Cela nous est tous déjà arrivé : vous avez créé et envoyé votre facture, mais votre client a tout simplement oublié. Dans ce cas, il pourrait être temps d'envoyer un rappel. Vous pouvez le faire manuellement ou choisir l'option d'un rappel automatique.

Rappel manuel

Tout d'abord, vous devez avoir déjà envoyé la facture à votre client, avant de pouvoir envoyer un rappel.

  1. Pour envoyer un rappel manuel, il suffit d'aller à la facture en retard, où vous trouverez le bouton 'Rappel'. Le chiffre entre parenthèses indique si vous avez déjà envoyé un rappel auparavant.
  2. Cliquez sur le bouton Rappel. Vos options seront alors les mêmes que lorsque vous créez une facture pour la première fois : vous devrez choisir un moyen d'envoyer votre rappel.
    Remarque : le bouton "Rappel" ne s'affiche que si la facture est effectivement en retard, c'est-à-dire si le délai de paiement a été dépassé. Sinon, vous verrez à nouveau le bouton "Envoyer".
  3. Si vous cliquez sur Envoyer par e-mail et InvoiceCloud, vous pouvez choisir vous-même de taper un texte d'accompagnement ou sélectionner l'un des modèles prédéfinis via Paramètres > Factures > « Modèles d'e-mails pour factures ».


4. Le rappel que vous envoyez sera la facture originale portant un cachet "Rappel" en haut. Le cachet "Rappel" ne sera appliqué à une facture que si le délai de paiement a été dépassé. 

  • Si votre facture a un délai de paiement de 14 jours et que vous renvoyez une facture après 15 jours, le cachet "Rappel" ne sera appliqué qu'à ce moment-là. 
  • Si une facture a un délai de paiement de 0 jour, il y aura une période de 12 heures avant que le timbre de rappel ne soit appliqué. Cela signifie que si vous avez fait une erreur et que vous devez renvoyer la facture, le timbre ne sera pas appliqué immédiatement, ce qui vous laisse le temps de l'ajuster.



Remarque :

Lorsque vous ajoutez la colonne « Dernier rappel » à votre aperçu de la facture, vous verrez à quelle fréquence la facture a été envoyée jusqu'à présent :

  • Pas encore envoyé : La facture n'a pas encore été envoyée.
  • Il y a X jours (# 1) : La facture a été envoyée pour la première fois il y a X jours.
  • Il y a X jours (# 2) : La facture a été envoyée pour la deuxième fois il y a X jours.


Rappel automatique

(Si vous disposez d'un de nos anciens plans de prix, cette fonctionnalité n'est pas disponible dans notre forfait GO)


Si vous préférez éviter le travail manuel, vous pouvez également définir un rappel automatique pour les factures.


Préférez-vous d'abord regarder notre vidéo instructive ? Vous pouvez le faire ici (EN):


  1. Accédez à Paramètres > Factures> « Rappels automatiques ».


2. Dans la pop-up ci-dessus, il y a quelques paramètres à définir:

  • Vous pouvez définir combien de jours la facture peut être en retard avant l'envoi d'un rappel.
  • Choisissez entre l'email et le service postal comme méthode d'expédition.
  • Vous pouvez décider si vous souhaitez appliquer des coûts. Aimeriez-vous savoir où vous pouvez changer ces coûts? Il suffit de cliquer ici
  • Modèle par défaut: Il s'agit d'un modèle que vous avez défini dans Paramètres> Factures> « Modèles d'e-mails pour factures ».
  • Ajouter une langue supplémentaire: Vous pouvez également définir un modèle par défaut pour une langue différente. Plus d'informations sur comment changer la langue pour les factures et les devis? Cet article vous aidera sur votre chemin.