelle.


Les variables de personnalisation

Pour chaque modèle de courriel dans Teamleader, vous pouvez utiliser quelques variables pour personnaliser davantage votre message. Par exemple, la variable #FORENAME sera toujours remplacée par le prénom du contact, à condition que cette information soit disponible dans le CRM. Si vous envoyez un courriel à Jeroen De Wit, la variable #FORENAME sera remplacé par "Jeroen".



Ces variables peuvent différer en fonction du type de message, mais vous pouvez toujours les retrouver au bas de l’écran lorsque vous créez un modèle. 

Voici un bref aperçu des différents types de modèles offerts par Teamleader.


Un message standard pour les rendez-vous

Vous pouvez le créer en cliquant sur la commande « Paramètres » dans l’onglet « Agenda». Une fois que vous y êtes, vous verrez le widget « Messages standard pour rendez-vous ». Afin de créer vous-même un message standard, cliquez sur le symbole « + ».


Afin d'envoyer le message standard de rendez-vous, créez d'abord un rendez-vous dans Teamleader. Lorsque vous ajoutez un contact au rendez-vous, vous pouvez choisir d'envoyer un e-mail. Vous pouvez y sélectionner le message standard que vous voulez utiliser.


Modèles pour le mise en page du devis

Comme il est le cas pour les précédents modèles, afin de créer un e-mail standard pour une opportunité, vous choisissez la commande « Paramètres » et puis l’onglet « Opportunités». Une fois que vous y êtes, vous verrez le widget « Modèles pour mise en page devis ». Ces modèles seront utilisés sur la première page du PDF du devis, à moins qu’il n’en soit autrement précisé dans les paramètres de mise en page du document de devis.


Afin de créer vous-même un message standard, cliquez sur le symbole « + ». Dans la fenêtre qui s'affiche, vous pouvez configurer vous-même l'e-mail. À cet effet, vous pouvez utiliser quelques variables qui en facilitent la personnalisation. Par exemple, à l'aide de la variable #NAME, vous pouvez faire commencer l'e-mail par le nom de votre client, quel que soit le client à qui vous adressez l'offre. Vous pouvez établir différents e-mails standard en fonction de la nature de devis.


Modèles e-mail pour devis

Outre le message d’accompagnement de votre devis, vous pouvez créer des messages standard pour l’e-mail d’accompagnement lors de l’envoi du devis à votre client.


Ici, la variable #LINK est très important. Si vous utilisez cette variable dans votre modèle, le client recevra un lien vers Cloudsign, lui permettant de vérifier et de signer le devis en ligne. La variable #LINK sera remplacée par la phrase « Voir devis en ligne » dans votre e-mail.


Lorsqu’un devis est accepté par Cloudsign, vous recevrez une notification dans Teamleader et la phase de l’opportunité sera automatiquement changée en « Acceptée ».

Un message standard lors de l'envoi de factures

Vous pouvez adapter ces modèles en choisissant la commande « Paramètres » sur l’onglet « Facturation ». Cliquez sur le symbole « + » accompagnant «Modèles pour envois» et éditez le modèle existant ou créez-en un nouveau vous-même. 


Ceux-ci peuvent être des messages que vous envoyez avec la première facture, ou des rappels lorsqu’une facture demeure impayée.


Des rappels automatiques

Si vous voulez, vous pouvez aussi configurer et envoyer automatiquement des rappels dès qu'une facture n'est pas honorée à l'échéance. Pour ce faire, cliquez sur le widget « Rappels automatiques ». Ici, vous aurez la possibilité de sélectionner les messages que vous venez de créer et de définir la date à laquelle vous voulez l’envoyer. Vous pouvez répéter cela plusieurs fois, avec plusieurs messages.


Les modèles de courriel généraux

Dans Teamleader, vous pouvez toujours cliquer sur l’adresse d’un contact ou d’une entreprise. Vous pouvez envoyer un e-mail quand vous le souhaitez, mais vous pouvez également créer des modèles prédéfinis. Cela peut s’avérer utile pour une organisation commerciale qui doit envoyer un grand nombre de mails à des clients potentiels, par exemple.


Afin de créer un modèle, naviguez aux « Paramètres » > « Mise en page email ». Cliquez sur le symbole « + » à côté de « Modèles pour e-mails standard » et voilà, vous pouvez composer un message par défaut. En utilisant des variables, vous pouvez toujours personnaliser vos messages. Teamleader remplacera automatiquement la variable par les informations du CRM, si disponible.



Une fois que vous y êtes, vous trouverez les modèles lorsque vous composez un e-mail après avoir cliqué sur une adresse e-mail dans le CRM.


Remarque: Lorsque vous créez les e-mails, il est possible d'entrer des nouveaux alinéas en appuyant sur 'Enter'. Afin de commencer une nouvelle ligne, il faut appuyer sur 'shift' + 'enter'