Vous travaillez en tant que conseiller juridique ou financier? Voici comment Teamleader peut vous aider. Cet article vous offre des conseils, des liens utiles et un flux de travail type. Vous n'avez pas pu trouver les réponses dont vous aviez besoin ? Vous pouvez chercher dans notre base de connaissances ou contacter notre équipe de support.


Jetons un oeil aux modules pertinents:

  • Entreprises et contacts
  • Agenda et suivi du temps
  • Projets
  • Factures


Entreprises et contacts


Sur la page d'une entreprise ou d'un contact, vous trouvez toutes les informations liées au client:


Truc de pro: impliquez vos collègues

Si vous désirez envoyer une notification à un collègue, ou lui poser une question, vous pouvez insérer un '@' dans les notes en bas de la page. Il vous sera ensuite possible de sélectionner le nom d'un de vos collègues, qui recevra une notification de votre message. 


Documents


Des documents (ex. un contrat, des infos juridiques, un DPA, etc.) peuvent être ajoutés à la page d'un contact, d'une entreprise ou d'un projet. En bas à droite, vous accédez aux 'Fichiers'. L'intégration Dropbox vous permet de synchroniser les fichiers entre Teamleader et votre compte d'équipe Dropbox dans les deux sens. 


Agenda et suivi du temps


Dans votre agenda vous retrouvez les rendez-vous à venir et les tâches à compléter. En plus, il vous donne la possibilité d'enregistrer du temps sur des tâches, des appels, des réunions et des tickets. Dans votre agenda, vous pouvez cliquer sur un élément afin de le marquer comme fini. 


Intégration calendrier


Pour une planification impeccable on vous offre la possibilité d'associer votre calendrier existant (dans Google Calendar, Outlook ou iCloud) à l'agenda de Teamleader. L'intégration assure que la synchronisation se fait toujours dans les deux sens. Il vous sera quasi impossible de rater un rendez-vous. 


Export suivi du temps


Pour un aperçu des heures travaillées par vos collègues ou par vous-même, il suffit de faire un export du suivi du temps. Pour en savoir plus, cliquez ici.


Prochainement, vous découvrez comment ces tâches et réunions sont liés aux projets dans Teamleader. 


Projets  


Répartition du projet


Le module Projets est celui dont vous vous servirez le plus fréquemment. Surtout si vous offrez des services de longue durée à vos clients. Un projet peut être créé lorsque vous êtes souvent en contact avec le même client. Cela permettra d'avoir un modèle avec les tâches que vous réalisez pour lui, même lorsque plusieurs collègues sont impliqués. Généralement, les phases vous aideront à garder une vue d’ensemble des différentes phases dans le projet. Planifier les tâches vous aidera à diviser le projet en différentes phases. Sous celles-ci, vous pourrez ajouter des tâches et des rendez-vous et les attribuer à vos collègues. Lorsque les rendez-vous et tâches sont terminées, pensez à fermer la phase. Ainsi, vous pourrez voir clairement qui a travaillé sur quoi et quand. Quand toutes les phases sont fermées, le projet sera considéré comme terminé.


Conseil de pro : modèles

Si vos projets sont souvent structurés d'une même manière, vous pouvez mettre en place des modèles de projet. Comme ça, vous ne devrez pas créez les mêmes phases et tâches inlassablement. 


Budget dépensé


Ici, vous pouvez voir le montant dépensé en relation avec le budget convenu avec le client. En ajoutant du matériel, ou bien en planifiant des tâches facturables et les rendez-vous, le budget dépensé augmentera. Faites attention de ne pas dépasser le budget du client. Vous pouvez trouver cette fonctionnalité sous l'onglet "Info projet" dans l'en-tête de votre projet.


Bénéfice


La case 'Bénéfice' au centre de la page vous montre la rentabilité réelle de votre projet. Pour un aperçu détaillé des coûts, cliquez sur 'détails'. Vous pouvez trouver cette fonctionnalité sous l'onglet "Info projet" dans l'en-tête de votre projet.


Accès externe


Dans un projet, vous pouvez autoriser une partie externe à accéder à votre projet. Cette partie externe, par exemple un client, recevra un e-mail avec un lien vers votre plateforme externe Projectcloud, ou il peut voir les différentes phases, tâches et documents du projet. Vous pouvez trouver cette fonctionnalité sous l'onglet "Info projet" dans l'en-tête de votre projet.


Accès interne


Les droits d'accès internes peuvent être définis à deux niveaux: vous pouvez limiter l'accès au projet, ou attribuer différents rôles aux collègues. 


Factures:


Après avoir porté le projet à terme, vous procédez à la facture. Vous disposez de deux options:


  • vous facturez le budget que vous avez fixé à la création du projet
  • vous facturez les heures enregistrées sur les tâches et les réunions ainsi que les coûts réels externes.


Pour choisir l'un ou l'autre, suivez les étapes suivantes :


  1. Naviguer vers votre projet
  2. Cliquez sur l'onglet Info projet 
  3. Aller à la rubrique "Factures".
  4. Cliquez sur le bouton +.
    Les deux options vous seront proposées et vous pourrez voir le montant de chacune d'entre elles. Bien entendu, vous pouvez toujours modifier ce montant manuellement.



Vous obtiendrez ainsi une facture pro-forma que vous pouvez adapter ou comptabiliser et envoyer.


Truc de pro: la facturation par jour

  1. Enregistrez vos prix journaliers en tant que produit
  2. Ajoutez un type de travail avec un taux horaire de zéro
  3. Ajoutez une phase au type de facturation Temps & matériel
  4. Enregistrez les heures travaillées et ajoutez le produit indiquant le prix journalier et autres dépenses en tant que frais supplémentaires (des extras)
  5. Au moment de la facturation, vous devrez effacer les heures travaillées, tout en gardant le prix journalier correct
  6. Vous avez la possibilité d'ajouter le rapport de suivi du temps en pièce jointe quand vous envoyez la facture à votre client

Truc de pro 2 : les prévisions financières 

Les utilisateurs de notre forfait Boost peuvent également utiliser les prévisions financières pour gérer leurs factures. Les prévisions financières vous permettent de voir pour le mois en cours et les deux mois à venir combien d'argent rentrera. Lisez-en plus ici.



Quel est votre meilleur conseil pour travailler avec Teamleader ? N'hésitez pas à nous le faire savoir.