Hai attivato la nostra funzionalità aggiuntiva per le fatture elettroniche o stai pensando di farlo?

Sappiamo che avrai sicuramente delle domande su questo tema così nuovo e complesso, pertanto abbiamo preparato questa sezione di FAQ che continueremo a tenere aggiornata nella speranza di risolvere tutti i tuoi dubbi.

Ricorda però che questi non sono consigli fiscali ma solo risposte a domande frequenti sulla nostra piattaforma e come adoperarla. Non ci sostituiamo a dei professionisti, quindi consulta sempre il tuo commercialista se hai dubbi sulla fatturazione elettronica come tematica fiscale, obblighi e ottemperanze.

Come attivo la funzionalità?

Se vuoi attivare la versione in prova, senza avere la possibilità di inviare materialmente le fatture al sistema di interscambio, ma solo per prendere confidenza con la piattaforma, puoi dirigerti sul Marketplace nella categoria Fatturazione e installare la nostra integrazione di prova. Se poi vorrai procedere con l'integrazione effettiva, dovrai richiedere il link contattando il nostro servizio di supporto attraverso il punto interrogativo in alto a destra > Contattaci.

Che costi ha la funzione?

La funzione è compresa nel pacchetto Fatture di Teamleader Focus, pertanto per chi ha già acquistato il nostro modulo Fatture la funzione non comporta esborsi aggiuntivi. Il nostro pacchetto comprende un credito prepagato di 500 fatture in entrata e 500 fatture in uscita. Se pensi di eccedere questi limiti contattaci e ti faremo un'offerta dedicata per l'estensione del numero di fatture consentite. 

Cosa fa esattamente la piattaforma di fatturazione elettronica di Teamleader Focus?

Con questa piattaforma gestiamo l'invio, la ricezione, la firma digitale e la conservazione a norma per 10 anni. 

Quali dati vengono sincronizzati?

Una volta creata la fattura in Teamleader Focus devi premere su 'Registra'. Nel nostro portale di fatturazione elettronica la fattura comparirà riportando i dati anagrafici del cliente e il contenuto della fattura. Potrai sempre integrare con informazioni aggiuntive, ma non dovrai ricopiare a mano i dati del cliente o il contenuto della fattura. 

NOTA BENE:  il campo PEC e il campo codice destinatario dovranno essere compilati in Teamleader Focus sotto 'Preferenze di fatturazione'

Se vai sulla scheda di una società, clicca sui tre puntini accanto alla matita:

Per inserire la PEC, vai su 'Invia fattura a' > Altri > inserisci la PEC

Per il codice destinatario vai su Codice destinatario

Mi fornirete il codice destinatario?

Certamente, ti forniremo il codice destinatario che potrai registrare sul tuo cassetto fiscale sul sito dell'agenzia delle entrate e comunicare ai tuoi fornitori per ricevere da loro le fatture. Te lo forniremo solo dopo che tu hai installato l'integrazione effettiva (non quella in prova). 

Cosa succede se un mio cliente non mi fornisce il suo codice destinatario?

Alcuni dei tuoi clienti potrebbero continuare anche dopo il 1 gennaio a non dotarsi di un sistema terzo per invio e ricezione di fatture elettroniche, ma potrebbero aver scelto di inviare gli .xml tramite pec. Se questo fosse il caso di qualcuno dei tuoi clienti, non preoccuparti, puoi comunque usare la nostra piattaforma per inviare loro fatture elettroniche. Dovrai compilare il campo PEC con la PEC del tuo cliente e dovrai inserire '0000000' (sette zeri) nel campo codice destinatario. Questa procedura vale anche nel caso tu voglia mandare fattura elettronica a privati (anche se non sei obbligato). 

Cosa succede se io fornisco il codice destinatario a un mio fornitore, ma questo continua a inviarmi le fatture elettroniche via PEC?

Ti consigliamo di registrare il tuo cassetto fiscale così se anche un tuo fornitore si dovesse sbagliare e continuasse ad inviarti fatture tramite PEC, la registrazione del tuo cassetto fiscale comporterebbe il forward di queste fatture direttamente nella nostra piattaforma, così sarai sicuro che tutte le fatture, a prescindere da come ti vengano inviate, saranno correttamente ricevute sulla nostra piattaforma.

Una fattura registrata in Teamleader Focus viene automaticamente inviata al Sistema di Interscambio?

No, quando registri una fattura in Teamleader Focus la fattura viene sincronizzata nel portale per la fatturazione elettronica ma non viene inviata. Dovrai aprirla, se vorrai potrai modificarla, fare un ultimo controllo e poi inviarla definitivamente. Questo rappresenta una sicurezza in più anche per te visto che l'invio al Sistema di Interscambio è definitivo e non annullabile.

Cosa succede con gli abbonamenti di Teamleader Focus?

Gli abbonamenti vengono generati in automatico ma non mandati, sarà quindi necessario confermare l'invio dalla piattaforma di fatturazione elettronica. Come dicevamo sopra, è una garanzia in più anche per voi :)

Come faccio a firmare digitalmente le fatture?

Dal tuo pannello impostazioni in alto a destra della schermata, potrai flaggare la delega alla firma automatica digitale di tutte le fatture che emetterai, così risparmierai tempo nelle tue procedure amministrative. 

Cosa succede alla fattura in .pdf che ho creato in Teamleader Focus?

Se hai investito tempo nella creazione di bellissimi template graficamente curati non preoccuparti, la fattura in .odf che generi su Teamleader Focus rimane come allegato all'.xml che inviamo all'agenzia delle entrate, e potrai inoltrarlo direttamente dal portale al tuo cliente, che riceverà il file all'indirizzo mail specificato.

Se cambio provider devo cambiare codice destinatario?

Noi speriamo che tu non ci abbandonerai mai, però se dovessi cambiare provider ti verrà fornito un nuovo codice destinatario che dovrai tempestivamente comunicare ai tuoi clienti e fornitori e anche al cassetto fiscale.

Se un mio cliente utilizza un altro software, questo mi comporta dei problemi?

Assolutamente no, la trasmissione viene effettuata a partire dal codice destinatario pertanto avendo quello il sistema effettivamente utilizzato diventa irrilevante.

Cosa succede alla numerazione delle fatture?

La numerazione univoca delle fatture non è più obbligatoria con l'avvento di questa normativa, pertanto il numero delle fatture avrà solo valore discrezionale. Sulla piattaforma della fatturazione elettronica potrai scegliere di impostarti dei sezionali, ma questo farà sì che la numerazione su Teameader sarà differente rispetto a quella impostata sulla piattaforma. Se preferisci, per comodità, che i numeri combacino, non impostare che YouDOX gestisca la numerazione in automatico.  

Posso esportare le fatture?

Certo, sia la sezione 'Fatture inviate' sia quella 'Fatture ricevute' ti fornisce la possibilità di esportare gli .xml delle fatture per poi importarle su un software di contabilità esterno.

E il mio commercialista?

Non sei tu a occuparti direttamente dell'invio delle fatture in azienda? Non c'è problema, puoi dare una utenza esterna a costo 0 al tuo commercialista per entrare nella piattaforma, lavorare le fatture in bozza che tu generi da Teamleader Focus, inviarle ed esportarle sul suo software che usa per la tua contabilità. 

Cosa fare in caso di fatture inviate all'estero?

Se vuoi comunque inviare una fattura elettronica a un soggetto estero, sarai obbligato a valorizzare i campi del codice destinatario, della Partita Iva e del CAP. Se il tuo cliente non possiede questi dati, dovrai inserire 'xxxxxxx' (sette x) nel campo "codice destinatario" e l'ID Paese seguito da 11 zeri nel campo Partita IVA (es. CH00000000000 per una fattura verso la Svizzera). In caso di CAP, il sistema accetta solo 5 cifre, pertanto si potrà valorizzare il campo con '00000' (cinque 0).

Come emetto note di credito?

Le note di credito che emetti in Teamleader Focus non sono attualmente sincronizzate su YouDOX, pertanto per emettere una nota di credito avrai due opzioni:

• Se la fattura per la quale vuoi emettere una nota di credito è stata una fattura scartata, dovrai cliccare sul dettaglio della fattura e selezionare "Emetti nota di credito" 
• Se la fattura è stata correttamente recapitata, non scartata, dovrai cliccare su "Duplica fattura" La fattura verrà duplicata e nella riemissione sarà possibile selezionare 'Nota di credito' nel menu a tendina della sezione 'Documento'
  
  

Se si usano i sezionali, sarà opportuno creare un sezionale apposito per contenere le note di credito in modo da avere una numerazione separata per questo genere di documento.

Cosa significano i vari stati e le notifiche d'esito?

Stato fatture emesse:

• Inizio processo: È lo stato che assume la fattura elettronica che è stata presa in carico e processata dal Sistema. La durata di giacenza della fattura in questo stato può variare da qualche secondo a pochi minuti. 
• In attesa di invio:  È lo stato attribuito alla fattura che è stata correttamente formata in .xml e firmata, e che è in attesa di essere inviata dal sistema. Tale stato può durare da qualche secondo a pochi minuti.
• Inviata allo SdI: È lo stato della fattura che è stata correttamente inviata dal sistema YouDOX al Sistema di Interscambio, e che è in attesa di accettazione da parte di quest’ultimo. Questo stato ha una durata massima di 5 giorni, corrispondente al tempo a disposizione dello stesso Sistema di Interscambio per valutare e trasmettere al soggetto emittente una comunicazione di accettazione della fattura (mediante Ricevuta di Consegna) o di scarto (Notifica di Scarto). 
• Inviata/Consegnata: Stato che contraddistingue la fattura che è stata accettata dal Sistema di Interscambio, in quanto valutata formalmente corretta, e che è stata da quest’ultimo inoltrata al destinatario (Pubblica Amministrazione o un soggetto privato).
• Accettata:  Stato che assume la fattura elettronica esplicitamente accettata da parte di una Pubblica Amministrazione (che ne ha trasmesso in risposta una notifica di accettazione). 
• Scartata/ Rifiutata: Si riferisce allo status della fattura scartata dal Sistema di Interscambio per problemi legati alla sua forma o rifiutata dalla PA destinataria della fattura. Le fatture in questo stato dovranno essere corrette e re-inviate dall’Utente, utilizzando la funzione “Riemetti” oppure “Emetti nota di credito” accessibile dalla pagina di dettaglio della fattura stessa. 
• Inviata allo SdI/Inviata (non recapitata): Stato che contraddistingue la fattura che è stata accettata dal Sistema di Interscambio, in quanto valutata formalmente corretta, ma che per diversi motivi non è stato possibile consegnare da parte di SdI al destinatario, possibilmente anche per non aver fornito un codice destinatario e di ricevere le fatture elettroniche tramite PEC. La fattura sarà disponibile nell’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate del soggetto destinatario a partire dalla data di messa a disposizione.
• Decorrenza termini: È lo stato che assume la fattura quando sono trascorsi i 15 giorni che la PA destinataria della stessa ha a disposizione per accettare o rifiutare la fattura inviata (questo vale solo nei confronti della Pubblica Amministrazione e non nel rapporto B2B). 

Stato fatture ricevute:

• Ricevuta:  La fattura è stata ricevuta su YouDOX tramite il codice destinatario.
• Importata per la conservazione: Stato attribuito alle fatture che sono state importate sul portale in formato XML per la sola conservazione a norma.

Notifiche di esito:

• Ricevuta di consegna del file al destinatario [RC]:  È la ricevuta inviata dal Sistema di Interscambio al soggetto trasmittente della fattura, a conferma della sua accettazione e dell’avvenuto inoltro della fattura elettronica – valutata formalmente corretta – al soggetto destinatario.
• Ricevuta di scarto [NS]:  È la notifica inviata dallo SdI al soggetto trasmittente nei casi in cui non sia stato superato uno o più controlli formali tra quelli da esso prima dell’inoltro al destinatario.
• Mancata consegna [MC]:   È la notifica di impossibilità di recapito inviata dallo SdI al soggetto trasmittente nei casi in cui fallisca l’operazione di consegna del file al destinatario (fatturazione B2B). In caso il soggetto destinatario non abbia un software di fatturazione elettronica e riceva le fatture tramite PEC, questo esito è normale. Occorre indicare al destinatario della fattura di controllare il proprio cassetto fiscale.
• Notifica esito cedente/prestatore [NE]: Essa viene inviata dal Sistema di Interscambio al soggetto trasmittente per comunicare l’esito (accettazione o rifiuto della fattura) dei controlli effettuati sul documento ricevuto dal destinatario. Tale comunicazione si riceve solo in caso di rapporti con la PA.   
• File metadati [MT]:  È il file inviato dallo SdI al soggetto destinatario di fattura, insieme al file fattura. Contiene i dati di riferimento del file xml fattura, utili per l’elaborazione (ivi compreso l’identificativo del Sistema di Interscambio).
• Notifica di esito cessionario/committente [SE]:  Vale solo nel caso della Pubblica Amministrazione ed è la notifica inviata dal soggetto ricevente al Sistema di Interscambio per comunicare l’esito (accettazione o rifiuto della fattura) dei controlli effettuati sul documento ricevuto.  
• Notifica di decorrenza termini [DT]: È la notifica inviata dal SdI sia al soggetto trasmittente che al soggetto ricevente, in caso di rapporti con una PA, per comunicare la decorrenza del termine limite per la comunicazione dell’accettazione/rifiuto.
• Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito [AT]: È la notifica inviata dal Sistema di Interscambio al soggetto trasmittente per attestare l’avvenuta ricezione della fattura e l’impossibilità di recapitare il file al destinatario. Ciò vale solo nei confronti di una Pubblica Amministrazione.