La gestion des factures n'a jamais été aussi facile qu'avec la fonction Factures de Teamleader. Cet article vous expliquera une fonction qui vous fera gagner beaucoup de temps : les actions groupées.


Les actions groupées?


Et oui l'efficacité est importante chez Teamleader et il est donc possible de comptabiliser, envoyer, marquer comme payé ou supprimer plusieurs factures en une seule action. Si vous avez de nombreux suivis de temps à facturer, vous pouvez choisir de faire toutes vos factures de ces suivis sur une même journée à la fin du mois. Grâce à cette fonctionnalité, vous gagnerez du temps.


Pour la suite de cet article, nous supposons que vous avez déjà créé des factures en brouillon, d'une manière ou d'une autre. Cliquez sur le lien si vous voulez en savoir plus sur les différentes façons de créer une facture dans Teamleader.


Comptabiliser, envoyer, marquer comme payé et supprimer


Avez-vous remarqué les cases à gauche dans l'aperçu des factures? Cliquez ici pour choisir sur quelles factures vous voulez faire une action groupée. La case à côté des titres des colonnes dans l'aperçu vous permettra de sélectionner toutes les factures de cette page. Vous pouvez donc sélectionner 50 factures en une seule fois.





Une fois les factures sélectionnées, vous aurez 4 options : comptabiliser, envoyer, marquer comme payé ou supprimer, avec un nombre à côté de chaque action vous précisant le nombre de factures sur lesquelles vous pouvez faire cette action. Si cette action n'est possible sur aucune facture sélectionnée, l'action sera grisée.



Comptabiliser les factures en masse


Cela signifie que toutes les factures en brouillon seront comptabilisées avec la date du jour. Elles se verront attribuer un numéro chronologiquement en fonction de leur date de création et elles seront prêtes à être envoyées.


Envoyer des factures en masse


Cette action est un peu plus délicate, car il est dans votre intérêt d'envoyer les factures avec la bonne mise en page de mail.


Quand vous cliquez sur "envoyer", cet écran apparaîtra :



Teamleader regroupera les factures par langue des clients. Vous serez capable de faire une sélection ici. La mise en page du mail que vous sélectionnerez sera utilisée pour chaque facture sélectionnée et envoyée, donc vérifiez bien que vous envoyez le mail dans la bonne langue. Si besoin, vous pouvez modifier le modèle et ajouter des variables. Pour vous rendre la tâche plus facile, vous pouvez faire un segment selon la langue.


Des factures en brouillon seront comptabilisées et envoyées dans la même action. On vous en informe si c'est le cas:



Notez bien que les adresses mails devront être saisies pour les clients pour assurer l'envoi des factures. Vous pouvez ajouter la colonne "adresse e-mail" dans l'aperçu des factures en cliquant sur la roue dentée dans le coin inférieur droit. Si une adresse n'a pas été trouvée pour un client ou pour votre propre entreprise, vous serez informé. Cliquez sur "Réessayer" pour voir la raison de l'échec de l'envoi.




Marquer comme payé en masse


Il est seulement possible de marquer des factures en statut "impayé" en statut "payé" avec cette fonctionnalité. Si des factures enregistrées en brouillon sont incluses dans la sélection elles seront listées, ainsi que les factures créditées.



Supprimer en masse


Seulement les factures en cours (en brouillon) peuvent être supprimées en action groupée. Ce n'est pas possible de supprimer des factures comptabilisées car elles ont déjà un numéro. Effectivement supprimer des factures comptabilisées pourrait causer des trous dans la numérotation des factures et donc perturber la chronologie de la numérotation.


Et les rappels dans tout ça?


Pour plus d'efficacité, nous vous conseillons d'ajouter des rappels automatiques pour que les factures soient envoyées en temps et en heure. Consultez la partie inférieure de l'article sur les rappels pour savoir comment procéder.


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