Les rapports sont des outils utiles qui vous permettent d'obtenir des renseignements détaillés sur vos activités ou celles de vos collaborateurs sur une période donnée. Dans Teamleader, vous pouvez exporter des rapports sur plusieurs aspects :

  • Suivi du temps
  • RH
  • Congés
  • Agenda
  • Factures
  • Projets
  • Contacts et entreprises


Rapport de suivi du temps

Un rapport de suivi du temps vous fournit un aperçu détaillé de toutes les heures passées à la réalisation de tâches, appels et réunions dans une période de temps donnée. Dans Teamleader, vous pouvez générer de tels rapports par le biais de « Suivi du temps » dans la section de navigation ou par le biais de votre menu personnel dans le coin supérieur droit de votre écran.

Une fois dans ce menu, vous aurez à portée de main un aperçu de votre semaine en cours et des heures que vous avez consacrées aux tâches, appels et réunions. Vous pouvez établir un rapport de ces heures en cliquant sur « Exporter » dans le coin supérieur droit. Vous pouvez alors choisir si vous souhaitez recevoir le rapport sous la forme d'un fichier PDF ou Excel.

Dans l'étape suivante, vous pouvez définir la période couverte par votre rapport. Indiquez le mois, la semaine, le jour ou l'année couverts par le rapport ou saisissez une période personnalisée. Ensuite, cliquez simplement sur « Voir » pour ouvrir le rapport.

Contenu

Entre autres, le rapport de suivi du temps contient les éléments suivants :

  • Objectifs : l'objectif prédéterminé a-t-il été atteint en termes d'heures facturables ?
  • Division des tâches : un aperçu du nombre d'heures se rapportant à un certain type de tâches
  • Heures travaillées en lien avec les projets
  • Un aperçu de tous les suivis de temps
  • Les articles utilisés pendant la période sélectionnée

En plus de visualiser votre propre rapport, vous pouvez consulter les rapports des autres utilisateurs. Pour ce faire, accédez simplement aux suivis du temps, sélectionnez l'utilisateur concerné et cliquez sur « Exporter ».


Rapport RH

En tant que responsable d'équipe ou administrateur, vous avez la possibilité de recevoir des rapports RH quotidiennement. En fonction de votre rôle, ils contiennent les activités quotidiennes des utilisateurs de votre équipe ou de tous les utilisateurs de votre compte Teamleader.

Afin de recevoir des rapports RH quotidiens, accédez à Réglages > Suivi du temps > Activez le curseur « Envoyer des rapports RH quotidiens ».


Vous pouvez également sélectionner quand vous souhaitez recevoir le rapport. Si vous sélectionnez une heure avant 12:00 (midi), le rapport contiendra toutes les informations du jour précédent. Si vous sélectionnez une heure après 12:00 (midi), vous recevrez un rapport contenant toutes les informations jusqu'à ce moment.

En d'autres termes, vous devez sélectionner une heure plus tardive pour obtenir un aperçu complet de la journée.


Rapport RH global

Si vous voulez exporter un rapport global qui contient le suivi des heures de tous les utilisateurs ensemble dans votre compte Teamleader, vous pouvez le faire en accédant à Paramètres > RH > Collaborateurs.

Ici, vous pouvez cliquer sur la flèche vers le bas pour afficher les options d'exportation. Vous avez la possibilité de choisir entre un fichier PDF ou un fichier Excel dans une certaine plage de dates. Si vous choisissez le fichier Excel, vous pouvez également définir les colonnes que vous souhaitez exporter.




Congés
Si vous accédez à Paramètres > RH, vous verrez les jours de fermeture de votre entreprise en bas de votre écran. Ici, vous pouvez saisir les jours fériés et des jours de fermeture généraux ou téléchargez un rapport de tous les jours de congés des utilisateurs.

Pour télécharger le rapport, cliquez sur la flèche à côté de « Jours fériés » et sélectionnez « Exportation Excel ». Enfin, sélectionnez simplement la période de temps pour obtenir un aperçu clair de tous les jours de congés par utilisateur dans Teamleader.


Agenda

Teamleader vous permet également de créer un rapport global de tout votre agenda. Accédez simplement à Agenda > Exporter (du côté droit au-dessus de l'agenda).


Cela ouvrira un fichier PDF contenant un aperçu de l'ensemble des tâches, réunions et appels qui ont été planifiés.

Ce rapport sera plus élaboré ou concis en fonction de la vue que vous sélectionnerez (jour, semaine ou mois).


Factures

Le module Factures contient également certaines statistiques supplémentaires. Pour télécharger ce rapport, accédez à l'aperçu général du module Factures et sur le côté droit en dessous, vous verrez un curseur gris appelé « Mini-stats ».


Si vous l'ouvrez, vous pourrez utiliser l'icône PDF pour générer un document avec des statistiques concernant les factures. Elles contiennent certains chiffres de base comme le chiffre d'affaires, le nombre de factures réglées ou en souffrance et le montant total payé par client.



Projets

Pendant ou après un projet, ce n'est pas une mauvaise idée de vérifier que le projet dans son ensemble ne contient pas de goulots d'étranglement. Un rapport d'aperçu clair devrait pouvoir vous aider. Dans Teamleader, vous pouvez exporter un rapport pour chaque projet en cliquant sur la flèche à côté du nom d'un projet > Télécharger rapport.

En retour, un menu contextuel vous permet de définir les paramètres de votre rapport :

  • Si vous voulez voir toutes les étapes ou juste une étape en particulier
  • Si vous voulez le rapport au format PDF ou Excel et les dates
  • Si vous voulez ajouter les informations relatives au budget donné et dépensé, au suivi du temps, aux coûts externes et aux factures

Les paramètres mentionnés ci-dessus ne sont présents que dans le rapport PDF. Si vous préférez le format Excel, vous pouvez décider par la suite si vous voulez télécharger simplement le suivi du temps ou simplement les coûts externes.


Contacts et entreprises

La dernière façon d'ajouter des rapports se situe au niveau des contacts ou de l'entreprise. Vous avez la possibilité de créer un rapport pour chaque contact ou entreprise séparément.


Afin de créer ce rapport, accédez à la page de détail d'un contact ou entreprise donnés et cliquez sur la flèche vers le bas à côté de « Informations de contact » pour un contact ou « Informations de l'entreprise » pour une entreprise. La première option que vous verrez est « Télécharger le rapport ».


Vous pouvez choisir vous-même les informations que vous souhaitez faire apparaître dans le rapport, ainsi qu'une plage de dates et le type de fichier (PDF ou Excel). Si vous choisissez Excel, vous ne pourrez exporter que le suivi du temps effectué sur ce contact ou cette entreprise.