Votre entreprise est composée de différents services ? Voulez-vous les garder séparés dans une certaine mesure? Ou peut-être possédez-vous deux entreprises, mais vous aimeriez tout voir en un coup d'œil. Alors, l'option de création de différentes entités d'entreprise pourrait vous aider ! Lisez la suite pour savoir comment créer des entités et ce que cela signifie d'avoir plusieurs entités dans Teamleader.

1. Créer un autre département

  1. Pour créer un nouveau département, accédez simplement à Paramètres > Informations de société > Entités > +. L'écran suivant vous permet de remplir toutes les informations de l'entreprise comme vous l'avez fait pour le premier département.
  2. Comme vous pouvez le voir, vous pouvez saisir un nom différent, un numéro de TVA différent, une adresse, etc. Vous pouvez également ajouter différentes informations de paiement et un email de facturation différent.
  3. Une fois que vous avez rempli toutes les données pertinentes pour votre deuxième département, cliquez simplement sur « Enregistrer » pour confirmer.
  4. Voulez-vous rendre cette entité d'entreprise par défaut ? Il vous suffit de cliquer sur "Entité par défaut".

2. Différences entre les entités

Informations sur l'entreprise 


La mise en place d'un département n'est que la première étape. Lorsque vous accédez à Paramètres> Informations de société > crayon à côté du nouveau département, vous avez la possibilité de télécharger des conditions générales ou un logo spécifique à ce nouveau service.

Mise en page du document


Vous avez également la possibilité de créer différentes mises en page pour les devis, les factures, etc. pour ce nouveau département. Allez simplement dans Paramètres > Mise en page du document. Vous verrez alors un menu déroulant avec les différentes entités. Choisissez celui que vous venez de créer et commencez à configurer votre mise en page pour les devis, les factures, etc.

  • Notez que cette mise en page sera automatiquement sélectionnée lorsque vous créez une facture pour ce département.
  • Pour les devis, vous devrez choisir le département et la mise en page correspondante manuellement.


Signature e-mail et envoyer des e-mails depuis les entités 


Définir une signature e-mail

Chaque entité a sa propre adresse e-mail et la possibilité de définir son adresse de facturation.

Sous Paramètres > Mise en page e-mail, vous avez la possibilité de définir une signature e-mail générale pour chaque département. Notez que la signature que vous définissez ici n'est pas une signature personnelle, mais une signature générale pour l'ensemble du compte, c'est-à-dire pour tous les emails envoyés au nom d'un département.

En définissant ces signatures, l'origine de l'e-mail ce sera directement claire pour votre client.

Envoyer des e-mails depuis l'entité de l'entreprise


Les factures, les devis et les commandes sont tous liés à une entité avant d'être envoyés. Lorsque vous envoyez votre document, vous pouvez, en tant qu'utilisateur, voir l'adresse électronique de l'entreprise d'où provient l'envoi. A l'envoi d'un devis, vous pourrez sélectionner l'adresse e-mail qui doit être utilisée. Il peut s'agir d'une des adresses suivantes :

  • l'adresse email principale liée à l'entité
  • l'adresse e-mail de l'utilisateur avec lequel vous êtes connecté
  • l'adresse e-mail du responsable principal de l'opportunité

En même temps, la signature que vous avez définie pour cette société sera appliquée. Si vous souhaitez modifier la signature/l'entité,  vous devez retourner à votre facture (si elle n'est pas encore comptabilisée), devis ou commande pour modifier manuellement l'entité de la société. 




Les invitations à des rendez-vous et des e-mails de contact personnalisés ne sont pas spécifiquement liés à une entité de l'entreprise avant leur envoi. 


  • L'e-mail "De" est par défaut l'e-mail principal lié à votre utilisateur. Si vous avez notre forfait Boost, vous pouvez choisir une adresse e-mail ici parmi les adresses e-mail alternatives.  Lisez cet article pour en savoir plus sur les adresses e-mails alternatives.
    Vous pouvez choisir la signature que vous souhaitez ici.
  • Vous pouvez également changer l'e-mail "De" ene-mail d'une des entités de votre entreprise. La signature liée à l'entité de votre entreprise choisie sera alors appliquée.


Pourquoi mon adresse électronique de départ est-elle "email@teamleader.be" ?

Si votre compte ne dispose pas de la fonction de marquage blanc, les courriels sont toujours envoyés à partir du domaine Teamleader et vous ne pouvez pas sélectionner l'expéditeur. Lisez cet article pour en savoir plus sur le marquage blanc et sur la façon de définir votre propre nom de domaine lorsque vous envoyez des e-mails dans Teamleader. 

Si vous n'utilisez pas la marque blanche, vous pourrez toujours sélectionner la signature (sauf si le document que vous envoyez par e-mail est lié à une entreprise, auquel cas c'est la signature de cette entreprise qui sera utilisée).


Modèles d'e-mail pour les factures  

Si vous sélectionnez Paramètres > Factures, vous avez la possibilité de créer des modèles d'e-mail pour l'envoi de factures par service. 


Numérotation des factures et des notes de crédit/avoirs  

La numérotation des factures et des notes de crédit/avoirs dépend du département. Lorsque vous créez une facture, vous devez d'abord sélectionner un département. Le département par défaut est toujours le premier créé.


Lorsque vous créez la première facture ou la première note de crédit/le premier avoir pour un nouveau service, vous devez saisir un numéro de départ et les factures ou  les note de crédit/avoir suivants seront incrémentés en fonction du numéro de départ.

Stats  

Sous Stats, vous pouvez voir le pipeline, etc., toujours en fonction des différentes entités. Pour changer de vue, il vous suffit de cliquer sur la flèche en haut et de choisir le bon département.



Remarque : Vous ne pouvez pas affecter des collègues à une entité. Il n'est également pas possible de restreindre l'accès au CRM, aux opportunités, aux factures, etc. en fonction des entités. Si vous autorisez un collègue à accéder aux factures, il verra toutes les factures de tous les services.