Les factures impayées ne sont jamais amusantes, mais elles se produisent plus souvent que vous ne le souhaiteriez. Certaines de vos factures restent-elles impayées même après deux ou trois rappels ? Si c'est le cas, vous pouvez entreprendre certaines étapes pour imputer des intérêts et des pénalités de retard à la facture.

Dans cet article, vous lirez :

  1. Comment configurer vos intérêts et frais pour paiement tardif
  2. Comment facturer vos intérêts et frais de retard
  3. Comment ajouter automatiquement les frais à votre facture en utilisant des rappels automatiques
  4. Comment supprimer à nouveau vos intérêts et pénalités de retard
  5. L'influence des intérêts et des pénalités de retard sur la tenue de livres

1. Mettre en place des intérêts et des frais de retard

Vous pouvez définir le taux d'intérêt et les frais de retard dans les informations de votre entreprise:

  • Cliquez sur « Paramètres » et sélectionnez « Informations de société»
  • Cliquez sur le crayon à côté de votre département
  • Choisissez l'option « Remplir les informations de votre entreprise »
  • Cliquez sur « Options avancées » et remplissez le taux d'intérêt, les frais de paiement tardif et le seuil de paiement tardif minimum



Informations bancaires dans Teamleader


Les coûts de facturation supplémentaires seront calculés sur la base de ces valeurs. Vous verrez comment cela fonctionne dans notre prochaine étape.


2. Imputer les intérêts et les pénalités de retard

Pour facturer ces frais, vous devez commencer par une facture en retard.

Dans notre exemple, c'est définitivement le cas: la facture 2017/166 est en retard de 16 jours. Même après trois rappels, le montant facturé reste impayé. Il est temps de commencer à facturer des intérêts et des frais de retard.


Facture en retard dans Teamleader


Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Incasso » sur la page de détail de la facture. Ce bouton ne deviendra cliquable que si la facture est en retard. Nous verrons un popup dans lequel nous pouvons ajouter l'intérêt et les frais de retard.

Nos frais de retard sont déjà remplis. Si le montant basé sur le pourcentage que vous avez défini est inférieur au minimum que vous avez fixé, ce dernier sera facturé par défaut. Si les frais de retard dépassent les frais minimum, le montant sera basé sur le pourcentage que vous avez défini dans les paramètres. Bien sûr, vous pouvez toujours l'ajuster manuellement.


Incasso et pénalités de retard

Si nous souhaitons également facturer les intérêts, un montant supplémentaire sera facturé, également en fonction du pourcentage que vous avez défini précédemment. Le pourcentage est calculé sur une base annuelle: plus votre facture reste impayée, plus les frais sont élevés.


Par exemple, si la facture est 13 jours en retard et le pourcentage d'intérêt est 20%, les intérêts seront calculés comme suit: Montant TTC x 13/365 jours x 20% d'intérêt



Lorsque vous cliquez sur « Enregistrer », vous verrez que l'intérêt et les pénalités de retard seront ajoutés à la facture. Assurez-vous que le client les obtient en envoyant un autre rappel.


3. Rappels automatiques

Si vous utilisez des rappels automatiques lors de l'envoi de factures, vous pouvez également ajouter les intérêts et les frais de retard automatiquement. Pour ce faire, accédez à Paramètres > Factures et sélectionnez « Rappels automatiques ».

Lorsque vous modifiez ou créez un nouveau rappel, vous verrez l'option de facturer ces frais. Il suffit de choisir après combien de jours vous voulez envoyer le rappel, puis le modèle que vous souhaitez utiliser, et vous n'aurez plus à vous en soucier.


Rappels automatiques de facture


4. Retirer l'intérêt et les frais de retard

Si vous changez d'avis et que vous voulez supprimer ces frais de la facture, c'est facile à faire. Retournez à la page de détail de la facture et cliquez à nouveau sur « Incasso ». Désactivez simplement l'intérêt et supprimez les frais de retard. Cliquez sur « Enregistrer » et vous verrez ces deux frais disparaître de la facture.


5. Influence sur la tenue des livres comptables

En réalité, les intérêts et les pénalités de retard ne sont pas souvent payés par le client. La plupart du temps, ils agissent simplement comme force de coercition supplémentaire pour payer le montant original de la facture. C'est pourquoi Teamleader n'inclut pas ces frais dans l'export vers le logiciel de comptabilité. Sinon, vous avez la possibilité de réserver un montant plus élevé dans votre comptabilité que ce que vous avez réellement reçu. Si votre client paie ces frais, vous devrez les ajouter manuellement à votre logiciel de comptabilité.