Teamleader pour...

Teamleader pour managers

Dans cet article, nous vous expliquerons la meilleure façon d'utiliser Teamleader en tant que manager. Nous vous présenterons les outils pratiques et vous donnerons des conseils pour vous aider à rester au top de vos performances.

Teamleader pour les Managers

Dans cet article, nous vous expliquerons la meilleure façon d'utiliser Teamleader en tant que manager. Nous vous présenterons les outils pratiques et vous donnerons des conseils pour vous aider à rester au top de vos performances.


Les modules que vous utiliserez principalement sont :

  • Agenda et suivi du temps
  • Opportunités
  • Projets
  • Factures
  • Tickets
  • Statistiques


Note : nous supposons que vous êtes administrateur de votre compte Teamleader, cela est nécessaire pour certaines fonctionnalités que nous allons évoquer.


Agenda et suivi du temps


Agenda


Quand vous allez dans le module agenda, vous aurez accès aux agendas de tous les membres de votre équipe. Vous avez juste besoin de sélectionner un nom dans le volet déroulant en haut à droite pour y accéder.


 

Vision d'équipe


Si vous cliquez sur "Equipe" dans la barre en haut, vous aurez un aperçu semaine des agendas des membres de votre équipe. En cliquant sur la poubelle à côté d'un nom d'un collaborateur, vous pourrez supprimer ce collègue de la vue d'équipe ; et via le bouton "+" vous pourrez ajouter un collègue. Vous aurez donc les agendas de chaque collègue les uns en-dessous des autres et vous pourrez voir rapidement les disponibilités de chacun. Très pratique si vous avez besoin de planifier des tâches ou des rendez-vous dans leurs agendas!


Cet aperçu reste pour votre session Teamleader, vous n'avez pas besoin de sélectionner encore et encore les mêmes collègues. Les paramètres par défaut reviennent seulement quand vous vous déconnectez et reconnectez.




Suivi du temps


Toutes les tâches, rendez-vous, et appels, qui ont été terminés par un membre de votre équipe, apparaîtront dans le module suivi de temps. Vous pouvez accéder au votre, ou à ceux de vos collègues en sélectionnant un nom dans le volet déroulant en haut à droite. 


Le but de ces suivis de temps est d'avoir accès à ce qui a été fait jour après jour par chaque membre de l'équipe.



Vous pouvez aussi exporter ces infos dans un fichier excel pour faire d'autres calculs. Par exemple, si vous voulez savoir combien de temps vous avez passé pour un type de tâche spécifique. Dans le fichier exporté, vous pouvez ordonner votre tableau en fonction de la colonne "Type".


Opportunités :


Une opportunité est créée quand vous avez la possibilité de vendre des produits ou un service au client.


Segments


Que vos opportunités soient refusées, acceptées ou encore actives, elles seront toujours visibles dans le module Opportunités. Vous pouvez travailler sur des segments pour filtrer les informations dont vous avez besoin. Par défaut, vous avez déjà des segments basés sur vos phases d'opportunité, mais vous pouvez aussi créer vos propres segments basés sur un utilisateur spécifique, une période de temps ou n'importe quel autre champ disponible au niveau des opportunités.


Une fois qu'un segment est sélectionné, vous verrez le nombre d'opportunités correspondent à ce segment et sa valeur monétaire en bas du segment. Vous pouvez donc vérifier facilement ce segment chaque matin ou chaque soir avant de rentrer chez vous. Vous gagnerez du temps que vous pourrez consacrer à d'autres activités. Avez-vous déjà pensé à joindre un club de tricot?



Colonnes


Dans l'aperçu des opportunités, vous pouvez aussi choisir les colonnes que vous voulez voir, pour accéder rapidement aux informations importantes. Pour paramétrer cela, vous devez cliquer sur la clé à mollette en bas à droite. Vous pouvez sélectionner 10 colonnes maximum.



Projets :


Faire un projet dans Teamleader vous aide à structurer vos différentes étapes, tâches et rendez-vous qui doivent être réalisés. 


Comme avec les opportunités, en plus d'avoir la possibilité de créer un segment, vous pouvez aussi sélectionner vos propres colonnes : vous nous recommandons d'ajouter les colonnes "Budget dépensé internal" et "Budget dépensé external", pour savoir le montant du budget dépensé en interne et en externe. Le budget interne est basé sur les suivis de temps des tâches et des rendez-vous dans le projet. Le budget externe est relié aux coûts externe ajoutés au projet.


Rapports


Vous avez aussi l'option de "télécharger un rapport" quand vous cliquez sur la flèche tout en haut et vous avez la possibilité d'avoir un aperçu de tous les suivis de temps réalisés, en sélectionnant les détails du suivi du temps. Ici vous pouvez voir un aperçu de temps travaillé sur ce projet, par quei, et combien vous pouvez facturer.



Planification de projets


Vous trouverez aussi avec le module projet la planification de projets : cet outil vous montre pour chaque projet les tâches planifiées et pour qui. Quand vous ouvrez une section, vous verrez tout de suite un bouton rouge ou verre pour chaque projet. Le bouton vert signifie que le projet est toujours dans les temps, et le bouton rouge signifie qu'au moins une des étapes du projet est en retard, donc qu'il a besoin d'une attention particulière.


Factures :


Voyons comment vous pouvez toujours garder un oeil sur votre trésorerie.


Comme vous l'avez sûrement déjà deviné, le paramétrage des segments et des colonnes sont disponibles aussi dans ce module. De plus, si vous allez dans l'aperçu des factures, vous verrez un petit widget appelé "Mini-stats" dans le coin en bas à droite. Cela vous donne de rapides statistiques et si vous cliquez sur l'image pdf ici, vous pourrez télécharger un rapport de factures.



De retour dans l'aperçu des factures, vous pouvez aussi exporter des factures dans un fichier excel. Cela vous donne différents options pour faire des rapports. 


Conseils : Calculer vos produits vendus 

Si vous avez besoin d'avoir un aperçu de combien de produits vous avez vendus, vous pouvez faire un export excel de vos factures (ou seulement d'un segment si vous voulez faire ce calcul pour une période donnée) et choisir "Créer un nouveau modèle". Vous aurez la possibilité d'ajouter des colonnes liées au contenu de vos factures. Les plus importants ici sont "Nom de l'élément" et "Nombre d'éléments". Une fois l'excel exporté, vous pouvez trier votre fichier excel par la colonne "Nom de l'élément" et vous pourrez calculer le nombre total basé sur le "Nombre d'éléments". Vous serez informé sur le nombre de produits vendus.



Tickets :


Le module Tickets fonctionne de manière similaire aux autres modules. Vous pouvez créer des segments sur les tickets pour avoir un aperçu rapide des tickets arrivés aujourd'hui, par exemple, et être informé sur la rapidité de réponse à vos clients par votre équipe support.




Vous pouvez aussi ajouter les colonnes "Date de création" et "Dernier message" dans l'aperçu, cela vous permettra de voir la date de création des tickets et la durée d'attente de votre client avant d'avoir une réponse.


Et la dernière recommandation, vous pouvez aussi ajouter des statuts supplémentaires aux statuts par défaut comme nouveau, ouvert, fermé, comme cela vous pouvez paramétrer votre module selon votre façon de travailler.


Statistiques :


Le module Statistiques vous donne beaucoup d'information sur les chiffres de tous vos modules. Voici les statistiques auxquels vous pouvez prêter attention :


Statistiques


En allant dans Statistiques > Statistiques, vous aurez un aperçu de votre trésorerie pour les prochaines semaines. Vous verrez le montant total des factures à être payées dans les semaines à venir basé sur les opportunités, les factures impayées et les projets à facturer.


Stats sur les opportunités


Si vous allez plus loin dans Statistiques > Opportunités, vous avez accès à des d'informations importantes concernant les opportunités : funnel report, répartition des étapes, durée étape etc... Vous pouvez choisir un segment pour chacun de ces statistiques.


Vous pouvez cliquer sur le lien pour avoir plus d'explications.


Stats sur les factures


Dans Statistiques > Factures, vous trouverez un aperçu numérique plus détaillé sur votre facturation. Vous pouvez voir, par département, le montant total des factures payées, pas encore réglées, et en retard. Vous pouvez aussi filtrer par date et client.


Stats sur le suivi du temps


Cette partie du module Statistiques vous donne plus d'informations sur le temps passé par collaborateur, liés aux différents clients, projets, équipe et types de tâches. D'une manière plus spécifique, vous pouvez aussi avoir des statistiques sur les appels effectués par l'un de vous. Vous pouvez vérifier les appels entrants et avoir une liste de tous les appels fait dans une période spécifique.


Si vous voulez avoir un rapport plus approfondi sur ce sujet, vous pouvez toujours combiné cela avec un export du suivi de temps que nous vous avons déjà expliqué plus haut dans dans cet article.


Stats sur les tickets


Les stats des ticket vous indiquera combien de tickets sont ouverts ou fermés sur une période de temps donnée, le temps moyen de réponse, quelles sont les périodes de pointe ou quel est votre employé le plus performant. 


Objectifs


Dans les statistiques, vous avez aussi la possibilité d'ajouter des objectifs. Ils peuvent être ajouté pour différents modules (opportunités, factures, suivi du temps etc...).


Les objectifs est un outil pratique pour définir des objectifs de chaque employé et pour les suivre facilement. Ces objectifs peuvent être le début d'une base pour un entretien et donner à vos employés un aperçu de leurs performances. En tant qu'administrateur, vous pouvez choisir pour les non-administrateurs s'ils sont autorisés ou non à voir leurs propres objectifs.


Vous avez d'autres conseils à partager avec nous? N'hésitez pas à les communiquer à notre équipe support.

Si vous n'utilisez pas encore l'un de ces modules, vous pouvez contacter notre équipe commerciale via sales sales@teamleader.eu pour l'essayer.

Dans cet article, nous vous expliquerons la meilleure façon d'utiliser Teamleader en tant que manager. Nous vous présenterons les outils pratiques et...
Ven, 12 Oct., 2018 at 12:03 PM
Integrations/Marketplace

Vous n'avez pas trouvé ce que vous cherchez ?

Contactez-nous