Zapier ti permette di collegare Teamleader a oltre 1000 altre applicazioni. Una delle possibilità più interessanti è quella di collegare il tuo form online (per esempio un foglio Google) al tuo CRM e alle opportunità. In questo modo un nuovo form compilato verrà automaticamente convertito in un nuovo contatto, una società collegata ed una nuova opportunità. Non ti preoccupare, non devi essere uno sviluppatore per poter collegare il tuo from al CRM. 


In questo articolo ti spieghiamo:

  • Quali form possono essere collegati a Teamleader
  • Quali sono i passi da seguire per collegare il tuo form a Teamleader


Quali form posso collegare a Teamleader?


Ecco una lista delle integrazioni più comuni che possono essere collegate a Teamleader:

  • Typeform
  • Google Forms
  • Gravity Forms
  • Wufoo
  • Jotform
  • Formstack
  • Ninja Forms
  • Zoho Forms
  • LinkedIn Lead Gen Forms
  • WP forms

Non hai trovato l'integrazione che stavi cercando? Dai un'occhiata alle altre integrazioni di Zapier.


Nell'esempio in questo articolo utilizziamo Google Forms. Ti consigliamo di usare lo stesso ordine di triggers e azioni descritti in questo articolo per ottenere il miglior flusso di lavoro possibile e per avere la massima quantità di campi disponibili. 


Quali passi devo seguire?


Prima di attivare l'integrazione con Zapier, hai bisogno di creare un account di Zapier. La versione base di Zapier è gratis ma potresti comunque dare un'occhiata al loro piano tariffario visto che i prezzi variano a seconda della quantità di zaps e di task che vuoi creare. 


1. Seleziona la prima app, il trigger ed effettua un test


Prima di selezionare Google Forms come prima applicazione, devi creare un 'test response': puoi creare il tuo Google Form,  inviarlo a te stesso e compilarlo. In questo modo verrà aggiunto un test response al tuo form nella categoria 'risposte'. Questo test response verrà poi utilizzato in Zapier come esempio. 


I campi seguenti potranno essere molto utili quando stai integrando con Teamleader:

  • Nome del contatto
  • Indirizzo mail del contatto
  • Numero di telefono del contatto
  • Società
  • Interesse (in una fase successiva potrai usare questo interesse come titolo dell'opportunità)
  • Budget (il budget del cliente sarà anche il budget dell'opportunità)
  • Commenti


N.B.: Se il tuo cliente compila un campo in maniera errata (per esempio inserire testo nel campo numero di telefono), i dati non verranno esportati in Teamleader visto che non è possibile in Teamleader inserire delle lettere nel campo numero di telefono, sono permessi solo i numeri.


Oltre al 'test response', avrai anche bisogno di collegare il form ad un nuovo spreadsheet. Per poter collegare il form ad uno spreadsheet (dove le risposte dei vostri clienti inseriti nel form vengono salvate), fai clic sul pulsante indicato in rosso sulla schermata. 

 

Adesso puoi cominciare a creare il tuo Zap in Zapier. Devi prima selezionare Google Forms nel menù a tendina:


Di seguito devi impostare il trigger dello Zap. In questo caso devi scegliere 'New Response in Spreadsheet'. Poi fai clic su Save + Continue (Salva e continua):

Una volta selezionato il trigger, puoi testare la prima fase dello Zap. Per farlo, Zapier ti chiederà di collegare il tuo account di Google con il quale hai creato il tuo Google Form. Connetti il tuo account di Google e fai clic su continue. 


Il tuo account Google è stato collegato con successo? Adesso sarai in grado di selezionare lo 'spreadsheet' (quello collegato al tuo Google form). Nel campo 'Worksheet-field' devi selezionare Risposte del modulo 1. Fai clic su continue. 


Una volta collegato il tuo worksheet, Zapier recupererà le risposte che puoi usare per il tuo test in Zapier. Basta scegliere 'Response A' e cliccare su Continue. Adesso passiamo al secondo passo. 


2. Seleziona la seconda app, l'azione e il modello: create contact


Seleziona Teamleader come seconda app. 


Adesso puoi selezionare un'azione. 


Nota: In questo passo è importante sapere che puoi creare multiple azioni, l'una dopo l'altra. Tuttavia, il numero di azioni in uno Zap dipende dalla tua licenza di Zapier. Se stai utilizzando la versione gratis, puoi aggiungere solo un'azione in uno Zap (preferibilmente Crea contatto o Crea società). Se hai una licenza a pagamento, puoi aggiungere multiple azioni nello stesso Zap (per esempio Crea contatto, Crea società, Collega il contatto alla società, Crea opportunità). Nel nostro esempio stiamo creando uno Zap 'multi-step'. Se usi la versione gratis, puoi creare una delle azioni che abbiamo aggiunte nel nostro esempio.


Prima di tutto devi creare l'azione 'Create contact':  


Poi fai clic su save+ continue e connetti il tuo account Teamleader. 


Nel passo seguente, Zapier ti chiederà di creare un modello. Quello che stai facendo adesso è definire il valore per ogni campo che vuoi esportare dal tuo form al tuo account Teamleader. Verranno usati i dati inseriti nel test response. Aggiungendo questi dati, Zapier sa dove può trovare ogni informazione. Al fine di selezionare le risposte (test response) corrette, fai clic su 'insert a field' a destra di ogni campo. Vedrai un menù a tendina con tutte le risposte che sono state aggiunte nel tuo Google Form. Adesso puoi selezionare il valore corrispondente. 



Devi ripetere questo passo solo per i campi che sono stati aggiunti nel tuo foglio di Google. Per esempio: se non chiedi ai tuoi clienti di compilare la partita IVA, puoi lasciare vuoto il campo partita IVA nello Zap. Se compili manualmente un campo (senza inserire un 'field', le informazioni nel campo verranno aggiunte in Teamleader per ogni form che viene compilato da un cliente. In altre parole, queste informazioni verranno considerate come testo fisso). Un esempio: se hai inserito 'IT' a mano nel campo lingua, per ogni contatto aggiunto in Teamleader tramite lo zap, la lingua in Teamleader sarà italiano. 



L'ultima parte del modulo in Zapier riguarda i campi personalizzati che possono anche essere esportati in Teamleader. Se scorri verso il basso in Zapier, vedrai la parte sui campi personalizzati:



Collegare i campi personalizzati è la fase più delicata, dunque la approfondiremo nel dettaglio.


Quando vuoi collegare i campi personalizzati devi:

  • aggiungere l'ID Teamleader del campo personalizzato;
  • inserire un valore 'test' che hai compilato nel tuo Google Form (il form che hai compilato e inviato a te stesso)


Sia l'ID che il valore test devono essere inseriti esattamente secondo le norme di Zapier


In questo articolo ti spieghiamo dove trovare l'ID Teamleader di ogni campo personalizzato. 


3. Seleziona la terza app, l'azione ed il modello: create company


Scegli Teamleader come terza app e fai clic su create company. Segui la stessa procedura che hai seguito per l'azione 'create contact'. Zapier ti chiederà l'ID dell'utente Teamleader che sarà il futuro gestore account di ogni società che viene creata in Teamleader attraverso Zapier. Questo ID può essere ricuperato tramite Insomnia


4. Seleziona la quarta app, azione e modello: link a contact to a company


A questo punto stai impostando il sistema in modo che i contatti e le società che vengono create in Teamleader tramite il form, vengano anche collegate nel tuo CRM di Teamleader. I campi da inserire in questa azione sono più limitati. Tuttavia, vedrai che due di questi campi richiedono anche l'ID che veniva menzionato nel passo precedente (quindi l'ID del contatto e della società che sono state create in Teamleader tramite Google Forms). Puoi selezionare l'ID cliccando sul pulsante a destra:





Dopo aver compilato i campi richiesti, puoi testare questo passo. In Teamleader potrai vedere che il contatto e la società appena creati in Teamleader, adesso saranno anche collegati. 


5. Seleziona la quinta app, azione e modello: create deal


Nell'ultimo passo dello zap, seleziona Teamleader come app e 'Create deal' come azione. 


Infine, devi testare questa quinta fase per vedere se il tuo contatto e la tua società precedentemente creati sono ora collegati alla nuova opportunità creata in Teamleader e se tutte le informazioni sono state compilate correttamente. Se questo è il caso, il tuo Zap è finito e da ora in poi per ogni nuovo form compilato, verrà creato un contatto, una società e un'opportunità e il contatto e la società saranno collegate. Tutti i campi compilati nel form verranno sincronizzati in base al modo in cui è stato impostato il tuo Zap.