Lorsque vous travaillez sur un projet, vous traitez généralement deux types de coûts : internes et externes.


Pour les coûts internes, vous pouvez regrouper tous les suivis du temps, le temps que vous et vos collaborateurs avez passé sur un projet spécifique. Vous voulez en savoir plus sur les différentes façons de suivre le temps d’un projet ? Cliquez ici.


Les coûts externes sont liés aux matériaux ou dépenses externes nécessaires pour achever un projet. Cela peut être la location d'une salle, les matières premières pour un site de construction ou quelque chose de complètement différent. Les types de coûts externes peuvent être tout aussi variés que vos projets. Découvrez comment les ajouter, leur impact sur le budget et comment les facturer.


Ajout des coûts externes

  1. Accédez à « Projets » et cliquez sur le projet en question
  2. Cliquez sur la flèche à côté du numéro de projet > « Ajouter coût externe »
  3. Remplissez le produit dont vous avez besoin. Choisissez l'un des produits que vous avez enregistrés dans Teamleader ou remplissez un article manuellement. Si vous choisissez d'utiliser un produit existant et un prix d'achat a déjà été ajouté au produit, il apparaîtra automatiquement.
  4. Indiquez le projet (première liste déroulante après la TVA) et l'étape (deuxième liste déroulante après la TVA)
  5. Décidez également si vous voulez créer une commande en réglant le curseur à côté de « Créer également une commande (PDF) » sur « Oui ». Pour plus d'informations sur le flux de travail des commandes, cliquez ici.
  6. Cliquez sur « Enregistrer ».
  7. Les coûts externes sont ajoutés et affichés dans un champ séparé sous « Factures » dans la page du projet.


Modification/suppression des coûts externes

  1. Accédez au projet en question et faites défiler vers « Coûts externes ».
  2. Passez votre souris sur les coûts spécifiques et cliquez sur le crayon ou la corbeille pour modifier ou supprimer les coûts externes respectivement.

Qui a accès aux coûts externes ?

Un chef de projet a accès à tous les détails du projet, il/elle peut voir les coûts externes. 

Vous pouvez décidez qui peut gérer les coûts des projets en allant dans Paramètres > Projets > Préférences > Les chefs de projet sont les seuls à pouvoir gérer les coûts. 



Si vous ne désirez pas que les coûts soient visibles pour vos employés, vous devez mettre le curseur sur "oui" mais vous devez également supprimer l'accès aux factures. Plus d'informations dans cet article

  • Si un participant a accès aux coûts externes et aux factures = il ou elle peut voir les coûts externes
  • Si un participant a accès aux coûts externes mais pas aux factures = il ou elle peut seulement voir ses propres coûts externes


Si vous désirez que les coûts soient visibles pour vos employés, vous devez mettre le curseur sur "non" :

  • Si un participant a accès aux coûts externes et aux factures = il ou elle peut voir les coûts externes
  • Si un participant a accès aux coûts externes mais pas aux factures = il ou elle pourra toujours voir les coûts externes

 


Coûts externes dans le budget du projet

  • Les coûts externes font évidemment partie du budget de votre projet, c'est pourquoi vous devrez également les déduire de ce budget. Dans la feuille de route, vous verrez que les coûts externes sont également déduits et affichés en bleu. Les coûts internes sont affichés en vert. Cela vous donne une idée claire de l'importance de la part de budget utilisée pour chaque coût.
  • La somme des coûts externes peut également être suivie dans l'aperçu général de vos projets.
  1. Accédez à « Projets »
  2. Cliquez sur l'icône de la roue sous l'aperçu des projets
  3. Ajouter la colonne « Budget dépensé externe ».


Les coûts externes seront également calculés automatiquement dans la marge bénéficiaire de vos projets. Cliquez sur le lien pour en savoir plus.


Facturation des coûts externes

  1. Assurez-vous que les réglages de facturation de l'étape que vous souhaitez facturer sont définis sur « Temps & matériel ». Afin de vérifier ces réglages, cliquez sur le crayon pour modifier une étape.
  2. Accédez à « Factures » > Cliquez sur le symbole « + »
  3. Sélectionnez le type « Facturation sur base des étapes »
  4. Choisissez l'étape que vous souhaitez facturer
  5. Cliquez sur « Aller »
  6. Les coûts internes et externes seront facturés ensemble et seront affichés comme des positions séparées sur vos factures, regroupés sous la bonne étape.