En dessous de la répartition du projet, chaque projet vous montre en un clin d'œil les trois widgets visibles dans une vue d'ensemble claire : le budget dépensé, le bénéfice et le suivi du temps. Cet article explique le "budget dépensé" en détails :


  • Qu'est-ce que le "budget dépensé" sur les projets ?
  • Comment est calculé le "budget dépensé" ?
    • Prévision 
    • Colonnes présentes dans la vue d'ensemble des projets 
    • Le rapport de projet
  • Différence entre "budget dépensé" et "bénéfice"
  • Qui a accès au budget dépensé ?


Si vous cherchez plus d'informations sur la marge bénéficiaire, cet article vous aidera.

Vous voudriez voir des exemples pour mieux comprendre comment le budget est géré pour les projets ? Lisez cet article. 


Qu'est-ce que le "budget dépensé" sur les projets ?

Remarque : afin de vous donner les meilleurs résultats, nous vous conseillons de définir un prix externe par utilisateur ou un prix par type de travail. Pour voir également le bénéfice réalisé, vous devez définir les coûts internes de vos employés.


 La gestion du budget sur les projets est un moyen de garder un œil sur le budget prédéfini entre vous et votre client. En définissant les coûts et en estimant le temps pour chaque tâche et rendez-vous, vous saurez si vous dépassez le budget. Vous pourrez donc communiquer avec votre client et tout le monde sera content. 


En résumé, le "budget dépensé" montre le budget de votre client ainsi que combien d'heures (temps suivi) et matériel ont été dépensés. Gardez à l'esprit que les coûts externes par utilisateur (que vous pouvez définir dans Paramètres > RH) ou le prix par type de travail sont utilisés pour calculer les heures facturables. 


Comment est calculé le "budget dépensé" ?



En créant un projet, vous pouvez ajouter un budget. Le pourcentage ci-dessus vous montre la quantité du budget client déjà dépensée. Lorsque quelqu'un effectue un suivi du temps pour des heures facturables, cela sera soustrait du budget au prix externe de cet employé/de ce type de travail. C'est pareil pour le matériel : tout ce que vous utilisez et le matériel que vous décidez de facturer au client sera multiplié par le prix de vente. 

En résumé : Le budget dépensé = (Heures facturables + matériel) * prix de vente


Lorsque vous cliquez sur budget par phase, il est possible de voir le budget par phase en détails. Vous verrez donc pour quelle partie du projet vous dépensez le plus. 




Vous verrez rapidement : 

  • Le mode de facturation des phases
  • Le budget déjà dépensé
  • Le budget alloué par phase
  • Les prévisions

Remarque sur le budget dépensé : Voulez-vous également inclure vos heures non-facturables dans votre budget dépensé ? Dans les paramètres de votre projet (cliquez sur le crayon à côté du numéro de projet pour modifier le projet) vous trouverez le slider pour inclure les heures non-facturables :



Prévisions : 


Tâches : Lorsque vous planifiez une tâche liée à un projet, vous pouvez ajouter une durée. En fonction de cette durée, nous vous donnerons une estimation de quand le budget se finira : les coûts externes par utilisateur/type de travail est multiplié par la durée des tâches. 

Remarque : Lorsqu'une tâche est assignée à une équipe, nous utilisons le prix externes le plus élevé des employés de l'équipe. Ainsi, le "pire" scénario est envisagé. 


Rendez-vous : Lorsque vous planifiez un rendez-vous lié à un projet, vous pouvez ajouter une durée. En fonction de cette durée, nous vous donnerons une estimation de quand le budget se finira : le nombre de collègues présents seront multipliés à la durée du rendez-vous.

Remarque : Si votre rendez-vous a une durée de 2 heures et que 3 collègues sont ajoutés à ce rendez-vous, 6 heures (et les coûts de ces heures) seront ajoutées à vos prévisions.


Le texte et le symbole présent dans les prévisions auront des couleurs différentes en fonction de l'état du budget :



Il y a trois couleurs différentes :

  • Vert = la phase restera dans le budget
  • Jaune = votre phase est en dessous du budget, mais selon les prévisions, dépassera le budget (prévisions > alloué). Dans l'exemple ci-dessus pour la phase en jaune le budget alloué est 1 500€, mais nous nous attendons à ce que vous dépensiez 1 400€ selon les tâches et les rendez-vous planifiés. 
  • Rouge = la phase dépasse le budget (le budget dépensé est plus élevé que le budget alloué). La barre en rouge à côté de "budget par phase" vous avertira également si vos phases à prix fixe dépassent le budget. Il est également possible d'activer une notification par e-mail lorsqu'une phase dépasse le budget, activez cela dans paramètres > projets > alertes > envoyer un e-mail lorsque la phase dépasse le budget.



Colonnes dans la vue d'ensemble des projets


Dans la vue d'ensemble des projets, vous pouvez trouver des colonnes en rapport avec le budget. Nous vous conseillons de les ajouter à la vue d'ensemble des projets. Ainsi, vous verrez directement l'état du budget pour vos projets. 


  • Statut du budget :
    • Point d'exclamation rouge = dépasse le budget
    • Point d'exclamation jaune = dépassera peut-être le budget
    • "V" vert = dans le budget
  • Budget dépensé (le budget dépensé en suivi du temps + matériel)
  • Budget alloué (le budget total indiqué dans le projet)
  • Budget prévisionnel (le budget dépensé + les tâches et les rendez-vous ouverts)
  • Budget restant (budget alloué - budget dépensé)


Le rapport de projet


Cliquez sur le crayon à côté du numéro de projet. Choisissez télécharger rapport. Le slider "budget" vous permet d'inclure les informations budgétaires dans votre rapport de projet. Le rapport vous montre alors le budget prévu, alloué et dépensé par phase. 


Différence entre "budget dépensé" et "bénéfice"

La principale différence entre le budget dépensé et le bénéfice est que le bénéfice prend en compte également les coûts internes, tandis que le budget dépensé pas.

La marge bénéficiaire sur les projets est la différence entre ce qui est facturable et les coûts. Ces coûts consistent en toutes les heures facturables et non-facturables au prix interne, ainsi que le matériel au prix de vente. Le montant du prix fixe par phase est également ajouté dans la marge bénéficiaire. 


Qui a accès au budget dépensé ?

Vous pouvez définir quel utilisateur a accès au budget dépensé dans paramètres > projets > préférences > limiter l'accès aux informations financières dans les projets. 


Si le slider n'est PAS activé, alors les utilisateurs suivants verront le budget :

  • Les admins
  • Les utilisateurs ayant accès à tous les projets
  • Les responsables
  • Les participants au projet

Si le slider est ACTIVÉ, alors les utilisateurs suivants verront le budget :

  • Les admins
  • Les utilisateurs ayant accès à tous les projets
  • Les responsables
  • Les participants au projet ayant accès aux factures


Lisez cet article pour en apprendre plus sur les différents droits dans les projets.

 

Interessé par des exemples sur la gestion de projet ? Lisez cet article