Perchè usare i modelli predefiniti?
Le mail predefinite sono messaggi preimpostati che possono essere inviati con pochi clic, in modo da risparmiare tempo quando è necessario scrivere spesso lo stesso tipo di messaggio. Possono essere creati per gli appuntamenti, per l’invio di preventivi e fatture, ma anche per promemoria automatici e messaggi di ringraziamento. Esistono già una serie di messaggi predefiniti in Teamleader Focus, ma è sempre possibile adattarli per rendere la comunicazione ancora più personale.
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Variabili per le mail
Per i template utilizzati ogni giorno, in Teamleader Focus, ci sono alcune variabili che puoi usare per personalizzare i tuoi messaggi. Per esempio la variabile #FORENAME si trasformerà nel nome del contatto (se presente) a cui stai inviando la mail, prendendo questa informazione dal CRM. Se stai mandando per esempio una mail a Jeroen De Wit, la variabile #FORENAME sarà sostituita da "Jeroen".
Queste variabili possono davvero cambiare in base al tipo di messaggio che stai creando, ma possono essere sempre trovate in basso allo schermo quando componi il template. Assicurati di usare quella giusta!
Di seguito una panoramica di alcuni esempi di template che teamleader Focus offre:
- Modelli per il layout dei preventivi
- Modelli di posta elettronica per i preventivi
- Messaggio predefinito per inviare fatture
- Modelli per mail generiche
- Messaggio predefinito per incontri
- Promemoria automatici per le fatture
Testo introduttivo per modelli di preventivi
Per creare un messaggio predefinito per un preventivo, vai su "Impostazioni" > "Opportunità e preventivi". Scorri verso il basso fino al widget "Testo introduttivo per modelli di preventivi". Questi modelli verranno utilizzati nella prima pagina dell'offerta, a meno che non sia diversamente definito nel layout del modello di offerta.
Per creare un messaggio predefinito, fai clic sul simbolo "+". Nel seguente pop-up, puoi definire il tuo messaggio. Puoi anche utilizzare variabili per personalizzare il tuo messaggio anche in questo caso. Attraverso la personalizzazione #NAME, ad esempio, puoi sempre avviare il testo di accompagnamento dell'offerta con il nome del cliente, indipendentemente dal cliente a cui stai inviando l'offerta. Puoi impostare email predefinite diverse a seconda della natura dell'offerta.
Attenzione: le variabili cambiano sono diverse a seconda che siano per il layout dei preventivi o per altri documenti, controlla sempre di stare utilizzando le variabili giuste!
Modelli di posta elettronica per i preventivi
Oltre al messaggio che accompagna il preventivo, è possibile creare messaggi standard per le mail di accompagnamento quando si inviano le offerte al cliente.
Qui, la variabile #LINK è molto importante. Se si utilizza questa variabile nel modello, il cliente riceverà un collegamento a Cloudsign, consentendo loro di controllare e firmare il preventivo online. La variabile #LINK sarà sostituita dalla frase "Visualizza preventivo online" nella tua email.
Quando un preventivo viene accettato in Cloudsign, riceverai una notifica in Teamleader Focus e la fase di opportunità verrà automaticamente modificata in "Accettata".
Un messaggio predefinito quando si inviano le fatture
È possibile personalizzare i modelli di fattura tramite "Impostazioni "> "Fatture". Scorri verso il basso fino a "Modelli email per le fatture" e modifica un modello esistente o creane uno nuovo facendo clic sul simbolo "+".
È possibile utilizzare i modelli di fattura per l'invio di fatture per la prima volta o come promemoria per quando una fattura è scaduta.
Modelli per mail generiche
Un contatto o un indirizzo email aziendale è sempre selezionabile in Teamleader Focus. Quando si inviano delle email a questi indirizzi, è anche possibile utilizzare dei modelli predefiniti. Questo potrebbe rivelarsi utile per un'organizzazione di vendita che deve inviare molte mail allo stesso lead, ad esempio.
Per creare questi modelli di email, vai su "Impostazioni" > "Email". Fai clic sul pulsante "+" accanto a "Modello per email regolari" e sarai in grado di comporre un messaggio predefinito. Usando le variabili, puoi sempre personalizzare questi messaggi.
Una volta che avrai finito di creare le tue mail predefinite, le troverai quando scrivi un'email dopo aver fatto clic su un indirizzo email nel CRM.
Nota: durante la composizione delle mail, potresti voler utilizzare nuove alinea. Per iniziare una nuova alinea, premere Invio. Per iniziare una nuova riga, premere MAIUSC + INVIO.
IMPORTANTE: puoi modificare la spaziatura dei tuoi testi inseriti cliccando su SHIFT + INVIO
Un messaggio predefinito per gli incontri
Può essere creato in “Impostazioni” > "Pianificazione" sulla scheda “Agenda”. Una volta qui, dovrai andare su “Modello d'invito all'incontro”. Per creare un proprio messaggio predefinito, clicca sul simbolo “+”, situato accanto al titolo.
Per inviare il messaggio predefinito per gli appuntamenti, creare innanzitutto un appuntamento in Teamleader Focus. Aggiungendo il contatto all’appuntamento, ti sarà data la possibilità d'inviare l’email. E qui puoi selezionare quale messaggio predefinito utilizzare.
Promemoria automatici delle fatture
È possibile inviare alcuni di questi messaggi come promemoria automatici quando una fattura rimane non pagata. Puoi farlo nel widget sotto "Modelli email per le fatture", "Promemoria automatici". Qui sarai in grado di selezionare i messaggi che hai creato e impostare un intervallo di tempo in cui il promemoria deve essere inviato. Puoi farlo più volte, con più messaggi.