Un piccolo appunto prima di iniziare: queste opzioni non sono disponibili per default in ogni account. Se desideri lavorare con queste opzioni, chiedi all'amministratore del vostro account di attivare la funzionalità da Impostazioni > Utenti cliccando sulla matita accanto al nome dell'utente. Non preoccuparti comunque, l'attivazione di queste opzioni extra non comporta costi aggiuntivi!
- La prossima cosa che devi fare è creare un'opportunità e un preventivo dalla pagina dettagliata.
- Nella sezione 'Azioni di follow-up opportunità aperta', clicca sul pulsante "+". Avrai la possibilità di creare un ordine, una conferma d'ordine o una nota di consegna. Importante: per creare un ordine, l'opportunità deve essere vinta.
Conferma dell'ordine
- Facendo clic su "Conferme d'ordine" si passa alla schermata seguente in cui è possibile compilare le scadenze della consegna. In altre parole: il giorno in cui prevedi di consegnare la merce ordinata dal cliente.
- Quando fai clic su "Salva", viene creata una conferma d'ordine e salvata con il preventivo nella sezione 'File'. Puoi anche trovare la conferma sotto Azioni di follow-up > Conferme d'ordine. Successivamente, puoi inviarlo al tuo cliente facendo clic sul segno PDF e quindi sulla busta nell'angolo in alto a destra.
*Nota: Quando hai preventivi multipli, dovrai prima scegliere da quali preventivo vuoi creare la conferma d'ordine.
Un elenco di opportunità per le quali è stata creata una conferma d'ordine è disponibile in "Opportunità" > "Conferme d'ordine".
Come per ogni altro documento in Teamleader Focus, è possibile creare il proprio layout anche per le conferme degli ordini andando si "Impostazioni" > "Layout documento" > "Conferme d' ordine".
Tuttavia, potresti non avere il prodotto in magazzino, quindi dovrai effettuare un ordine con il tuo fornitore. Naturalmente, non devi aspettare di ordinare le tue merci fino a quando un cliente non ha finalmente accettato un preventivo. Ecco perché hai anche la possibilità di creare un ordine da zero, ma facciamolo passo dopo passo.
Ordine
Ci sono tre opzioni per creare un ordine:
- Da zero
- Da un accordo accettato
- Da un progetto
Da zero
Puoi crearlo da zero andando su "Opportunità" > "Ordini" > Aggiungi ordine.
Da un preventivo accettato
Oppure puoi creare un ordine da un preventivo accettato:
- Per creare ed effettuare successivamente un ordine, vai su Azioni di follow-up opportunità sulla pagina dettagliata dell'opportunità > + > Ordine dopo aver accettato un preventivo.
- Vedrai la seguente schermata* che ti dà la possibilità di aggiungere o cancellare articoli. Quando crei un ordine da zero (tramite i progetti o tramite il pulsante ordine), devi riempire tu stesso i beni necessari, ma i passi seguenti sono gli stessi.
*Nota: quando hai più preventivi, dovrai prima scegliere da quale preventivo vuoi creare un ordine.
- Una volta terminato, fai clic su "Salva" che ti porterà ad un'ulteriore schermata a comparsa, che ti consente di definire alcuni parametri relativi all'ordine che intendi inserire. Uno di questi parametri è il layout, in quanto è anche possibile creare il proprio layout degli ordini tramite "Impostazioni" > "Layout del documento" > "Ordine".
- Dopo aver cliccato su "Salva", il tuo ordine verrà creato. Lo puoi trovare nella sezione 'Azioni di follow-up opportunità' come 'Costi generali'
Troverai tutti gli ordini che hai creato su "Opportunità" > "Ordini". Lo stato fornisce un chiaro aggiornamento su quali azioni devono essere intraprese relativamente al tuo ordine.
5. Quando fai clic su "Azioni", hai prima la possibilità di inviare il tuo ordine al tuo fornitore e in seguito avrai la possibilità di indicare che gli articoli del tuo ordine sono stati consegnati.
6. Quando confermerai la consegna, lo stock del prodotto viene aggiornato automaticamente nel caso in cui si lavori con la funzione magazzino. Questa funzione consente di compilare lo stock dei prodotti e definire uno stock minimo. Nel caso in cui il numero rientri sotto allo stock minimo, riceverai una notifica per poter effettuare un ordine. Se vuoi saperne di più sulla funzione stock, clicca qui.
Da un progetto
La terza opzione per creare un ordine è aggiungendo un costo esterno a un progetto.
Per fare ciò,
- Apri il tuo progetto e in alto a sinistra clicca su 'Dettagli progetto'
- Clicca sui tre puntini accanto al nome del progetto e scegli "Aggiungi costo esterno".
- Inserisci il prodotto che desideri aggiungere al tuo progetto e avrai anche la possibilità di creare direttamente un ordine spostando il cursore "Crea ordine come PDF" su "Sì".
Questo ti porta quindi allo stesso pop-up che abbiamo discusso in precedenza, e gli stessi passaggi devono essere completati.
Come puoi vedere nello screenshot qui sopra, il prezzo e costo unitario possono essere compilati di conseguenza. Questo calcolerà automaticamente il profitto sul tuo progetto deducendo il costo unitario dal prezzo. Maggiori informazioni sui profitti sui progetti possono essere trovate qui.
Note di consegna
Dopo aver confermato l'ordine del cliente e aver ordinato il materiale necessario, sei pronto per la consegna e hai bisogno di una nota di consegna.
Naturalmente è anche possibile creare una nota di consegna senza aver seguito i passaggi indicati in precedenza.
- L'unica cosa di cui hai bisogno è un preventivo.
- Sulla pagina dettagliata dell'opportunità vai su 'Azioni di follow-up opportunità e clicca su "+" e scegli "Nota di consegna".
- Nella schermata seguente*, vedrai alcuni parametri che puoi definire.
*Nota: quando hai più preventivi, dovrai prima scegliere da quale preventivo vuoi creare la nota di consegna. - Quando fai clic su "Salva", la nota di consegna verrà salvata insieme al preventivo e la puoi trovare sotto la sezione file sulla pagina dell'opportunità o nella scheda 'Note di consegna' sotto Azioni di follow-up. È possibile inviare la nota di conse facendo clic sul segno PDF e la busta nell'angolo in alto a destra.
- Una panoramica di tutte le note di consegna è disponibile su "Opportunità" > "Note di consegna".
- Come per gli altri documenti, il layout può essere regolato su "Impostazioni" > "Layout documento" > "Note di consegna".