Vous faites partie d’un service clients ou vous répondez aux questions des clients au quotidien ? Alors vous êtes au bon endroit ! Découvrez comment Teamleader peut vous aider à fournir le meilleur service possible.


Nous allons traiter des modules :


  • Entreprises et contacts
  • Agenda et suivi du temps
  • Tickets
  • Statistiques


Entreprises et contacts


Vous avez accès aux informations suivantes sur les fiches entreprises et contacts :

  • Les informations générales de contact (nom, adresse, etc.)
  • Les informations supplémentaires encodées par vos collègues ou vous-même (par exemple des champs personnalisés traitant de quand appeler un contact, etc.)
  • Les activités suivies
  • Les e-mails envoyés et reçus
  • Les fichiers 

Si vous avez les modules nécessaires, vous trouverez également les opportunités, factures et tickets liés au contact ou à l’entreprise. Les tâches ouvertes, rendez-vous et appels seront également visibles sur cette page. 

En résumé, votre CRM contient toutes les informations clients nécessaires. 


Conseil de pro : taguer vos collègues

Le suivi montre tous les contacts ayant eu lieu entre le client et les personnes de l’entreprise, si vous avez une question pour un collègue, il suffit de le taguer en utilisant le signe « @ » suivi de son nom dans les notes. Il recevra un e-mail avec la question posée :


Agenda et suivi du temps


Utiliser activement votre agenda vous permet de voir clairement ce que vous avez à faire et quand vous devez le faire. Mais dans Teamleader, il sert aussi à garder un œil sur le suivi du temps


En planifiant les tâches, appels et rendez-vous quotidiens vous pouvez suivre le temps, et lorsqu’ils sont terminés, vous avez une vue d’ensemble sur combien de temps vous passez sur chaque client et sur leurs demandes. 


Vous pouvez voir tout cela dans le module suivi du temps. 


Exporter les rapports de suivi du temps


Vous pouvez également exporter vos suivis du temps par Excel si nécessaire. 


Intégrations VoIP


Si vous appelez régulièrement vos clients, les intégrations VoIP vont vous intéresser. 

Elles vous permettent de recevoir et de passer des appels dans Teamleader. Les résultats des appels ainsi que leurs descriptions se trouveront également dans les notes de la fiche contact, vous ne raterez plus jamais une conversation.  



Ces fonctionnalités sont disponibles dans le forfait "Boost" :


Tickets


Le module tickets sera celui que vous utiliserez le plus. Vous recevrez tous les e-mails contenant les questions de vos clients, et vous pourrez les répartir entre vos collègues. Les tickets ouverts seront visibles sur la fiche contact du client, et les tickets fermés seront également dans la partie activités. Vous pouvez également :

  • Créer des statuts personnalisés dans paramètres > tickets
  • Ecrire des notes internes dans le ticket pour communiquer quelque chose à un collègue. Vous pouvez également configurer les notes internes par défaut au lieu des réponses directes.  

  • Si vous désirez que quelqu’un d’extérieur puisse répondre au ticket, activer l’option « tiers ». Cela vous permettra de transférer le ticket à un tiers dans le CRM. 
  • Créer une réponse automatique à vos tickets qui informe vos clients que vous l’avez bien reçu. Si vous utilisez une base de connaissances, vous pouvez ajouter un lien vers celle-ci pour que vos clients trouvent rapidement les réponses. 
  • Si les mêmes questions reviennent souvent, vous pouvez créer des réponses génériques afin d’avoir juste à les sélectionner en cliquant sur « choisissez un modèle ».
  • Créer des segments pour classer les tickets en différents groupes selon l’utilisateur, le statut, etc. 
  • Décider de quelles colonnes vous voulez voir dans l’aperçu en cliquant sur la roue en haut à droite de votre écran. Vous pouvez également modifier la manière dont les tickets sont visibles en cliquant sur les titres des colonnes (par exemple si vous cliquez sur « dernier message » vous verrez d’abord les derniers messages).
  • Si vous utilisez les intégrations Gmail ou Outlook, vous pouvez convertir un e-mail en ticket.  


Le suivi du temps sur les tickets


Suivre le temps sur les tickets permet de facturer plus facilement.


Vous devrez créer une tâche liée aux tickets. En bas du ticket vous trouverez un bouton « + » qui vous permet de créer une tâche pour un collègue ou pour vous-même. Vous pouvez suivre le temps en terminant ces tâches. Le temps enregistré apparaitra en haut de votre ticket. 

Statistiques 


Dans statistiques > tickets, vous trouverez un bon nombre de statistiques qui vous aideront à comprendre plus en profondeur votre service clients.  




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