En cliquant sur un projet dans la vue d'ensemble, la page de détail de votre projet s'ouvre. L'un des premiers widgets que vous verrez est la répartition du projet de Teamleader. Il vous permet de faire des estimations claires du travail requis par phase du projet et vous permet de garder un contrôle parfait sur vos projets. Lisez ici tout ce qu'il y a à savoir sur la répartition des projets !


Planifier un projet en morceaux gérables et répartir le travail de manière égale entre les collègues peut être un exploit. Surtout lorsqu'un projet se déroule en plusieurs phases, il manque rapidement une vue d'ensemble. Avec la répartition du travail sur les projets, nous vous proposons une solution à ce problème.


Premiers pas

Après avoir créé votre projet et planifié la première phase, vous serez redirigé vers la répartition du projet. Vous pouvez ajouter une description du projet en cliquant sur le crayon à côté de "Description".

Maintenant, planifiez d'abord toutes les grandes phases de votre projet. Pour ce faire, cliquez sur Détails à côté de la répartition du projet. Une nouvelle page s'ouvre et ensuite vous pouvez cliquer sur Ajouter phase, en haut à droite. Un panneau latéral s'ouvrira et vous pourrez remplir les étapes les plus importantes du projet.


En cliquant sur + Dépendance, vous pouvez créer des dépendances entre les différentes phases. Pour en savoir plus, consultez cet article.


Lorsque vous avez rempli toutes les informations sur la phase, il vous suffit d'appuyer sur la touche Entrée de votre clavier pour l'ajouter ou de cliquer sur le bouton Ajouter une phase.


Si vous n'avez pas beaucoup de temps et que vous souhaitez ajouter rapidement des phases à votre projet, vous pouvez également cliquer sur + Ajouter une phase en bas de la page. Il vous suffit de remplir le titre de la phase et d'appuyer ensuite sur la touche Entrée de votre clavier. Vous pouvez ajouter des détails à la phase plus tard en cliquant sur celle-ci.



Ajouter des tâches et des rendez-vous

Après avoir ajouté vos phases, il est temps d'ajouter des tâches et des réunions spécifiques par phase du projet.


Cliquez sur ajouter  tâche dans le coin supérieur droit pour commencer à ajouter des tâches. Si vous préférez ajouter une réunion, cliquez sur la flèche et choisissez ajouter rendez-vous :

Le bouton "ajouter tâche/rendez-vous" vous permet de les ajouter dans la phase de votre choix en choisissant la bonne phase dans "détails" :



Si vous désirez ajouter immédiatement une tâche/un rendez-vous à une certaine phase, il vous suffit de passer votre souris sur la phase pour voir le bouton "ajouter tâche/rendez-vous" :



Vous pouvez également cliquer sur + Ajouter une tâche juste en dessous de la phase pour y ajouter rapidement des tâches en remplissant le titre de la tâche et en appuyant sur Entrée. Vous pouvez ajouter des détails à la tâche plus tard en cliquant sur celle-ci.


Lors de l'ajout de tâches, il n'est pas nécessaire de choisir immédiatement une personne assignée. Vous pouvez toujours le faire plus tard, ce qui présente l'avantage de vous permettre de voir d'abord qui est disponible pour exécuter la tâche et de satisfaire tout le monde. 

  • Remarque importante : lors de l'attribution d'une tâche à un certain destinataire, cet utilisateur deviendra automatiquement un participant au projet s'il n'y a pas déjà participé.


Modifier phases/ tâches/ rendez-vous

Si vous souhaitez modifier* des tâches ou des rendez-vous plus tard, il vous suffit de cliquer sur l'élément et un panneau latéral s'ouvre sur la droite avec plus de détails. Cela vous permet d'ajouter/modifier quelque chose tout en gardant une vue d'ensemble du projet complet sur la gauche.


* Note : n'oubliez pas que vous ne pouvez pas modifier (ou supprimer) les tâches marquées comme "terminé", vous devez rouvrir la tâche pour la modifier.


Pour les phases et les tâches : dans le panneau latéral, il suffit de cliquer sur le champ que vous souhaitez modifier pour l'éditer et d'appuyer sur la touche Entrée pour enregistrer vos modifications. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Modifier en bleu.


Pour les rendez-vous : dans le panneau latéral, cliquez sur le bouton Modifier en bleu pour modifier les détails de votre rendez-vous.



Quand vous avez terminé de travailler sur une certaine tâche, vous pouvez :

  • Cliquez sur votre tâche dans la répartition, la fenêtre s'ouvrira sur le côté
  • Cliquez sur Marquer comme terminé pour terminer la tâche
  • Voulez-vous suivre votre temps ? Alors cliquez sur la flèche à côté de Marquer comme terminé > encoder du temps. Ainsi, vous ne devrez pas allez d'abord sur la tâche.

Remarque : si vous êtes pressé et que vous souhaitez ajouter rapidement vos tâches comme étant terminées, il vous suffit de survoler la tâche dans votre répartition du travail et de cliquer sur la coche verte à côté du titre de votre tâche pour la marquer comme étant terminée.


Spécificités de la répartition du projet

Nous aimerions également attirer votre attention sur certaines spécificités de la répartition du projet. 


Temps suivi vs temps estimé vs complété

Dans l'ordre de la répartition du projet, vous trouverez :

  • Temps suivi : total de tout le temps suivi sur toutes les phases du projet
    • Temps suivi sur les appels 
    • Temps suivi sur les tâches
    • Temps suivi sur les rendez-vous
    • Temps suivis à part
  • Temps estimé : temps estimé pour toutes les tâches/rendez-vous de toutes les phases du projet
    • Remarque pour les rendez-vous : le temps total estimé pour un rendez-vous est le résultat de la multiplication de la durée de la réunion par le nombre de participants : c'est tout le temps que vous et vos collègues êtes censés passer à ce rendez-vous. Exemple : Si la durée d'un rendez-vous est d'une heure mais qu'il y a 6 participants, alors le temps estimé sera de 6 heures. Assurez-vous que chaque participant marque la réunion comme étant terminée.
  • Complété : compte combien d'éléments liés (tâches et réunions) ont déjà été marqués comme terminés par rapport au nombre total d'éléments

Vous pouvez trouver le même aperçu du temps suivi par rapport au temps estimé en détail par phase, et également dans le panneau latéral lors de la visualisation d'une tâche/rendez-vous spécifique. Comparez le temps estimé des éléments avec le temps suivi afin de tirer des enseignements de votre planification.


Dates de clôture et statuts

Dans votre aperçu des phases, vous trouverez également la colonne "date de clôture". La date de clôture de la phase sera visible, mais aussi les dates de clôture des tâches et des réunions liées. Une date de clôture peut avoir quatre "statuts" différents :

  • Le statut rouge : la date de clôture est dépassée
  • Le statut bleu : la date de clôture est aujourd'hui 
  • Le statut gris : la date de clôture est dans le futur
  • Le statut vers : la tâche/le rendez-vous est terminé

Remarques :

  • Un point d'exclamation rouge à côté de la date de clôture de votre phase veut dire que la date de clôture est dépassée et la phase n'est pas encore terminée.
  • En fermant une phase, le statut "terminé" sera également assigné à la date de clôture de la phase.


Suivis du temps non-liés à des tâches/rendez-vous

Les suivis de temps qui ne sont pas liés à des tâches/rendez-vous sont indiqués séparément par phase de projet. Vous pouvez cliquer sur cette notification pour obtenir un aperçu de ces suivis du temps. Le suivi du temps des appels liés au projet est indiqué ici, ainsi que des suivis du temps non-liés.


Fermer des phases/ fermer le projet

Si vous avez terminé les tâches, rendez-vous et appels liés à une certaine phase, nous vous conseillons de fermer la phase. Pour cela, passer votre souris sur la phase et cliquez sur Fermer phase :


Quand toutes les phases du projet seront fermées, le projet sera considéré comme fini.


C'est tout pour la répartition du travail sur les projets ! Sous le widget de répartition du travail sur la page de votre projet, vous pouvez trouver les données financières de votre projet telles que "Budget dépensé" et "bénéfice". La combinaison de cette répartition des tâches et des informations financières vous permet de garder le contrôle de vos projets à tout moment.


Des filtres intelligents pour gérer vos projets

Chaque projet dispose également de quelques filtres permettant de déterminer les phases encore ouvertes, les phases en retard, les tâches encore à faire, les tâches en retard et les tâches à effectuer aujourd'hui. Vous pouvez sélectionner plusieurs filtres en cliquant simplement sur ceux-ci :


C'est tout pour la répartition du travail sur les projets ! Sous le widget de répartition du projet, vous pouvez trouver les données financières de votre projet telles que "Budget dépensé" et "Profit". La combinaison de cette répartition des tâches et des informations financières vous permet de garder le contrôle de vos projets à tout moment.