Quelqu'un d'actif dans le milieu du BTP veut ce qu'il y a de meilleur, que ce soit du tapissage, de la plomberie, de la réparation de toit ou de la pose de carrelage. Le point important est que le boulot soit fait et de consacrer aussi peu de temps que nécessaire à la planification et à l'administration. C'est à ce moment-là que Teamleader Focus rentre en jeu. Cet article vous propose un flux de travail potentiel en utilisant Teamleader Focus dans le domaine de la construction, de la fabrication ou de l'installation.

Pas besoin de préciser que deux entreprises ne travaillent pas de la même façon et cet article n'est qu'une suggestion. Teamleader Focus offre plusieurs possibilités. Si vous avez des questions plus précises, vous pouvez vérifier notre centre d'aide ou contacter l'équipe support.

Voici les différents chapitres que nous verrons ici :

1. Agenda
2. Le Booster Capture de Leads
3. Suivi de temps
4. Bon d'intervention
5. Facturation
   
   

Agenda

Rendez-vous

Vous venez de convenir d'une période avec votre client pour effectuer votre travail. Il est donc temps de créer un rendez-vous dans Teamleader Focus.

1. Allez dans le module Agenda
2. Cliquez et glissez la souris sur la période à planifier et cliquez sur "Planifier un rendez-vous"
   
3. Indiquez :
   • le client
   • le titre
   • la description
   • le lieu
4. Cliquez sur "Enregistrer" et vous serez rediriger vers la page du rendez-vous.
5. Cliquez sur le signe + à côté de "Collègues présents" pour sélectionner vos collègues qui seront présents
   
   

Ça y est, votre rendez-vous est planifié. Vous le trouverez maintenant dans votre agenda et l'agenda de vos collègues qui ont été ajouté au rendez-vous. Il est aussi possible pour Teamleader Focus de calculer automatiquement la distance (en km) à parcourir jusqu’à l’adresse du rendez-vous en allant dans Paramètres > Agenda > Préférences > Montrer les distances jusqu'aux rendez-vous . Ensuite, le rendez-vous se présentera comme cela dans votre calendrier. 

Notez bien que ce paramètre est au niveau du compte et non au niveau de l’utilisateur. Si l’option est activée, elle le sera pour tous les utilisateurs. 

Notez que ceci n'est qu'une des façons de créer un rendez-vous. Cliquez sur le lien pour en savoir plus !

Calendrier externe

Pourquoi ne pas synchroniser votre calendrier Teamleader Focus avec votre agenda externe pour avoir un aperçu complet de votre agenda dans vos autres calendriers ? Cliquez sur le lien pour en savoir plus.

Les tâches

Avant l'installation, une bonne préparation pourrait s'avérer nécessaire. Vous pouvez la planifier en créant des tâches et en les attribuant à vos collègues.

1. Accédez à votre calendrier.
2. Naviguez jusqu'au jour où le travail doit être effectué.
3. Cliquez et glissez le curseur vers le bas pour sélectionner la période.
4. Sélectionnez 'Planifier une tâche'
5. Remplissez :
   • Type de travail (découvrez comment créer vos propres types de travail)
   • Titre de la tâche
   • Description de la tâche
   • Le responsable
   • Client
   • Date d'échéance

Une fois la tâche terminée, vous voudrez voir combien de temps vous y avez consacré pour garder un œil sur les coûts. Ceci nous amène à la section suivante.

Le Booster Capture de Leads

À notre époque actuelle, il est difficile d'imaginer la gestion d'une entreprise sans réunions en ligne. C'est pourquoi Teamleader Focus a développé le Booster Capture de Leads. Planifiez, rencontrez et interagissez avec vos clients en ligne, en plus de toutes les autres fonctionnalités déjà offertes par notre outil. Découvrez tout sur le Booster et comment l'activer ici.

Suivi du temps

(Non disponible sur notre ancien forfait GO)

Le suivi du temps vous permet d'enregistrer toutes les heures consacrées à vos rendez-vous, tâches ou appels. Cliquez sur le lien pour savoir plus sur les différentes façons de suivre le temps. Voici une possibilité :

Quand une tâche est terminée :

1. Naviguez au 'Agenda' et cliquez sur la tâche.
2. Cliquez sur 'Terminer' (Il est également possible de suivre le temps immédiatement sans terminer la tâche)
3. Cliquez sur Ajouter Suivi du temps
4. Indiquez l'heure de début et de fin si nécessaire.
   
5. Indiquez si la tâche est facturable ou non. Si vous sélectionnez cette option, le suivi du temps sera enregistré comme 'temps non facturé' et pourra être ajouté à une facture ultérieurement.

Bon d'intervention

Le module bon d'intervention dans Teamleader Focus vous permettra de créer un bon d'intervention et de la faire signer par le client, sur place. C'est là que vous avez besoin de l'application mobile. Si vous ne l'avez pas encore téléchargé, vous pouvez la trouver dans l'Apple App Store pour votre Iphone ou sur Google Play si vous êtes un utilisateur Android.

Voici les démarches à suivre:

1. Ouvrez l'application Teamleader Focus.
2. Cliquez sur le signe + dans le coin inférieur droit et sélectionnez "Bon d'intervention".
3. Remplissez toutes les informations nécessaires pour compléter le bon d'intervention.
4. Remplissez le formulaire :
   • Le client
   • les heures de travail (heure de début et de fin)
   • La description du travail
   • Produits nécessaires au travail (facultatif)
   • Commentaires ou images (facultatif)
5. Le bon d'intervention est maintenant prêt à être signé par le client !
6. Cliquez sur 'Enregistrer'.

Vous trouverez maintenant le bon d'intervention signé sous "bons d'intervention" ou dans "fichiers" sur la page du client dans la version web de votre compte Teamleader Focus.

Facturation

(Non disponible dans notre forfait SMART)

Toutes les tâches que vous avez effectuées pour le client et que vous avez marquées comme " facturables ", ainsi que le temps suivi sur le bon de travail apparaîtront sous la fenêtre " Temps presté non facturé " sur la page du client dans le CRM.

Cliquez sur 'Actions' > 'Créer facture' pour facturer tous ces articles. Décochez la case à droite des articles que vous ne voulez pas inclure dans la facture.

Vous obtiendrez ainsi une facture brouillon que vous pouvez immédiatement comptabiliser et envoyer. Cliquez ici pour en savoir plus sur d'autres façons de facturer le suivi du temps et trouver le flux de travail le plus efficace pour votre entreprise.

Quel est votre meilleur conseil pour travailler avec Teamleader Focus ? N'hésitez pas à nous le faire savoir.