Teamleader pour...

Teamleader pour l'administration

Teamleader pour les utilisateurs administratifs


Etes-vous la personne qui résout tous les problèmes administratifs et qui contrôle que tout se passe bien? Rendez-vous la vie plus facile à vos collègues en gérant leurs vacances et leurs agendas? Veillez-vous aussi au bon paiement des factures? Vous êtes donc au bon endroit! Lisez cet article pour avoir un aperçu de comment Teamleader peut vous aider tous les jours.


Appels


Si vous êtes souvent au téléphone, vous serez heureux d'apprendre que nous avons des intégrations de VoIP pour faire directement les appels en cliquant sur le numéro dans Teamleader et en y recevant les appels. Prenez des notes dans la même fenêtre et liez directement l'appel à la page du contact ou de l'entreprise, de cette manière vos collègues auront l'historique des appels.


Pour vous rendre la vie plus facile, vous pouvez ajouter des résultats d'appel avec des actions de suivi. Par exemple : un résultat d'appel possible est "messagerie" qui a pour action de suivi "appel". C'est-à-dire que quand vous sélectionnez ce résultat, Teamleader ouvrira automatiquement une nouvelle fenêtre pour planifier un appel.


Planning


Si vous répondez aux appels téléphoniques, il est aussi possible que vous planifiez des actions de suivi pour vos collègues. Dans Teamleader, ces actions peuvent être appels, tâches, ou rendez-vous. En plus d'utiliser les résultats d'appel expliqués ci-dessus, vous pouvez aussi ajouter des actions de différentes manières : ajouter un appel, un rendez-vous ou une tâche. Si vous êtes dans la page du contact ou de l'entreprise, la manière la plus simple est de cliquer sur le bouton vert "+" dans le coin supérieur droit et de choisir un appel, un rendez-vous ou une tâche.


Appels


Choisissez simplement votre collègue comme responsable de l'appel pour lui ajouter un appel.


Tâches


La même chose fonctionne pour une tâche, mais ici vous avez l'option supplémentaire d'ajouter une tâche à une équipe et de laisser l'équipe décider de qui s'en chargera.  Si vous voulez savoir comment créer une équipe, cliquez ici. Vous avez soit la possibilité d' "enregistrer" la tâche et elle sera ajoutée à la liste des tâches de votre collègue (comme une todo list) ou d' "enregistrer et planifier" pour choisir un moment spécifique dans l'agenda de votre collègue pour exécuter la tâche. Une autre fonction dans les tâches qui pourrait vous intéresser est les messages internes : vous pouvez ajouter des documents ou communiquer avec vos collègues en utilisant le symbole @.


Rendez-vous


Pour planifier un rendez-vous pour vos collègues, vous devez juste cliquer sur le crayon en face de "collègues présents" et cocher le nom correspondant. Teamleader offre aussi la possibilité de choisir une adresse de départ pour les rendez-vous, de cette manière vous savez exactement le temps de trajet dont vous avez besoin entre 2 rendez-vous. Si votre entreprise utilise les bon d'intervention, vous pouvez les préparer directement du rendez-vous.


Vous pouvez utiliser les segments sur les appels, rendez-vous ou tâches pour créer un aperçu des actions à réaliser. Par exemple, utilisez la règle "Responsable" pour avoir l'aperçu de tous les appels d'un collègue en particulier, ou la règle "Créateur" pour voir les appels que vous avez créés. Si vous avez besoin d'ajouter beaucoup d'appels et/ou de tâches, vous pouvez créer un segment au niveau des entreprises ou contacts, et cliquez sur "actions" pour ajouter une action groupée sur tous les contacts ou entreprises de ce segment.



Si l'action concerne une opportunité sur lequel un de vos collègue travaille présentement, vérifiez bien de sélectionner l'opportunité dans l'aperçu, pour que l'activité de l'opportunité soit bien mise à jour.


Agenda


Quand vous voulez planifier une action dans l'agenda, vous pouvez sélectionner celui de votre collègue grâce au menu déroulant dans le coin à droite. Si vous ne trouvez pas vos collègues dans la liste, veuillez consulter l'article suivant. Si vous voulez voir l'agenda en même temps que vous ajoutez une tâche, un rendez-vous ou un appel, vous pouvez ouvrir Teamleader dans un nouvel onglet de votre navigateur pour comparer les 2 écrans.


A côté de l'aperçu jour, semaine, mois, vous avez la possibilité de choisir "équipe" pour comparer l'agenda de vos collègues. Vous pouvez simplement supprimer un collègue de la vue en cliquant sur sa photo ou en ajouter un en cliquant sur le symbole +. Cette vue ne changera pas durant tout votre session Teamleader, donc pas besoin de choisir plusieurs fois vos collègues . La vue redeviendra celle par défaut une fois déconnecté et reconnecté de votre compte Teamleader.


Dernière chose, vérifiez que tous vos collègues ont bien leur agenda personnel d'intégrer, de cette manière il n'y aura pas d'erreur sur leurs disponibilités, et les actions que vous planifierez seront aussi vu dans leurs propres agendas.


HR


C'est aussi votre mission de suivre les vacances? Ne vous inquiétez pas, nous pouvons vous aider. Cliquez sur ces liens pour savoir comment paramétrer, demander et valider des vacances dans Teamleader.

Si un de vos collègues est malade, vous pouvez suivre cela en créant un type de congés "maladie" par exemple. Ce type ne doit pas avoir de restriction, il est compliqué d'estimer le nombre de jours de maladie. Si l'entreprise ferme quelques jours et que personne ne travaille, vous pouvez rajouter cela en jours de fermeture.


Pour avoir un aperçu de toutes les vacances, vous devez aller dans PARAMETRES--> RH et cliquez sur la flèche tout en bas à côté de "jours de fermeture".


Etes-vous aussi en charge des nouveaux arrivants et de leur donner accès à Teamleader? Nous conseillons de regarder les articles dédiés à la partie RH pour savoir comment ajouter un nouveau collègue et leur donner accès à Teamleader. Pour les aider à utiliser Teamleader, vérifiez bien qu'ils regardent nos webinaires ou qu'ils s'inscrivent à nos formations en ligne.


Suivi du temps


Étant donné que vous avez de nombreuses responsabilités, il se peut que votre temps et celui de vos collègues figurent également sur la liste. Dans cet article, vous verrez comment faire le suivi du temps. Si vous devez le faire pour vos collègues, vous pouvez voir cet article.


Si vous voulez aller plus loin dans l'étude des suivis du temps, lisez cet article pour savoir les rapports disponibles.


Facturation


La dernière chose que nous devons mentionner ici est le module facture. Ces articles vous aideront à comprendre comment fonctionne le module. Si vous préférez, vous pouvez aussi regardez cette vidéo au lien de lire les différents articles.


Quand vous faîtes une facture, vous devez d'abord décider si vous voulez la comptabiliser maintenant ou si vous voulez créer un brouillon. Une fois que la facture est comptabilisée, celle-ci a une date et un numéro et nous supposons que c'est définitif. Si vous créez un brouillon, vous avez toujours la possibilité de la vérifier et de la modifier avant de la comptabiliser. Vous pouvez toujours modifier une facture comptabilisée, mais il y a moins de possibilité et seulement la dernière comptabilisée peut-être supprimé.


Si vous devez facturer votre suivi du temps, vous trouverez les explications dans cet article. Vous envoyez aussi des factures récurrentes? Vous pouvez nous demander d'avoir la fonction abonnements et Teamleader peut envoyer de cette manière les factures automatiquement. Vous pouvez aussi ajouter une intégration de comptabilité et des rappels automatiques pour gagner du temps.


Dans ce module, vous avez aussi la possibilité de créer des segments pour avoir un aperçu spécifique. Par exemple, vous pouvez créer un segment utilisant les règles suivantes "payé est égal à non" et "date est le mois précédent" et vous verrez toutes les factures impayées du mois dernier. Si vous cliquez sur "exporter" dans le coin supérieur droit, vous pouvez exporter cet aperçu en PDF ou excel.


Un dernier conseil : sur la page de l'entreprise, cliquez sur la flèche à côté d'informations entreprise et sélectionner "Préf. de facturation" pour changer les paramètres pour une entreprise. Ici vous pouvez indiquer une adresse email pour l'envoi des factures, changer les conditions de payement et la devise, désactiver les rappels automatiques et choisir sur quelle donnée le suivi du temps est facturé.



Vous avez d'autres conseils à nous partager? N'hésitez pas à les communiquer à notre équipe support. 


Si vous n'utilisez pas encore l'un de ces modules, vous pouvez l'essayer gratuitement. Plus d'infos ici.

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Jeu, 11 Juil., 2019 at 11:13 AM
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