La gestion du budget sur les projets est un moyen de garder un œil sur le budget prédéfini entre vous et votre client. En définissant les coûts et en estimant le temps pour chaque tâche et rendez-vous, vous saurez si vous dépassez le budget. Vous pourrez donc communiquer avec votre client et tout le monde sera content. Cet article se concentre sur des exemples basés sur les différents modes de facturation des phases de vos projets. 


Si vous voulez en apprendre plus sur ce que veut dire le budget dépensé, lisez cet article


Exemple 1. Le mode de facturation des phases est "prix fixe"

  1. Créez un projet avec comme préférence de facturation "prix par utilisateur" 
  2. Remplissez le budget, par exemple : 5 000€
  3. Créez 2 phases avec comme mode de facturation "prix fixe"
    • Phase 1 = 3 000€ de budget
    • Phase 2 = 2 000€ de budget 
  4. Le budget dépensé sera 0,00€ / 5 000€ pour le projet. La marge bénéficiaire sera de 5 000€ car vous travaillez sur base de prix fixe/montant facturable de 5 000€.
  5. Ajoutez une tâche de 3h à la première phase
    • Encodez un suivi de temps de 2 heures
  6. Ajoutez des coûts externes de 3 000€ (prix de vente du produit) pour la deuxième phase. 
  7. La barre de prévision et la partie "budget par phase" vous montrera ceci :


  • Prévision pour la phase 1 montre 600€ car la durée de la tâche est (3h) * le prix externe par utilisateur (200€)
  • Le budget dépensé pour la phase 1 est de 400€ car vous avez suivi 2h de temps : duréé de la tâche (2h) * le prix externe par utilisateur (200€)
  • Le budget dépensé pour la phase 2 montre 3 000€ et le budget fourni est de 2 000€, cette phase dépasse le budget (en rouge). 
  • Au total, vous avez dépensé 3 400€/5 000€, l'utilisation du budget est donc correcte. 
    • La marge bénéficiaire sera 4 860€ car les coûts (140€) que vous avez dépensés (coûts internes de l'utilisateur (70€) qui a suivi 2h de temps).  


Exemple 2. La méthode de facturation par phase est "temps & matériel"


  1. Créez un projet avec comme préférence de facturation "prix par utilisateur"
  2. Remplissez le budget, par exemple : 5 000€
  3. Créez 3 phases avec "temps & matériel" comme mode de facturation : 
    • La première phase a un budget de 1 000€
    • La deuxième phase a un budget de 1 500€
    • La troisième phase a un budget de 2 500€
  4. Ajoutez des tâches aux phases :
    • Ajoutez une tâche à la première phase d'une durée de 5 heures. 
    • Ajoutez une tâche à la deuxième phase d'une durée de 10 heures. 
    • Ajoutez une tâche à la troisième phase d'une durée de 15 heures. 
  5. Suivez du temps sur ces tâches :
    • Première phase : 4 heures sur les 5 heures prévues
    • Deuxième phase : 7 heures sur les 10 heures prévues
    • Troisième phase : 20 heures sur les 15 heures prévues
  6. Vous aurez cette vue du budget :


  • Phase 1 est dans le budget (vert) : 
    • 800€ déjà dépensé car 4 heures ont été suivies (coût externe de 200€*4 heures)
    • 1 heure de suivi du temps  restant (200€) 
    • Les prévisions sont de 1000€ : 800€ dépensés + 200€ prévus 
  • Phase 2 est en danger (jaune) car elle dépassera le budget si les heures prévues sont suivies :
    • 1400€ déjà dépensé car 7 heures ont été suivies (coûts externes de 200€* 7 heures)
    • 3 heures de suivi du temps restant (600€)
    • Les prévisions sont de 2000€ : 1400€ dépensés + 600€ prévus
  • Phase 3 dépasse le budget (rouge) :
    • 4000€ sont déjà dépensés car 20 heures ont été suivies (coûts externes de 200€* 20 heures)
    • 5 heures ont été suivies en plus (1000€) : 20 heures au lieu des 15 heures prévues 
    • Les prévisions sont de 4000€ : 1500€ de plus ont été dépensé (2500€$, par rapport aux prévisions de départ. 
      • Rouge clair = 2500€ ont été fournis mais à cause de la durée de la tâche de 15 heures, la phase était déjà en danger de dépasser le budget : 200€ (coûts externes) * 15 (heures) = 3000€
      • Rouge foncé = les 1000€ dépensés en plus le sont à cause des 5 heures de suivi du temps