Tenere traccia di elementi come le tue ore fatturabili e i materiali utilizzati non è sempre facile quando sei immerso nel lavoro fuori dall'ufficio. Molto spesso le cose importanti vengono dimenticate e le ore lavorate sono stimate approssimativamente. 


Per rimediare a tutto ciò, l'ideale è usare un "ordine di lavoro" (ovvero una commessa) cioè un documento in cui sono scritti tutti i dettagli del progetto. La parte negativa è che un foglio è solo temporaneo e facilmente perso. Qual è la soluzione? Un ordine di lavoro digitale. Qual è una soluzione ancora migliore? Un ordine di lavoro digitale combinato con Teamleader.


Lavorare in digitale ha il grande vantaggio di evitare che i documenti possano essere persi, inoltre tutte le tue informazioni sono centralizzate: tutto ciò che compili sarà inviato automaticamente a Teamleader quando sarai connesso a internet.


Come attivare gli ordini di lavoro?


L'amministratore del vostro account Teamleader può attivare il modulo per ogni utente. Basta andare su Impostazioni > Risorse Umane e attivare lo slider per gli ordini di lavoro.


Diversi modi per creare un ordine di lavoro


Ci sono diversi modi per creare un ordine di lavoro in Teamleader, ma c'è una cosa che devi sapere: NON puoi finalizzare un ordine di lavoro dalla versione web di Teamleader. La finalizzazione di un ordine di lavoro è possibile solo dall'app mobile per Android o iOs


Dalla versione web di Teamleader puoi preparare il tuo ordine di lavoro per finalizzarlo dopo dall'app mobile.


  1. Crea l'ordine di lavoro dalla nostra app mobile
  2. Prepara l'ordine di lavoro dalla versione web di Teamleader da un incontro
    - Da zero
    - Basato sul contenuto di un'opportunità

1. Creare un ordine di lavoro da zero sull'app


La creazione di un ordine di lavoro tramite l'app Teamleader è un gioco da ragazzi. La nostra app ti mostrerà tutti i passaggi da seguire per compilare gli ordini e permetterà anche al tuo cliente di firmare il documento digitalmente.


Passaggio numero 1: scegli il cliente

Grazie alla sincronizzazione tra l'app mobile e il database di Teamleader, puoi facilmente cercare clienti già esistenti che desideri e inserire tutte le informazioni nel tuo ordine di lavoro. Alcune sezioni saranno già compilate automaticamente, come l'indirizzo postale della società; anche se, se preferisci, puoi inserire una località diversa, ad esempio dove viene eseguito il lavoro. Puoi anche collegare l'ordine ad un progetto. 



Passaggio numero 2: aggiungi elementi o campi personalizzati all'ordine di lavoro

Premi il tasto 'Aggiungi elementi' per vedere tutte le diverse opzioni. 

Se hai creato campi personalizzati per l'ordine di lavoro, saranno anche elencati lì e possono essere compilati.

Premi 'Ore di lavoro' per inserire l'ora in cui hai iniziato e il tempo in cui hai terminato quello che stavi facendo. Hai intenzione di fare una pausa pranzo? Nessun problema, fai clic su "Aggiungi ore" e inserisci un nuovo periodo di tempo per escludere il tempo di riposo. In questo modo conoscerai il numero di ore effettive in cui hai lavorato. Avete delle note da aggiungere su quelle ore lavorate? Puoi aggiungere una descrizione se ne hai bisogno. 

Il lavoro può essere pesante, quindi se un collega ti accompagnerà nell'attività, puoi aggiungerlo senza problemi all'ordine di lavoro del cliente. L'insieme di ore lavorate da entrambi verrà aggiunto all'importo totale della fattura.




Passaggio numero 3: salva prodotti usati/aggiungi prodotti

Analogamente al modo in cui le ore di lavoro vengono aggiunte ad un ordine di lavoro, è anche possibile aggiungere i prodotti che sono già disponibili nel database di Teamleader. Aggiungi tutti i prodotti di cui hai bisogno, insieme alla quantità che hai usato. È anche possibile aggiungere nuovi prodotti tramite Crea prodotto




Passaggio numero 4: aggiungi una descrizione, una distanza e immagini

Hai finito d'inserire i prodotti? Aggiungi la distanza, commenti aggiuntivi e immagini per completare il quadro. In questo modo, tu e i tuoi collaboratori saprete se c'è qualcosa di speciale che sarebbe meglio non dimenticare.



Passaggio numero 5: Finalizza l'ordine di lavoro

Hai completamente finito? Prema il tasto 'Finalizza ora' per raccogliere tutti i dati in un file PDF e lascia che i tuoi clienti appongano la loro firma nell'apposito spazio. Salva l'ordine di lavoro e invialo direttamente all'ufficio!


Quando si crea un ordine di lavoro, è anche possibile salvarlo come bozza e modificarlo e finirlo in un secondo momento. All'ordine di lavoro viene poi assegnata un'etichetta "bozza".


2. Prepara un ordine di lavoro da un incontro pianificato in Teamleader


Questa possibilità è molto utile per le aziende che eseguono lavori di riparazione o consulenza e si spostano nella posizione del cliente per eseguirle. In questo caso può accadere che una persona della società sia responsabile della creazione degli incontri in Teamleader in modo che i tecnici sappiano dove devono andare a fare le riparazioni o le consulenze.


Versione web

Sulla versione web di Teamleader puoi già iniziare a riempire l'ordine di lavoro Cliccando su 'Aggiungi ordine di lavoro'. Hai due opzioni: creare l'ordine di lavoro basato su un'opportunità già esistente o potrai scegliere manualmente di aggiungere alcuni dati. Puoi aggiungere una descrizione per un task che deve essere fatto o per i materiali richiesti. In questo modo il tuo tecnico saprà cosa aspettarsi.



Sarai in grado di modificare la versione di bozza dell'ordine di lavoro ritornando all'incontro e cliccando su Modifica ordine di lavoro. Se vai sulla panoramica degli ordini di lavoro, troverai anche lì la bozza (ma non in pdf) - (cfr. "Panoramica dell'ordine di lavoro" più avanti in questo articolo).



App mobile

Apri un incontro nell'app e clicca su "Aggiungi ordine di lavoro". Adesso puoi aggiungere elementi all'ordine di lavoro o puoi finalizzarlo. 




Panoramica generale degli ordini di lavoro


Sia sulla versione web che sull'applicazione mobile troverai una panoramica dei tuoi ordini di lavoro passati e presenti.


Versione Web

Nella versione web di Teamleader, trovi una panoramica di tutti gli ordini di lavoro navigando su Ordini di lavoro nel menu a sinistra.



Puoi vedere quali dipendenti hanno lavorato su quale ordine di lavoro e per quale cliente, qual è la data dell'ordine di lavoro, qual è lo stato (bozza, definitiva, inviata) e se c'è un progetto ad esso collegato. È possibile ordinare la panoramica secondo una determinata colonna (crescente o decrescente) cliccando sul titolo di quella colonna. Puoi anche scegliere quali colonne vuoi visualizzare nella panoramica cliccando sulla rotellina in basso a destra.


Per di più, puoi usare la barra di ricerca in alto a sinistra se stai cercando un ordine di lavoro specifico.


Se clicchi su un certo ordine di lavoro, si aprirà la pagina di dettaglio. 



Troverai:

  • Lo stato dell'ordine di lavoro nell'intestazione accanto al titolo: bozza, finalizzato, inviato
  • La località dei lavori e la distanza aggiunta all'ordine
  • Data di creazione dell'ordine di lavoro
  • L'incontro collegato e/o il progetto collegato
  • Campi personalizzati compilati
  • La descrizione dell’ordine di lavoro, se ne hai aggiunta una
  • Ore di lavoro registrate e da chi insieme col totale delle ore registrate
  • Una lista di tutti i prodotti aggiunti
    • Nome e ID del prodotto
    • Prezzo unitario di ogni singolo prodotto e prezzo totale di tutti i prodotti aggiunti
  • Le foto aggiunte
  • Per ordini di lavoro finalizzati puoi accedere anche al pdf cliccando su visualizza pdf nell'angolo in alto a destra. 
    • Puoi anche trovare il pdf dell'ordine finalizzato nella cartella 'file' sulla scheda del contatto o della società. 


App Mobile

Quando si naviga su Ordini di lavoro sull'app mobile, è possibile trovare una panoramica degli ordini futuri e passati. Cliccando sul simbolo del filtro in alto a destra, puoi ordinare gli ordini di lavoro sugli stati bozza, finalizzato e inviato. La barra di ricerca ti permette di cercare all'interno degli ordini di lavoro.


Convertire l'ordine di lavoro in una fattura


Se vuoi fatturare l'ordine di lavoro, segui questi passi:


  1. Nella versione web di Teamleader, vai sulla pagina del cliente aggiunto al tuo ordine di lavoro
  2. Troverai l'ordine di lavoro nella cartella file in basso a destra
  3. Vai su 'Tempo speso non fatturato'. Troverai alcuni azioni:
    • Crea una fattura
    • Non fatturare le ore
    • Fare delle modifiche
    • Esportare in Excel



Se scegli di creare una fattura, il contenuto della fattura stessa verrà visualizzato su una nuova schermata. Apporta alcune modifiche se lo desideri e salva la fattura. Questo è tutto quello che devi sapere per convertire un ordine di lavoro in una fattura!


Fatturare un ordine di lavoro da un progetto


È anche possibile fatturare un ordine di lavoro da un progetto. Scopri di più in questo articolo.