Voulez-vous fusionner 2 tableaux excel exportés de 2 différents modules de Teamleader Focus pour avoir un seul tableau Excel? Si vous pouvez avoir une colonne commune dans les 2 exportations, vous pouvez exporter une colonne du 1er tableau dans le 2ème tableau, grâce à la fonction VLookup dans Excel. Dans cet article, nous expliquerons quelques cas usuels, la procédure et les différentes possibilités.


Ne vous inquiétez pas, cela semble compliqué au début mais dès que vous l'avez fait une fois, c'est assez facile.


Cas usuels :


Ici vous trouverez quelques exemples possibles dans Teamleader Focus pour l'utilisation de la fonction VLookup :

  • vous voulez des informations approfondies sur les entreprise liées aux contacts dans le fichier exportation "contacts": la colonne en commun à utiliser est "Nom de l'entreprise" (exportation entreprises et exportation contacts)
  • dans votre exportation de factures, vous voulez voir un champ personnalisé des produits : la colonne en commun ici sera " ID produit" ou "nom du produit" (exportation excel des factures et exportation des produits)
  • quand vous exportez les opportunités, vous aimeriez des informations sur le projet dans votre fichier excel : utilisez la colonne en commun "nom du projet" (exportation opportunités et exportation projets)
  • un exemple un peu plus poussé : vous voulez importer 2 fichiers, un avec les appels et l'autre avec les clients. Vous voulez seulement importer les clients pour lesquels vous avez des appels à importer : utilisez la colonne en commun "nom du client". Ici vous devez intégrer une autre "fonction".  Ajoutez une colonne dans le fichier 'appels' et dans chaque case indiquez "oui" par exemple. Dans le fichier clients, vous ferez le VLookup en important la valeur dans la colonne "oui" du fichier appels. Tous les clients pour lesquels un "oui" apparaît  signifient qu'ils sont dans le fichier appels, et pour tous les autres il n'y aura pas "oui". Une fois cela effectué, vous pouvez faire un filtre sur cette colonne avec la valeur "oui", et vous pourrez importer que ces contacts.

La morale de cette histoire : si vous avez une colonne en commun dans les 2 fichiers excel, vous pouvez les combiner en un seul fichier.


Procédure :


Les informations ci-dessus ne sont pas utiles, si vous ne savez pas comment utiliser la fonction Vlookup. Nous allons essayer de vous expliquer la procédure de façon la plus claire possible, pour vous donnez les connaissances nécessaire pour exécuter un VLookup vous-même.


L'exemple que nous avons préparé est la première possibilité proposée : aller chercher l'information d'une entreprise et l'indiquer dans le fichier export des contacts.


Préparer vos fichiers

Vous devez mettre vos 2 tableaux excel dans un même fichier excel dans 2 onglets différents.

  • dans le 1er onglet, vous avez le tableau où vous voulez exécuter votre formule, dans notre exemple ici, cela correspond au fichier contacts : c'est ici que l'information de l'entreprise sera insérée. Dans le 2ème onglet, vous aurez le tableau où vous irez chercher l'information, donc ici l'exportation "entreprises". Donnez, de préférence, des noms courts et faciles à vos onglets. Cela sera très utile pour l'étape 3 dans la phase exécution.
  • L'ordre des colonnes dans le 1er onglet n'a pas d'importance. Par contre, dans le 2ème onglet, l'ordre est plus important, la 1ère colonne (colonne A) devra être la colonne que vous avez en commun dans vos 2 tableaux.

Exécuter le VLookup


 Allez dans le 1er onglet "Contact", nommez une nouvelle colonne en fonction de l'information que vous voulez récupérer de l'autre onglet et tapez =RECHERCHEV. Vous aurez un menu déroulant avec la fonction correspondante.



Maintenant vous verrez une formule où vous devez indiquer les valeurs correspondantes suivantes :



1. La "valeur_cherchée" sera la valeur en commun "nom de l'entreprise" : sélectionnez la cellule correspondante au nom de l'entreprise dans l'onglet 1 qui se trouve sur la même ligne où vous indiquez la formule (ici A2). Insérez le signe dollar avant la valeur de la cellule, donc A2 deviendra $A2. Après avoir sélectionné cette cellule, insérez un point virgule ou deux points, comme indiqué dans la formule, pour sélectionner la partie suivante.




2. Il faut aller chercher la 2ème valeur dans le deuxième onglet pour être capable de récupérer la ville de l’entreprise. Nous sélectionnons donc tout le tableau dans le 2ème onglet qui correspond à la plage de données où trouver l'information recherchée.  Ctrl+SHIFT++ sur Windows et Cmd+SHIFT++sur Mac pour sélectionner le tableau en entier pour gagner du temps.


3. Maintenant, retournons au 1er onglet, vous verrez dans la formule que le nom de votre 2ème onglet a été changé par le nom de votre 1er onglet. Dans ce cas, nous devons changer "Contact" (nom de votre 1er onglet dans notre exemple) en "Entreprise" (nom de votre 2ème onglet) manuellement dans la cellule. De plus, vous devez insérer un dollar avant la colonne et la ligne du tableau. Cela signifie que A1:B9 deviendra $A$1:$B$9. Puis insérez un point virgule ou un deux points comme indiqué dans la formule pour allez à la partie suivante.




4. Pour sélectionner la 3ème valeur, nous vérifions dans notre 2ème tableau dans quelle colonne est l'information qui doit être trouvée. Si l'information nécessaire est dans la colonne B, la valeur de la colonne dans notre formule sera 2. Si c'est colonne C, la valeur sera 3 et ensuite de suite. Une valeur de colonne par formule peut être indiquée. Si vous voulez aller chercher plusieurs information dans plusieurs différentes colonnes, vous devrez répéter cette formule dans votre 1er tableau. Après avoir sélectionné le numéro de la colonne avec la valeur recherchée, insérez un point-virgule ou les deux points, comme indiqué dans la formule, pour accéder à la partie suivante.


5. Pour la dernière valeur, indiquez VRAI pour une correspondance approximative ou FAUX pour une correspondance exacte; normalement dans les cas usuels liés à Teamleader Focus, on exigera un "FAUX'. Maintenant vous pouvez fermer les parenthèses et laisser la magie opérer.


Exemple à quoi ressemblera votre formule :



6. Pour appliquer cette formule dans toutes les lignes, double cliquez sur le petit carré dans la cellule :



7. Option 

Si vous voulez une valeur recherchée dans plus d'une colonne, vous pouvez faire un cliqué-glissé aux cellules adjacentes en cliquant sur le petit carré jusqu'à vous ayez sélectionné toutes les colonnes que vous vouliez avec les valeurs de retour.



Vous verrez que toutes les cellules ont la même valeur recherchée. Cliquez dans la cellule de la seconde colonne avec une formule et changez le numéro de la colonne comme décrit à l'étape 4. Répétez cela respectivement selon le nombre de colonnes vous voulez retrouver ses informations.




Résultats :


Si tout s'est correctement passé, vous pouvez avoir 3 types de réponse :

  1. la valeur recherchée : dans notre exemple la ville
  2. une cellule vide ou un 0 : cela signifie que la valeur du lookup (entreprise) a été trouvée dans le tableau de l'onglet 2, mais la colonne avec cette valeur pour l'entreprise est vide. Dans ce cas la ville n'est pas remplie
  3. #N/A : la valeur du lookup (entreprise) n'a pas été trouvée dans le tableau 2



Remarques :


  • Si vous avez plusieurs entreprises par contact, ces entreprises seront dans une seule cellule dans l'export de vos contacts, séparées par une virgule. La fonction Vlookup verra "entreprise1, entreprise2" comme le nom d'une seule entreprise. Cela signifie que la fonction Vlookup retournera comme réponse #N/A car cette entreprise  ne sera pas connu dans Teamleader Focus. Donc pour un contact avec plusieurs entreprises, la valeur de retour devra être vérifié dans le second tableau manuellement.
  • S'il y a une petite différence dans la colonne en commun (Amazon contre Amaon par exemple), la réponse sera #N/A.
  • Si vous vous demandez : les signes dollar dans la formule sont présents pour fixer les tableaux et/ou les lignes. Cela est un important pour les valeurs du lookup. Quand vous copierez les formules dans les cellules en dessous, la plage de recherche diminuera aussi, ce qui fera une plage de recherche plus petite et les conséquences seront qu'il y aura des valeurs non trouvées alors que présentes.


Vidéo Vlookup