Registrare, inviare e contrassegnare le fatture come pagate non è mai stato così semplice in Teamleader Focus!
Vuoi scoprire come risparmiare tempo utilizzando la nuova funzionalità delle azioni multiple sulle fatture in Teamleader Focus? Leggi questo articolo.
Preferisci guardare il nostro video istruttivo? Puoi farlo qui (1:53 - EN):
Azioni multiple?
Sì, hai letto bene, azioni multiple. Per Teamleader Focus è molto importante lavorare in modo efficace e proprio per questo motivo abbiamo aggiunto la possibilità di registrare, inviare, contrassegnare le fatture in blocco o eliminare le fatture.
Se stai lavorando sodo come noi aggiungendo un sacco di segnatempo fatturabili, probabilmente scegli un giorno specifico alla fine del mese per fatturare tutte le ore non fatturate. Da ora in poi puoi utilizzare la nuova funzionalità delle azioni multiple per registrare, inviare e contrassegnare le fatture come pagate in blocco.
Visto che stai leggendo questo articolo presumiamo che abbiate già creato delle fatture in bozza? Per saperne di più clicca qui.
Registrare, inviare, contrassegnare le fatture come pagate e eliminare le fatture
Hai già notato le caselle sul lato sinistro della panoramica delle fatture? Clicca su queste caselle per eseguire operazioni di massa su quelle specifiche fatture. Cliccando sulla casella nell'angolo superiore sinistro della panoramica selezionerai tutte le fatture di quella pagina. Ciò significa che è possibile selezionare un massimo di 50 fatture alla volta.
Una volta selezionata le fatture, hai 4 opzioni: registrare, inviare, contrassegnare le fatture come pagate o eliminare le fatture.
Accanto ad ogni opzione ci sarà un numero indicando il numero di fatture su cui puoi eseguire l'azione. Se l'azione non è applicabile a nessuna delle fatture selezionate, l'azione sarà in grigio.
Registrare fatture in blocco
Questo significa semplicemente che tutte le bozze di fatture selezionate verranno registrate in quel giorno. Riceveranno un numero cronologicamente in base al giorno della loro creazione e saranno pronte per essere inviate.
Inviare fatture in blocco
Questa funzionalità è un po’ più complessa perché devi anche selezionare il modello delle fatture corretto.
Quando fai clic sul tasto ‘Invia’, un pop-up apparirà:
Teamleader Focus raggrupperà le fatture in base alla lingua del cliente. Sarai in grado di fare una selezione delle fatture che desideri inviare. Il modello di mail selezionato verrà utilizzato per ogni fattura selezionata e inviata, quindi assicurati d'inviare email nella lingua corretta. Se necessario, è possibile apportare modifiche al modello e aggiungere variabili. Per rendere tutto questo ancora più facile, puoi creare segmenti in base alla lingua.
Come puoi vedere, puoi anche collegare i tuoi segnatempo in allegato, in formato PDF o Excel.
Fatture in bozza verranno registrate ed inviate nella stessa azione. Riceverai questa notifica:
Importante:
Un indirizzo mail dovrà essere aggiunto al cliente per assicurarsi che le fatture vengano inviate. Puoi aggiungere la colonna 'indirizzo mail' cliccando sulla rotella nell'angolo in basso a destra della panoramica delle fatture per vedere se sono stati aggiunti. Se un indirizzo mail non è stato trovato né per un cliente né per la tua società, verrai notificato. Clicca sul pulsante "Riprova invio" per vedere dove è andato storto.
Contrassegnare le fatture come pagate
Contrassegnare le fatture come pagate è solo possibile per fatture registrate ma non pagate. Se ci sono fatture in bozza nella tua selezione o note di credito, riceverai una notifica:
Eliminare le fatture in blocco
È solo possibile eliminare in blocco le fatture in bozza. Fatture registrate non possono essere eliminate blocco visto che è già stato assegnato un numero ad ogni fattura. Eliminare solo alcune fatture già registrate risulterebbe in una numerazione non completa e non cronologica.
E cosa succederà con i promemoria automatici?
Per la massima efficienza, ti consigliamo di aggiungere dei promemoria automatici per assicurarsi che siano inviati al momento giusto. Per saperne di più, clicca qui.
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